Как учитывать расходы на новогодний корпоратив

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как учитывать расходы на новогодний корпоратив». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В п. 2 ст. 264 НК РФ регламентирован перечень расходов, относимых к представительским при расчете налога на прибыль. По сути, эти расходы — затраты по организации официальных приемов и обслуживанию приглашенных персон, а также расходы на заседания руководящих органов хозяйствующего субъекта.

Документы, необходимые для оформления представительских расходов

В законах РФ нет четкого списка документов, необходимых для оформления представительских расходов. Однако для подтверждения произведенных затрат необходимо иметь документы, подтверждающие не только факт оплаты, но и деловой характер проводимого мероприятия. Иными словами, на основании документов должно быть понятно, что встреча имела официальный характер с целью проведения переговоров в отношении деятельности компании.

Примерный перечень документов, подтверждающих представительские расходы, можно увидеть в письмах чиновников. К примеру, в Письме Минфина РФ от 22.03.2010 г. № 03-03-06/4/26 указано, что в качестве таких документов могут быть:

• приказ директора об организации мероприятия и осуществлении необходимых расходов;
• смета или расчет суммы представительских расходов;
• первичная документация при приобретении товаров или оплате услуг для проведения мероприятия;
• отчет о представительских расходах по проведенному мероприятию. В нем фиксируется цель мероприятия, результаты его проведения, размер понесенных представительских расходов.

Какие расходы считаются представительскими для целей налогообложения?

Представительские расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, и им посвящены две нормы – пп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ, в которых раскрывается понятие таких расходов, дается их перечень.

Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ к представительским относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание:

• представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;

• участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.

В данной норме приведен перечень расходов, относимых к представительским:

• расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;

• расходы на транспортную доставку этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

• расходы на буфетное обслуживание во время переговоров;

• оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Можно ли учесть в составе представительских расходов затраты на оплату проезда и проживания деловых партнеров?

Пунктом 2 ст. 264 НК РФ установлено, что к представительским относятся расходы на транспортную доставку официальных лиц, участвующих в переговорах, к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно. На основании данной нормы представительским расходом считается оплата проезда к месту проведения официального мероприятия от места нахождения принимающей организации или гостиницы.

По мнению налоговых органов, оплата проезда участников переговоров из других городов или стран в город, в котором организуется официальное мероприятие, под действие названного пункта не подпадает (см. письма УФНС по г. Москве от 14.07.2006 № 28-11/62271, от 11.11.2004 № 26-12/73173).

Учитывая закрытый характер перечня нормы представительских расходов, контролирующие органы выступают и против признания в их составе затрат, связанных с проживанием прибывших для участия в официальных мероприятиях иногородних гостей – деловых и потенциальных партнеров организации (см. письма Минфина РФ от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796, от 16.04.2007 № 03-03-06/1/235, УФНС по г. Москве от 12.04.2007 № 20-12/034115).

В арбитражной практике можно найти примеры, где судьи занимают иную позицию: обеспечение проживания представителей контрагентов – участников переговоров относится к их обслуживанию. Значит, расходы, понесенные в этих целях, являются представительскими (см. постановления ФАС ВСО от 16.05.2013 по делу № А58-1363/2012, ФАС МО от 26.04.2010 № КА-А40/3669-10 по делу № А40-91039/09-127-518).

Интересным представляется мнение ФАС МО, изложенное в Постановлении от 23.05.2011 № КА-А40/4584-11 по делу № А40-99409/10-13-522: расходы на размещение участников официальных мероприятий не могут быть квалифицированы в качестве представительских. Указанный в п. 2 ст. 264 НК РФ перечень учет представительских расходов является закрытым, а спорные затраты в него не включены. Однако они могут быть учтены в целях налогообложения прибыли в качестве других прочих расходов на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Как видно из данной нормы Налогового кодекса список подобных расходов не расшифрован (п. 2 ст. 264 НК РФ). Поэтому алкоголь на представительские расходы можно списать без проблем. Правильность такого вывода подтверждают чиновники Министерства Финансов (см., например, письма Минфина от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176, от 16.08.2006 № 03-03-04/1/136).

