Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что такое депонированная зарплата». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если финансы для з/п получают из банка, НДФЛ с них перечисляется сразу по получении, той же датой (абз. 1 п. 6 ст. 226 НК РФ), еще до того, как открывается зарплатная ведомость для выплаты денег персоналу.
Бухгалтерский учет депонирования зарплаты
В бухучете зарплату учитывают в расходах месяца ее начисления и это не зависит от того, получил ее работник или нет.
| Хозяйственная операция | Д | К |
| Начислена зарплата | 20 (23, 25, 26, 29, 44) | 70 |
| Выплачена зарплата из кассы или с расчетного счета | 70 | 50 (51) |
| Депонирована зарплата не полученная сотрудником в положенный срок | 70 | 76.4 |
| Выплата зарплаты с депонента | 76.4 | 50 (51) |
Учет депонированных сумм осуществляется на 76 счете субсчете 4. При выдаче депонированной зарплаты бухгалтер делает запись по дебету 76.4 и кредиту 50 (если зарплата выдается из кассы) или 51 (если депонированная зарплаты перечисляется на счет работника в банке).
Списание невостребованной зарплаты
Депонированная зарплата может быть получена сотрудников с течение 3 лет с даты ее начисления. Эта возможность предусматривается сроком исковой давности (196 ГК РФ). По истечении указанного срока, невостребованная зарплата списывается в связи с истечением срока исковой давности. Списание осуществляется на основании данных инвентаризации, обоснования и приказа руководителя. Сумма относится на финансовые результаты компании.
В налоговом учете кредиторская задолженность относится к внереализационным доходам. Это нужно сделать в крайний день отчетного периода, в котором произошло истечение срока исковой давности. При списании невостребованной зарплаты оформляются следующие документы:
| Документы | Порядок оформления |
| Акт инвентаризации | Порядок инвентаризации предусматривается Методуказаниями (приказ Минфина №49). Акт по итогам инвентаризации составляется по форме ИНВ-17. |
| Бухгалтерская справка | В справке указывается время образования задолженности и причины этого. Кроме того, в справке также необходимо указать, что срок исковой давности уже истек. |
| Приказ директора | Приказ о списании задолженности по зарплате руководитель издает на основании приведенных выше документов, то есть акта инвентаризации и бухгалтерской справки. |
Депонируем и выдаем депонированную зарплату
Необходимость депонировать заработную плату и вести учет депонированных сумм вытекает из требований Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Банком России 22.09.1993 за N 40.
В соответствии с п. 9 Порядка организации имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше трех рабочих дней (а для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, — до 5 дней), включая день получения денег в банке. А согласно п. 18 Порядка по истечении этого срока необходимо произвести депонирование неполученной заработной платы и сдать депонированные суммы оплаты труда на расчетный счет в банк.
Как правило, выдача заработной платы из кассы осуществляется на основании расчетно-платежной или платежной ведомости, в соответствующих графах которых каждый работник, получая деньги, должен расписаться. По истечении трех дней с момента получения в кассу денег на выплату заработной платы бухгалтеру (кассиру) необходимо:
- задепонировать не полученную к концу третьего дня заработную плату:
- в графе, где должна быть подпись работника, напротив фамилий работников, не получивших зарплату в срок, нужно сделать отметку «депонировано» (поставить штамп или написать от руки);
- составить реестр депонированных сумм;
- подсчитать и отразить в нижней части ведомости суммы выплаченной и депонированной заработной платы, сверить их сумму с общим итогом по платежной ведомости;
- присвоить данной ведомости номер расходного кассового ордера, зарегистрировать его в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, после чего отразить на его основании выданные суммы в кассовой книге и в учетных регистрах;
- сдать деньги, оставшиеся неполученными (депонированную заработную плату), обратно в банк на расчетный счет, составив расходный кассовый ордер и выписав объявление на взнос наличными, и отразить эту операцию в учете (на основании расходного кассового ордера и выписки банка с приложенной нижней частью «Ордер» объявления на взнос наличными).
В бюджетных учреждениях Реестр депонированных сумм составляется по форме 0504047, приведенной в Приказе Минфина России от 23.09.2005 N 123н. Книга аналитического учета депонированной заработной платы, денежного довольствия и стипендий ведется по форме 0504048.
