Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Расчет средней зарплаты при командировке». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Важные изменения коснулись порядка нормирования размера суточных в организации. Предельно допустимого размера суточных действующим законодательством не установлено. Следовательно, в учреждении может быть принята любая сумма в день: как 50, так и 3000 рублей.
Если в учреждении повышены стимулирующие выплаты.
Если в учреждении произошло повышение денежных премий, надбавок и иных вознаграждений без увеличения окладов, сумму выплат за расчетный период в целях определения среднего заработка индексировать не нужно.
* * *
Индексация средней заработной платы для расчета командировочных выплат производится в случае, когда имеет место повышение тарифных ставок, окладов, денежного вознаграждения всем работникам организации (филиала, структурного подразделения).
Следует учитывать, что у каждого работника будет свой коэффициент индексации. Не имеет значения, произошло ли повышение в процентах или абсолютных величинах.
При этом Положением № 922 предусмотрен запрет на индексацию выплат:
-
которые установлены в абсолютных размерах;
-
которые варьируются в диапазоне значений.
Состав командировочных расходов
Выплаты, гарантированные Трудовым кодексом при направлении работника в служебную командировку, закреплены в 168 статье. Что входит в командировочные в 2020 году:
- Заработная плата. За командированным работником гарантированно сохраняется должность, рабочее место и средний заработок, который рассчитывается за предшествующие 12 месяцев.
- Расходы на транспорт. Наниматель обязан оплатить транспортные расходы подчиненного, которые он понес, чтобы добраться до места назначения. Но такие траты придется подтвердить чеками, билетами и прочими документами.
- Затраты на проживание. Если подчиненный направляется в поездку на несколько дней, ему придется арендовать жилье. Работодатель обязан оплатить арендованную комнату или гостиничный номер.
- Траты, связанные с проживанием. Такие расходы обычно называют «суточными», они компенсируют неудобства, которые испытывает работник в командировке. Подтверждать такие затраты документально не нужно, для суточных обычно устанавливается норма.
- Другие траты, согласованные с руководителем организации. Например, на приобретение расходных материалов или учебных материалов, книгопечатной продукции и прочего.
Размеры гарантированных выплат
По факту ограничений в законодательстве нет, и 2020 год — не исключение. Экономический субъект вправе самостоятельно определить размеры. Но учитывайте важные моменты:
- Затраты на оплату проживания (наем жилого помещения, аренда жилья, гостиницы) оплачивается по фактически понесенным издержкам. Но только при условии предоставления подтверждающей документации. Допустимо установить предельный минимум, который будет выплачен работнику, если он не подал подтверждающих документов. Например, жил у родственников. Компания вправе установить и максимальный лимит, а также требования к нанимаемому жилью. Например запретить съем номеров класса люкс (повышенной комфортности).
- Оплата транспортных издержек также оплачивайте по факту, то есть по подтверждающей документации. Чеки, билеты, квитанции должен предоставить работник по возращению из поездки. Комиссионные сборы тоже подлежат оплате. Работодатель вправе установить запрет на проезд такси, а также покупку билетов класса комфорт, люкс, бизнес в целях экономии.
- Траты, разрешенные работодателем, возмещаются по фактическим документам. Заметим, что необходимо заранее согласовать объем затрат с руководством. В противном случае могут возникнуть финансовые трудности и задержки выплат.
- Размер суточных закрепляет работодатель на год. Норму определяют исходя из экономических возможностей организации, а также от места назначения. Например, суточные при поездке за рубеж должны оплачиваться в повышенном размере.
Перед отправкой работника в служебную поездку ему необходимо выдать аванс. Размер аванса определяют приблизительно, но с учетом следующих факторов:
- Траты на проживание определите приблизительно, исходя из мониторинга цен на гостиничные номера в регион командирования. Цены сравнить можно в интернете или же сразу при бронировании гостиничного номера.
- Транспортные издержки определяем исходя из стоимости билетов (авиа, ЖД, автобус, электричка, троллейбус, прочее). Комиссионные сборы, страховки также следует компенсировать работнику.
- Суточные рассчитайте с учетом утвержденных норм и дней командировки.
- Согласуйте дополнительные траты в поездке. Например, покупку материалов или пробных изделий.
