Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Компенсация за использование личного автомобиля». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Использование работником личного автомобиля в рабочих целях необходимо оформлять в виде письменного соглашения, заключаемого между сотрудником и работодателем. Договор компенсации использования личного транспорта может быть дополнительным соглашением к трудовому договору либо отдельным письменным документом.
Основания для расчета выплат компенсационного характера
В условиях договора прописываются правила эксплуатации (срок или период использования; обязанности сотрудника, которые требуют от него использования личного транспорта; периодичность пользования автомобилем и так далее). Отдельным пунктом в обязательном порядке указывается сумма компенсации за использование личного транспорта. Она может рассчитываться в пределах, установленных законодательными нормами, или превышать их.
Условия компенсации использования личного транспорта в служебных целях, прописываемые в документе, зависят от того, в какой форме он составлен. Если заключается договор на аренду автомобиля, передача транспортного средства осуществляется на основании акта. При этом важными условиями договора являются следующие: обязанность работодателя заключить договор по страхованию автомобиля (по ОСАГО) и проводить все виды ремонтных работ.
Этапы расчета и получения выплат компенсационного характера
Чтобы не возникало сомнений в том, что производимые выплаты являются не доходом сотрудника, а выплатой компенсационного типа, необходимо иметь ряд подтверждающих документов, а также правильно оформить расчеты на основании этих документов.
Если потребность использовать автотранспортное средство для исполнения трудовой функции возникает уже после заключения трудового договора, сторонами составляется отдельное письменное соглашение о передаче автомобиля, являющееся приложением к договору, или же договор арендного типа.
Процесс привлечения автотранспортного средства к рабочему процессу осуществляется в пять этапов:
- подача письменного заявления сотрудником;
- предоставление необходимых документов на автотранспортное средство;
- достижение с работодателем договоренности по существенным условиям;
- заключение дополнительного соглашения (договора);
- составление соответствующего акта о приеме-передаче автомобиля.
Налогообложение при расчете выплачиваемой компенсации
Налогообложение в отношении денежных сумм, которые выплачиваются трудоустроенному гражданину, зависит от типа договора, заключенного на использование транспортного средства сотрудника. НДФЛ с компенсации за использование личного транспорта взимается следующим образом.
- Если передача транспортного средства оформляется как соглашение к договору о трудоустройстве, с сумм компенсационного типа налоги не удерживаются. Если сумма денежных средств представлена в форме компенсации, она не подлежит налогообложению типа НДФЛ, и на нее не начисляются страховые взносы. Выплаты возмещения не облагаются налогами только в пределах суммы, которая обозначена договором и документально подтверждена (и обоснована).
- Если передача транспортного средства оформляется как договор на аренду или соглашение гражданско-правового типа, налог начисляется и удерживается со всей полученной собственником денежной суммы и перечисляется в ФНС налоговыми агентами. Для работодателей (арендодателей), являющихся резидентами, сумма налога составляет тринадцать процентов, для нерезидентов – тридцать процентов.
Как документально можно оформить использование личного автомобиля
Для того чтобы при использовании личного автомобиля работника обезопасить и организацию и сотрудника, нужно оформить отношения в письменном виде. Сделать это можно следующими способами:
| Трудовой договор | Дополнительное соглашение к трудовому договору | Договор аренды |
| При заключении трудового договора необходимо прописать условие о выплате компенсации. Причем возмещение происходит только в том случае, если машина сотрудника используется по его доброй воле, с разрешения и в интересах работодателя, а сумма компенсационной выплаты прямо указана в трудовом договоре. Указание на то, что выплата компенсации должна быть закреплена в письменной форме содержится в апелляционном определении Пермского суда от 16.08.2017года по делу №33-8949/2017 | Если трудовой договор уже заключен, а использование автомобиля в служебных целях началось позже, то составляется дополнительное соглашение, в котором прописывается за что конкретно, сколько и когда будет получать работник в виде компенсации | Компания и сотрудник могут заключать договор аренды машины без экипажа. Величина вознаграждения сотруднику в этом случае оговаривается заранее. По общему правилу организация берет на себя все расходы по использованию автомобиля. Единственное условие – все затраты должны быть обоснованы и подтверждены документами. Следует помнить, что согласно части 1 статьи 5 закона №125-ФЗ от 24.07.2008 года страховыми взносами сумма компенсации не облагается, а вот НДФЛ с этих сумм перечислить придется. Целесообразно установить величину аренды в зависимости от интенсивности работы. В случае, если работник уходит в отпуск или на больничный, договор аренды продолжает действовать |
Подтверждение расходов в случае закрепления возможности компенсации в трудовом договоре или допсоглашении к нему, производится по предоставленным документам на расход. В случае аренды автомобиля один раз составляется договор и акт приема – передачи машины. Этот порядок закреплен в письме Минфина №03-03-06/4/118 от 13.10.2011 года.
Приказ о выплате компенсации за использование личной машины
Для начисления и выплаты компенсации мало получить заявление от работника. Руководитель компании должен издать соответствующий приказ. Такой документ составляется в произвольной форме с учетом всех обязательных реквизитов.
Неотъемлемой частью приказа является его номер и дата.
После этого записывается, на основании чего составлен приказ. Чаще всего здесь прописывается статья 188 ТК РФ и реквизиты трудового договора или дополнительного соглашения к нему.