Порядок и сроки обращения работников за депонированной зарплатой трудовым законодательством не установлены. На практике сотрудник может обратиться за получением депонированной суммы как в устной, так и в письменной форме, и депонированная зарплата выдается в ближайшее время после обращения (если в кассе есть достаточная сумма наличных денег — в тот же день, а если необходимо получать наличные деньги для выдачи депонированной суммы из банка, срок согласовывается с работником исходя из конкретных обстоятельств, чаще всего это бывает на следующий рабочий день).
Списываем неистребованную депонированную зарплату
К сожалению, Инструкция N 148н не прописывает, как поступать в случае, если депонентская задолженность оказалась не истребована. Нет в ней и прямых ответов на вопрос о списании неистребованной депонированной заработной платы. Однако, проанализировав положения других нормативных актов, а также требований Инструкции N 148н в отношении сходных по экономическому смыслу операций, можно определить порядок действий бухгалтера.
Прежде всего отметим, что бюджетные учреждения могут учитывать требования Положения N 34н. Например, в Письме ФФОМС от 17.06.2009 N 2699/26-1/и разъясняется, что бухгалтерский учет в государственных медицинских учреждениях осуществляется не только в соответствии с Инструкцией по бюджетному учету N 148н и Указаниями о порядке применения бюджетной классификации (утв. Приказом Минфина России от 25.12.2008 N 145н, а также Методическими рекомендациями по применению классификации операций сектора государственного управления, доведенными Письмом Минфина России от 21.07.2009 N 02-05-10/2931), но и в соответствии с Положением N 34н.
Результаты инвентаризации депонентской задолженности в бюджетных учреждениях отражаются в Инвентаризационной описи расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма N 0504089), форма которой утверждена Приказом Минфина России от 23.09.2005 N 123н.
Сумма списанной депонентской задолженности, согласно п. 78 Положения N 34н, относится на увеличение доходов некоммерческой организации (к каковым относятся и бюджетные учреждения).
Как мы уже отметили, в Инструкции N 148н не прописан порядок списания депонентской задолженности, по которой истек срок исковой давности. При этом в Приложении N 1 к Инструкции N 148н — в перечне корреспонденций счетов бюджетного учета в бюджетном учреждении — рассматривается списание некоторых видов кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности — в частности, в п. 144 Приложения N 1 предлагается относить кредиторскую задолженность, образовавшуюся на счетах 030100000 «Расчеты с кредиторами по долговым обязательствам» (по внутреннему и внешнему государственному долгу) и 030200000 «Расчеты по принятым обязательствам» (например, по оплате услуг связи, транспортных, коммунальных услуг, арендной платы, по оплате различных работ и услуг, по приобретению основных средств, материальных запасов и т.д.), с дебета счетов КРБ 130100000 и КРБ 030200000 соответственно в кредит счета КДБ 040101173 «Чрезвычайные доходы от операций с активами» (а также с дебета счета КИФ 130100000 в кредит счета КИФ 040101173).
В течение какого времени может быть выдана не полученная в срок заработная плата?
Согласно разъяснениям, которые были даны в письме ФНС РФ «О сроке исковой давности в отношении задолженности…» от 6.10.2009 № 3-2-06/109, срок исковой давности по депонированной заработной плате составляет 3 года с того дня, когда она должна была быть выплачена работнику. В том случае если по истечении указанного срока работник так и не обратился к работодателю с требованием о выплате денежных средств, задолженность может быть списана.
Если работнику за 3 года не была выплачена депонированная заработная плата — проводка по ее списанию составляется следующим образом:
|
Счет Дт |
Счет Кт |
Проводка |
Сумма |
|
76.4 |
91 |
Списание депонированных средств в качестве внереализационных доходов |
Сумма депонированной зарплаты |
Налогообложение депонированной зарплаты и уплата страховых взносов
В соответствии с п. 3 ст. 226 Налогового кодекса РФ, обязанность работодателя по уплате налога с дохода работника возникает в день фактической выплаты ему денежных средств, а не в день получения этих средств из банка. Это значит, что депонирование заработной платы является прямым основанием для увеличения срока, в течение которого НДФЛ перечисляется в бюджет. В этом случае работодатель должен уплатить налог не позднее дня, следующего за днем выплаты зарплаты.