Оплата командировки в выходной день
Средний заработок во время командировки выплачивается за рабочие дни, согласно графику организации. Если даже командировка длительная, то за выходной выплачиваются только суточные. Средний заработок в этом случае не положен. Ведь работник не работает в выходные дни, а отдыхает (пункт 9 Положения о командировках).
Из этого правила есть исключение. Если сотрудник все-таки в выходной или праздничный день находясь в командировке работал или был в пути, то за это время нужно произвести оплату как за работу в выходной день. ТК РФ предусматривает два порядка оплаты за работу в выходные и праздничные дни:
- в одинарном размере тарифной ставки, если работник берет дополнительный выходной (отгул);
- в двойном размере, если работник отгул брать не будет.
Порядок исчисления среднего заработка
Средний заработок исчисляется исходя из заработной платы, начисленной за два календарных месяца работы (с 1-го до 1-го числа), предшествующих месяцу начала выплат (месяцу увольнения), для оплаты времени выполнения государственных или общественных обязанностей, переезда на работу в другую местность, вынужденного прогула в случаях восстановления работника на прежней работе, определения размера выходного пособия и других случаев, предусмотренных законодательством (п. 18 Инструкции № 47).
Пример 1.
12 марта 2020 г. работник организации уволился в связи с отказом от продолжения работы в связи с изменением существенных условий труда.
Средний заработок для определения размеров выходного пособия работнику в данном случае следовало исчислять исходя из заработной платы, начисленной ему за два календарных месяца работы, предшествующих месяцу увольнения (январь и февраль 2020 г.).
Особенности определения размера выходного пособия и возмещаемого ущерба
Для определения размеров выходного пособия, а также при возмещении ущерба, причиненного по вине работника нанимателю, среднемесячный заработок исчисляется путем деления суммы заработной платы, начисленной работнику за принятый в данном случае период, на 2 с учетом следующих особенностей:
- в случаях, когда работник проработал в двух месяцах, принятых для исчисления среднего заработка, не все рабочие дни согласно правилам внутреннего трудового распорядка (далее — ПВТР) или утвержденному графику работ (сменности), заработная плата за каждый месяц определяется умножением среднедневного (среднечасового) заработка, исчисленного за каждый месяц в отдельности в порядке, установленном Инструкцией № 47, на количество рабочих дней (часов), предусмотренных ПВТР или утвержденным графиком работ (сменности) работника, и делением полученной суммы заработной платы за эти месяцы на 2;
- в случаях, когда работник работал только в одном из двух месяцев, принятых для исчисления среднего заработка, заработная плата за два месяца определяется умножением среднедневного (среднечасового) заработка, исчисленного за данный месяц в порядке, установленном Инструкцией № 47, на количество рабочих дней (часов), предусмотренных ПВТР или утвержденным графиком работ (сменности) работника в этих двух месяцах, и делением на 2 (п. 25 Инструкции № 47).
Вопрос
: Как оформить доплату до оклада при командировке?
Ответ
: Условие о доплате до оклада при командировке необходимо предусмотреть коллективным договором либо локальным нормативным актом об оплате труда работников и трудовым договором. В качестве локального нормативного акта может расцениваться приказ по организации об установлении доплаты.
Обоснование
: При направлении работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 Трудового кодекса РФ).
Порядок исчисления средней заработной платы установлен ст. 139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 (далее — Положение).
Что такое средний заработок
Средний заработок (СЗ) — это средняя сумма выплаченных работодателем в пользу работника в расчетном периоде заработной платы, иных выплат и вознаграждений.
Порядок расчета СЗ обозначен ст. 139 ТК РФ и Постановлением Правительства от 24. 12. 2007 № 922. При любом режиме труда расчет такой заработной платы сотруднику производится исходя из фактически начисленной ему зарплаты и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за трудящимся сохраняется средняя зарплата. Средний дневной заработок определяется по формуле:
Средняя зарплата для командировки рассчитывается с помощью простой формулы: средняя дневная заработная плата умножается на количество дней работы вне основного места:
Приведем пример: инженер Петров Семен Николаевич ежемесячно получает заработную плату в размере 30 000 рублей. Его годовой доход составляет 360 000. Среднее количество рабочих дней составляет 191 день в год. Командировка длилась 4 рабочих дня. Среднедневной доход работника в этом случае: 360 000 / 191 = 1884 руб.