Существует и судебная практика по этому вопросу. Рассматривая споры между налоговыми инспекциями и налогоплательщиками по данному вопросу, суды встают на сторону последних (см. например, постановление ФАС Поволжского округа от 15.01.2013 № А55-14189/2012).

Осталось прояснить, как списать алкоголь на представительские расходы. Сделать это нужно по существующему нормативу. Напомним, что данный тип расходов относится к нормируемым расходам. Иными словами, подобные затраты уменьшают налоговую базу с учетом установленных ограничений. Представительские расходы уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль в пределах 4% от расходов на оплату труда.

Покупка алкоголя оптом по договору поставки

На продажу алкоголя у оптовой компании должна быть отдельная лицензия. При этом оптовую реализацию можно осуществить путем заключения договора поставки, которая регулируется статьей 506 ГК РФ. Приобретение алкоголя по договору поставки предполагает его применение в предпринимательских целях, что в принципе соответствует использованию алкоголя на представительские расходы. Оплата по договору поставки может быть произведена как в наличной, так и в безналичной форме.

Приобрести алкоголь у компании с лицензией на оптовую продажу по договору поставки возможно, лицензия при этом покупателю не потребуется. Декларировать закупку алкогольной продукции также не нужно в соответствии с пунктом 1 статьи 14 ФЗ № 171-ФЗ от 22.11.1995 г.

Обратите внимание! С 01 июля 2019 года при приобретении алкоголя по договору поставки в чеке необходимо указать наименование покупателя, ИНН организации-покупателя, сумму акциза и регистрационный номер таможенной декларации (при наличии), страна происхождения товара.

Что нельзя относить к представительским расходам

Обращаем ваше внимание, какие расходы нельзя относить к представительским расходам:

• Обеды в пансионатах, санаториях, в развлекательных (кроме баров и ресторанов) местах;

• Оформление визовых документов для своих сотрудников;

• Затраты на оформление праздничных мероприятий (например, Новый год, 8 марта, 23 февраля), а также юбилеи сотрудников;

• Сумма представительских расходов, в сумме превышения нормы.

Программа мероприятия

Многие фирмы предпочитают дополнять рассмотренный нами комплект документов также программой официального мероприятия.

Данный источник может включать:

• наименование (например, «Программа делового завтрака»);
• формулировки, отражающие цель проведения официального мероприятия;
• дату или период, место проведения мероприятия;
• перечни участников мероприятий с тем или иным статусом;
• перечни партнерских организаций или физлиц, к которым хозяйствующий субъект планирует обратиться в целях получения услуг по переводу, транспортных и иных услуг.
• Ф. И. О., должности, подписи лиц, ответственных за проведение мероприятия.

Нормирование представительских расходов

Закон не разрешает тратить в представительских целях бесконтрольные суммы, потом списывая их, тем самым снижая базу налога на прибыль. Установлен жесткий лимит для данного вида затрат. Запрещено тратить в качестве представительских средства в размере свыше 4% от фонда оплаты труда на данный отчетный период (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Поскольку с течением времени расходы на оплату труда растут, увеличивается и предельное значение представительских расходов. Если, к примеру, в 1 квартале представительских мероприятий не проводилось или денег затрачено на них было меньше нормы, то в остальных кварталах можно будет «разгуляться» – учесть больше средств по этой статье. Естественно, речь идет только об итогах текущего года.

Как оформить авансовый отчет по представительским расходам?

Высчитывать необходимую сумму ограничений по представительским расходам допустимо одним из 3 способов.

1 способ – квартальный. При заполнении декларации налога на прибыль в конце каждого квартала производят учет представительских расходов, принимая во внимание фонд оплаты труда за этот квартал. Этот способ удобнее для фирм с кассовым методом определения доходов и расходов. При превышении представительских расходов в период квартала образуется отложенное налоговое обязательство, которое может быть сторнировано по итогам года.