А вот уплатить страховые взносы в установленные сроки работодателю придется даже в том случае, если заработная плата была депонирована. В соответствии с положениями п. 1 ст. 424 Налогового кодекса РФ, датой осуществления выплат работнику является дата начисления заработной платы, а не ее фактической выдачи. П. 3 ст. 431 Налогового кодекса РФ устанавливает срок, в течение которого необходимо произвести уплату взносов — это нужно сделать не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.
Составляем реестр депонированных сумм
С 1 июня 2014 года вести реестр депонированных сумм не обязательно, поскольку в порядке ведения кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У такого требования нет.
Однако этот документ удобен для отслеживания задолженности перед работниками, поэтому отказываться от него совсем не стоит.
Реестр депонированных сумм заполняют в произвольной форме. Как правило, он включает следующие реквизиты:
- наименование (фирменное наименование)организации;
- дата оформления реестра депонированных сумм;
- период возникновения депонированных сумм наличных денег;
- номер расчетно-платежной или платежной ведомости;
- фамилия, имя, отчество (при наличии) работника, не получившего наличные деньги;
- табельный номер работника (при наличии);
- сумма невыплаченных наличных денег;
- итоговая сумма по реестру депонированных сумм;
- подпись кассира;
- расшифровка подписи кассира.
Реестр депонированных сумм может содержать дополнительные реквизиты, например, о выплате депонированных сумм.
Нумерация реестров депонированных сумм осуществляется в хронологической последовательности с начала календарного года.
Как производятся отчисления НДФЛ?
Выплата налога НДФЛ производится в соответствии с видом выданной суммы. Если речь идет о начислении заработной платы, тогда отчисления, предназначенные для НДФЛ, берут в день предоставления зарплаты, то есть не в день ее фактического получения сотрудником организации.
Это правило закреплено 1 п. 6 ст. 226 НК РФ.
Это означает, что срок для перечисления налога НДФЛ увеличивается до того момента, когда работник не получит зарплату из кассы.
Если производится выдача компанией заработной платы, прошедшей депонирование из наличных денег от выручки, тогда удержание НДФЛ производиться при фактическом получении денег сотрудником. На следующий день после выплаты налог должен быть перечислен.
Уплата страховых взносов со стороны работодателя проводится даже в том случае, если на финансовые средства, полагающиеся работнику, сделали депонирование. Налоговый кодекс предполагает, что выплаты должны быть произведены не позднее пятнадцатого числа того месяца, который следует за отчетным.
Составляем реестр депонированных сумм
С 1 июня 2014 года вести реестр депонированных сумм не обязательно, поскольку в порядке ведения кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У такого требования нет.
Однако этот документ удобен для отслеживания задолженности перед работниками, поэтому отказываться от него совсем не стоит.
Реестр депонированных сумм заполняют в произвольной форме. Как правило, он включает следующие реквизиты:
- наименование (фирменное наименование)организации;
- дата оформления реестра депонированных сумм;
- период возникновения депонированных сумм наличных денег;
- номер расчетно-платежной или платежной ведомости;
- фамилия, имя, отчество (при наличии) работника, не получившего наличные деньги;
- табельный номер работника (при наличии);
- сумма невыплаченных наличных денег;
- итоговая сумма по реестру депонированных сумм;
- подпись кассира;
- расшифровка подписи кассира.
Реестр депонированных сумм может содержать дополнительные реквизиты, например, о выплате депонированных сумм.
Проводки по депонированию ЗП
Если сотрудник не получает свою зарплату в срок, установленный по трудовому распорядку в организации, ее депонируют. Это значит, что деньги, полученные для оплаты труда, сдают в банк.
Для учета депонированной заработной платы предусмотрен счет 76. Депонирование отражают проводкой Дебет 76 Кредит . В дальнейшем эту сумму сдают в банк:
- Дебет Кредит 50.
Зарплата может быть не получена сотрудником по уважительным причинам: командировка или болезнь. В любом случае получить ее он может в любой день, не дожидаясь срока выплаты по организации. Для этого работнику нужно обратиться в бухгалтерию. Выдача депонированной зарплаты отражается записью:
- Дебет 76 Кредит 50.