За поездку Семен Николаевич получит 1884 × 4 = 7536 руб.
Так как все дни были трудовыми, он ничего не потеряет в доходе.
Также, помимо рабочего времени, руководитель предприятия должен оплатить расходы трудящегося во время деловой поездки (например, затраты на проездные билеты, аренду гостиничного номера, питание). Оплата командировочных производится только в том случае, если у работника есть на руках оправдательные документы, подтверждающие расходы.
Средний заработок для командировки — примеры расчета
Одна из причин, по которой они все же исходят из среднего заработка, — возможные претензии со стороны налоговых органов.
Примечание. Комментирует Юлия Каменная, главный бухгалтер ООО «Культтовары-Биником» (г. Находка):
- Когда наши сотрудники едут в командировку, я рассчитываю им заработную плату, исходя из среднего заработка. Причем не важно, какая форма оплаты для них предусмотрена (сдельная или оклад). Статьей 167 Трудового кодекса РФ предусматривается сохранение за человеком среднего заработка. Поэтому я считаю такой способ наиболее приемлемым.
Действительно, многие бухгалтеры сомневаются — если они выдадут работнику обычную зарплату вместо средней, не посчитают ли инспекторы это занижением налогооблагаемой базы по налогу на прибыль? «Главбух» обратился с данным вопросом в ФНС России, и там уверяют, что подобные опасения напрасны. Правда, чиновники подчеркнули: такой порядок оплаты должен быть утвержден в трудовом договоре с работником или же в коллективном договоре.
Примечание. Комментирует Ирина Сбитнева, советник налоговой службы II ранга:
- Прежде всего мы смотрим, соответствует ли порядок, по которому рассчитывают зарплату командированному работнику, тому, что предусмотрен трудовым или коллективным договором. То есть проверяем, выполняет ли организация требования ст. ст. 255 и 252 Налогового кодекса РФ. Если же выплаты произведены в соответствии с этими документами, то все суммы можно включать в расходы.
В дни нахождения в командировке работники могут тратиться на естественные потребности, которые не связаны с выполнением задания. Например, вопросы оплаты питания вполне логично могут быть привязаны к суткам нахождения в месте командирования. Такие расходы могут включаться или не включаться в оплату проживания. Нередко применяется схема лавирования размером суточных, например, норма 500 рублей без учета питания и 700 рублей с оплатой расходов в столовых.
Состав ежедневных расходов, которые возмещаются работодателями командированным работникам, достаточно разнообразен. При этом администрации предприятия может часто идти на уступки в рамках действующего законодательства. На сегодня командировка остается приятным способом уйти от рабочих будней с возможностью показать результаты производственной деятельности вне стен компании.
Оплата командировок — возмещение затрат
Компенсация понесённых лицом расходов в связи с его пребыванием в командировке также регулируется локальными НПА юридического лица, но ограничивается необходимостью оплачивать НДФЛ. Так, не подлежат обложению налогом и страхованию следующие виды командировочных затрат:
- За проезд (в том числе за провоз багажа);
- За найм жилья;
- За услуги связи;
- За загранпаспорт и визы;
- За обмен валюты.
При этом затраты на аренду жилья освобождаются от налога с определённым лимитом их посуточного размера:
- 700 руб. – для служебных выездов в пределах РФ;
- 2 500 руб. – для загранкомандировок.
Как оформить доплату до оклада при командировке
Вопрос: Как оформить доплату до оклада при командировке?
Ответ: Условие о доплате до оклада при командировке необходимо предусмотреть коллективным договором либо локальным нормативным актом об оплате труда работников и трудовым договором. В качестве локального нормативного акта может расцениваться приказ по организации об установлении доплаты.
Обоснование: При направлении работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 Трудового кодекса РФ).
Порядок исчисления средней заработной платы установлен ст. 139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 (далее — Положение).