2 способ – годичный. Годовые бюджеты фирм обычно не слишком отличаются. Это позволяет при планировании следующего года сразу отвести примерные 4% от фонда оплаты труда прошлого года на представительские расходы, а затем разделить эту сумму на кварталы. Ненормативных затрат при этом способе не будет, но придется постоянно проводить корректировку запланированных и фактических показателей.

3 способ – должностной. Фирма устанавливает, какие должностные лица могут быть ответственными за представительские мероприятия и какие максимальные суммы они могут на это истратить. Важно, чтобы расходы были осуществлены исключительно на заявленные цели. Необходима будет проверка на соответствие 4%-ному лимиту.

Можно ли отнести представительские расходы на вычет?

Согласно п. 4 ст.245 НК РК представительские расходы относятся на вычеты в размере, не превышающем 1% от суммы расходов работодателя по доходам работников, подлежащим налогообложению (ст.322 НК РК) за налоговый период. Налоговым периодом для целей исчисления КПН является календарный год (п.1 ст.314 НК РК).

Для того, чтобы рассчитать сумму доходов работников, подлежащих налогообложению, нужно учесть выплаченные за отчетный год:

• заработную плату;
• премии;
• доходы в виде материальной выгоды;
• доходы в натуральной форме.

Из полученной суммы исключаются выплаты, которые не относятся к доходам физических лиц:

• суточные в пределах норм, наем жилья (п.2 ст.319 НК РК);
• возмещение материального ущерба, присужденное решением суда (пп.44 п.1 ст.341 НК РК).

После того, как составлен налоговый регистр с указанием всех выплаченных доходов, от итоговой суммы исчисляется 1%, который и будет предельной суммой вычета по представительским расходам на год.

Сумма расходов сверх рассчитанного 1%:

• списываются за счет нераспределенной прибыли организации (если есть подтверждающие документы);
• относятся на доход работников -подотчетных лиц (если нет подтверждающих документов) согласно ст.322 НК РК.

Спорные ситуации по представительским расходам

Формулировки НК РФ в отношении представительских расходов весьма неконкретны. В связи с этим возникает немало спорных ситуаций. Рассмотрим некоторые из них.

Деловые обеды или ужины обычно проводят в кафе или ресторанах. В меню этих заведений, как правило, есть спиртное. Налоговики в принципе не возражают против включения затрат на спиртные напитки в представительские расходы.

В частности, в письме Минфина от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176 указано, что в состав расходов на проведение деловой встречи можно включить и спиртное. В более раннем разъяснении Минфина от 09.06.2004 № 03-02-05/1/49 отмечалось, что расходы на спиртные напитки можно включать в представительские расходы, если они не выходят за рамки обычаев делового оборота. Речь идет о сложившихся в предпринимательском сообществе правилах поведения (ст. 5 ГК РФ).

Деловым партнерам часто дарят различные сувениры. Здесь ситуация более сложная. В упомянутом выше письме № 03-03-06/1/176 указано, что подарки нельзя включать в представительские расходы, так как они не упомянуты в п. 2 ст. 264 НК РФ.

Но бизнесмен может попробовать включить в представительские расходы сувениры с символикой компании. Однако в этом случае вероятны споры с налоговиками. Судебная практика в пользу налогоплательщиков по этому поводу имеется (например, постановление ФАС МО от 31.01.2011 № КА-А40/17593-10).

Нередко участники переговоров приезжают на них из других городов или стран. Иногда принимающая сторона берет на себя все расходы: билеты, размещение в гостинице, в случае необходимости – оформление виз.

Как учитывать налоговые разницы по представительским расходам

Все компании, кроме субъектов малого бизнеса, должны применять ПБУ 18/02 и учитывать разницы по налогу на прибыль. Эти разницы возникают, в том числе, и при учете представительских расходов.

Если бизнесмен в отчетном периоде списал в налоговом учете меньше представительских расходов, чем в бухгалтерском, то у него возникает отложенный налоговый актив (ОНА). Это значит, что потенциально в следующем отчетном периоде организация может дополнительно уменьшить налог на прибыль.