Если по каким-то причинам сотрудник вообще отказался получать депонированную зарплату, то по истечении срока исковой давности ее списывают:
- дебета 76 счета в кредит 91.1.
Что касается налогов и взносов по депонированной зарплате, то тут дело обстоит так:
- Перечисление страховых взносов не зависит от дня выплаты зарплаты. Их перечисляют с начисления оплаты труда
- НДФЛ: если деньги на выплату зарплаты были сняты с расчетного счета, то организация должна перечислить налог в этот же день. В случае, когда зарплата выплачивается из наличной выручки фирмы, налог перечисляется в день выдачи депонированной ранее суммы оплаты труда.
Пример №1:
Зарплата сотрудникам выплачивается 5 числа каждого месяца из выручки организации. Сотрудник не получил вовремя деньги. Депонированная зарплата была выплачена ему через несколько дней в размере 27 840 руб. (по начислению 32 000 руб.).
Проводки по примеру:
| Счет Дт | Счет Кт | Описание проводки | Сумма проводки | Документ-основание |
| 50 | 62 | Поступила выручка в кассу организации | 30 000 | Отчет о розничных продажах |
| 76 | Депонирование зарплаты | 27 840 | Ведомость по выдаче заработной платы | |
| 76 | 50 | Выплачена депонированная зарплата | 27 840 | Расходный кассовый ордер |
| 68 НДФЛ | Перечислен НДФЛ по депонированной зарплате в день ее выдачи | 4160 | Платежное поручение исх. |
НДФЛ и взносы с депонированной зарплаты
Что касается НДФЛ, работодатель обязан уплатить его в бюджет не позднее следующего дня после выплаты заработной платы сотруднику. Существует два подхода к перечислению НДФЛ с депонированной зарплаты:
- Перечислить НДФЛ по факту выплаты зарплаты в стандартные для организации сроки. Этот вариант более удобен, так как оплата будет производиться одним платежным поручением, а в форме 6-НДФЛ в Разделе 2 надо будет заполнить один блок строк 100-140 для всей заработной платы. Однако в этом случае могут возникнуть споры с ФНС, которые приведут к штрафу по ст. 123 НК РФ, так как налог будет выплачен из собственных средств предприятия, а не из дохода сотрудника.
- Перечислить НДФЛ после факта получения депонированной суммы работником. В этом случае усложняется заполнение расчета 6-НДФЛ, так как для этой суммы необходимо заполнить отдельные строки, в которых надо показать дату начисления и дату фактической выплаты заработка. Если на конец квартала депонированная зарплата не выплачена, то в квартальную форму отчета ее не включают.
Проводки по депонированной заработной плате
В соответствии с Планом счетов, утвержденном Минфином РФ 31.10.2000 приказом № 94н, в бухучете отраженные в реестре депонированные суммы учитывают обособлено на специальном субсчете к счету расчетов с разными дебиторами/кредиторами: 76/4 «Расчеты по депонированным суммам».
Проводка по депонированию заработной платы Д/т 70 К/т 76/4 по сути обозначает перевод суммы невыплаченного заработка в состав кредиторской задолженности фирмы перед сотрудником.
Выплата проводится по оформленным расходным кассовым документам и отражается в бухучете проводкой Д/т 76/4 К/т 50, фиксируя погашение долга компании по зарплате. Соответствующие отметки бухгалтер вносит в книгу учета депонированных сумм.
Учет зарплаты депонированного типа
Схемы проводок бухгалтерского характера, которые используются при отражении в учете депонированных финансовых средств и их последующее списание, назначены в соответствии с законным нормативами.
Суммы оплаты, различных пособий, премий и других финансовых выплат по оплате труда работающим лицам, что не выданы им в предназначенное время, учитываются на специальном счете о расчетах с депонентами.
Она показывается по различным видам дебетов, список которых указан в соответствующих бумагах.
Дабы верно вести учет выданных раздатчиками средств используется специально созданная Книга учета выданных финансов на оплату труда всем работающим.
Возврат остатка, что не был применен в кассу компании, оформляется приходным ордером с кассы.