Инструкция: расчет среднего заработка для командировки
После того как определён период подсчёта и количество входящих в него дней, наступает время для определения круга выплат. Пункт 2 Положения №922 очерчивает его вполне чётко — это все выплаты, вошедшие в систему оплаты труда. Так, сюда не относятся:
- все единовременные выплаты поощрительного характера — премии, выплаты к награждению и пр.;
- материальная помощь (в т. ч. к отпуску, на оздоровление и пр.);
- все виды компенсационных и социальных выплат (оплата коммунальных, проезда и пр.);
- отпускные, другие виды оплаты «по среднему».
Имея сумму среднедневной зарплаты, достаточно просто можно рассчитать размер оплаты труда за период командировки. Достаточно лишь умножить её на количество командировочных дней.
Пример 6 (исходные данные см. в примерах 1, 2, 5). Срок командировки С.И. Павлина — 3 рабочих дня. Расчёт оплаты труда за эти дни (без учёта суточных и возмещения расходов):
2 488,5 р. × 3 дня = 7 465,5 р.
Несмотря на всю очевидность и прозрачность расчëта командировочных, на практике нередки «особые» случаи, требующие некоторых разъяснений. Большинство подобных проблем легко разрешаются при углублённом изучении норм Положения №749. Наиболее распространëнные вопросы:
- В связи с тем, что в компании, командировавшей сотрудника, и в той, куда он направлен, режим труда может существенно разниться (вплоть до разных выходных дней), возникает вопрос — какие именно дни считать трудовыми? Пункт 9 Постановления №749 предписывает по среднему заработку проплачивать те дни, что являются рабочими в «родной», направившей в командировку организации.
- По причинам, вытекающим из вопроса, изложенного в предыдущем пункте, командированный сотрудник часто во время поездки вынужден трудиться в свой выходной день. В соответствии с п. 5 Положения №749 привлечение такого работника к труду в выходной день оформляется в соответствии с трудовым законодательством, то есть со ст. 113 ТК. Эта статья предусматривает получение у сотрудника предварительного согласия, а также компенсацию за такую работу в виде двойной проплаты либо отгула.
- Оплата за время нахождения в пути также подробно регламентирована Положением №749. Так, п.9 установлено, что время нахождения в пути оплачивается также по графику отправляющей организации (то есть, по правилам, изложенным в п. 1–2 данного раздела).
- Если сотрудник работает в условиях неполного трудового времени, этот же режим сохраняется и по месту командирования. В соответствии с п. 12 Положения оплата командировки такому сотруднику производится на общих условиях — с вычислением его индивидуального среднего заработка.
- Если работнику установлен суммированный учëт трудового времени, расчëт среднего заработка производится в часах (среднечасовой заработок).
- Если работник заболел, находясь в командировке, вместо среднего заработка за труд ему выплачивается пособие по нетрудоспособности, однако, суточные и возмещение расходов за проживание сохраняются (п. 25 Положения №749).
- Нередко и у нанимателей, и у работников возникает вопрос о том, когда должно быть выплачено вознаграждение за труд в командировке. Если аванс на командировку выплачивается лишь с учëтом будущих расходов на поездку и суточных, то непосредственно оплата труда происходит в обычном порядке -в день выплаты заработной платы, установленный коллективным договором.
Прежде чем показывать расчеты командировки в 2021 году, важно определиться, в каких случаях их необходимо производить. Командировка – это выполнение определенной работы в другом городе вне основного рабочего места по заданию компании. Она оформляется на основании приказа директора фирмы.
Если сотрудник, например, пилот, проводник, водитель междугороднего автобуса и т.д. Иными словами, разъезды – это его служебные обязанности, это уже не командировка. И здесь подсчеты будут совсем иными.
С 2021 года действуют новые правила по командировкам. Эксперты журнала “Зарплата” собрали все самые важные разъяснения чиновников по командировкам, показали на примерах контрольные даты по НДФЛ, привели примеры проводок по зачету НДС.
Узнать про новые правила
Когда служащий едет в командировку, организация выплачивает ему:
- Средний заработок, исходя из числа рабочих дней командировки;
- Командировочные (это оплата проезда, проживания, иных нужд);
- Суточные (в них входит в первую очередь питание и оплата дневных нужд, связанных со служебной необходимостью).
В совокупности эти доходы и составляют оплату командировки, расчет которой мы и рассмотрим дальше.