Отложенный налоговый актив равен 20% от суммы отклонения по затратам, что соответствует сумме налога на прибыль. ОНА учитывается на отдельном счете 09 в корреспонденции со счетом по учету этого налога:

ДТ 09 – КТ 68.4 – начислен отложенный налоговый актив

Если в следующих периодах бизнесмен сможет дополнительно списать в налоговом учете представительские затраты или их часть, то ОНА можно уменьшить обратной проводкой:

ДТ 68.4 — КТ 09

В стоимость услуг, оплачиваемых организацией при приеме представителей других фирм, входит НДС. Его можно принять к вычету. Но здесь действует такое ограничение. Вычету подлежит только та часть «входного» налога, которая приходится на представительские расходы, укладывающиеся в норматив, установленный для налога на прибыль. На это указано в п.7 ст.171 Налогового кодекса РФ.

НДС, приходящийся на сверхнормативные расходы, к вычету принять нельзя. Более того, эту часть налога нельзя списать на расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль. Между тем в бухгалтерском учете его относят на тот счет, где отражены сами представительские расходы: 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу». Таким образом, по сверхнормативному НДС также образуются постоянные налоговые разницы.

Порядок учета представительских расходов

В представительские расходы включают следующие виды затрат:

1. По организации официального приема, прем не будет иметь значение время и место проведения приема. Прием может проходить как в самой организации, так и в каком-либо ресторане, как в дневное, так и в вечернее время. Исключения в данном случае составляют развлекательные организации. В это же группу относят и затрат на покупку алкоголя для приема.
2. Трансфер до места приема и обратно.
3. На буфет.
4. По услугам переводчика, если он не состоит в штате компании.

Следующие виды затрат не могут быть приняты к учету для целей налогообложения:

1. По организации развлечений и отдыха, в то числе экскурсии, посещение театров, сауны, выезд на природу и т.д.
2. Связанные с покупкой сувениров и подарков участникам приема. Однако, в некоторых случаях списать сувенирную продукцию в качестве представительских расходов все таки возможно. Например, если на сувенире присутствует логотип компании и вручен он был на приеме участникам с целью поддержания сотрудничества.
3. На проживание и размещение гостей.

Документальное оформление в 2021 году

Сразу скажем, что конкретный перечень документов, которыми нужно подтверждать представительские расходы, в п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ не установлен. Однако каждый факт хозяйственной жизни нужно оформлять первичными учетными документами. При этом они должны содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете № 402-ФЗ и ст. 313 НК РФ).

Чтобы подтвердить представительские расходы, для налогообложения необходимо оформление документов первичного учета. Сюда входят все накладные и акты.

Кроме этого, следует составлять отчет о прошедшем мероприятии, который утверждает руководитель компании. В отчете прописывают следующие пункты:

1. Место и дата проведения мероприятия.
2. Программа, согласно которой мероприятие было проведено.
3. Полный состав участников со стороны принимающих и приглашенных.
4. Величина затрат на проведение события.

Проводя оформление представительских расходов, в документе необходимо указывать, были ли заключены в процессе какие-либо сделки с партнерами. Такой документ послужит подтверждением того факта, что все затраты были сопряжены с организацией представительского раута.

Перед тем как как оформить представительские расходы, состоящие из вышеперечисленных отчетов, желательно позаботиться о двух дополнительных документах:

1. Приказе на проведение представительского мероприятия, подписанном руководителем. В нем должны быть ясно отражены цель события, которое вызвало подобные затраты, а также перечень сотрудников компании, которые будут принимать в нем участие.
2. Смете расходов, подтвержденной личной подписью руководителя.

Представленные далее образцы этих обязательных документов демонстрируют, как правильно оформить представительские расходы в 2021 году. Их можно использовать на любом предприятии России.

Похожие записи:

• Свидетельство о регистрации ребёнка: что это за документ и как его получить?
• Пишем правильно возражения на исковое заявление
• Алименты на детей в Казахстане