Далее по пунктам, подробно нужно записать общую суму компенсации в месяц. Какая машина используется в работе и ее основные характеристики. По каким именно расходам начисляется компенсация. В какой день производится выплата и на каких условиях.
Внизу ставится подпись директора, сотрудника бухгалтерии и самого работника.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос №1. Кому положена компенсация за использование автомобиля?
Компенсация положена сотрудникам, которые используют собственный автомобиль в рабочих целях, с которыми заключен трудовой договор или соглашение с указанием данного факта, а так же они могут предоставить подтверждающие документы на расходы, связанные с машиной на благо предприятия.
Вопрос №2. Я официально работаю в частной фирме, езжу на машине по доверенности, могу ли я получать компенсационные выплаты на бензин и ремонт?
Да, конечно можете, поскольку вы имеете доверенность на управление транспортным средством, то это приравнивается к личному имуществу, однако, если у налоговой возникнут вопросы по этому поводу, можно обжаловать данный вопрос в судебном порядке.
Вопрос №3. Что выгоднее для предприятия, платить компенсацию за использование автомобиля либо давать премию?
Наиболее оптимальным вариантом является компенсация. Поскольку на премию нужно платить НДФЛ и социальные взносы.
Какие сведения вносятся в договор?
При назначении компенсации сотруднику за использование личного автомобиля учитываются многочисленные параметры автомобиля. Все сведения относительно назначения компенсации вносятся в трудовой договор. К ним относится:
- точные параметры машины, принадлежащей сотруднику компании;
- порядок эксплуатации авто в рабочих целях;
- основания для владения машины, так как работник может являться не только ее собственником, но и доверенным лицом, а также арендатором;
- срок, в течение которого должностные обязанности будут выполняться с помощью ТС;
- точный размер компенсации;
- другие затраты, связанные с эксплуатацией машины;
- документы, которые должны подготавливаться работником, чтобы он смог подтвердить свои расходы на автомобиль;
- порядок, на основании которого должны перечисляться средства;
- сроки, в течение которых выплачивается компенсация работнику.
Можно ли оспорить размер компенсации?
Расчет компенсации за использование личного автомобиля должен основываться на документации, передаваемой работником в бухгалтерский отдел компании. Но нередко даже опытные специалисты допускают ошибки, которые обычно выявляются налоговыми инспекторами в процессе проверки организации.
Наиболее часто оспаривается размер выплаты работниками ФНС. На это может иметься несколько причин:
- отсутствие платежных документов, представленных чеками, накладными, приказами или другими бумагами;
- неправильно оформляется процедура использования машины, принадлежащей сотруднику компании, в целях организации;
- отсутствуют разные важные документы на автомобиль, представленные СТС или ПТС.
Оспаривание осуществляется в судебном порядке. Нередко основанием выступает даже то, что автомобиль передается гражданином, который может пользоваться им на основании обычной, а не генеральной доверенности, поэтому не обладает правом передавать машину для использования третьим лицам.
На сегодняшний день эти нормы составляют:
|
легковые автомобили с рабочим объемом двигателя: |
рублей в месяц |
|
до 2000 куб. см включительно |
1 200 |
|
свыше 2000 куб. см |
1 500 |
|
мотоциклы |
600 |
В силу действия пп. 2 «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона №212-ФЗ «О страховых взносах в ПФ РФ, ФСС РФ, ФФОМС» от 24.07.2009 г. не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в том числе с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.
Сумма компенсации, выплачиваемая работнику за использование личного транспорта в служебных целях, не подлежит обложению страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее сотрудником в соответствии со ст. 188 ТК РФ (Письма ФСС РФ от 17.11.2011 г. №14-03-11/08-13985, ПФ РФ от 29.09.2010 г. №30-21/10260, Минздравсоцразвития РФ от 12.03.2010 г. №550-19, от 26.05.2010 г. №1343-19). При этом использование личного имущества в служебных целях должно быть обусловлено должностными обязанностями сотрудника, характером его работы или подтверждено служебными заданиями.
Об этом свидетельствует арбитражная практика:
|
Реквизиты судебного решения |
Вердикт суда |
|
Постановление ФАС Поволжского округа от 30.05.2012 г. №А12-15477/2011 |
Общество имело право заявлять расходы сумм компенсаций за использованный личный автотранспорт, обязательного условия ведения путевых листов не предусмотрено. |
|
Постановление ФАС Московского округа от 19.12.2011 г. №А40-152815/10-116-694 |
Доводы налогового органа о необходимости ведения учета служебных поездок и оформления путевых листов обоснованно отклонены судами, поскольку оформление путевых листов при использовании личных автомобилей действующим законодательством не предусмотрено. |
|
Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 19.01.2009 г. № Ф04-8171/2008(18850-А70-40) |
Является нормативно необоснованным довод Инспекции о необходимости в рассматриваемом случае наличия именно путевых листов. |
Налогообложение выплат компенсации
Обложение налогом сумм, выплачиваемых физическому лицу, зависит от вида договора, заключенного на эксплуатацию транспорта.
| Тип договора | Взимание НДФЛ |
| Соглашение к трудовому договору | С сумм компенсации налог не удерживается |
| Договор аренды | Налог взимается со всей суммы выплаты и перечисляется налоговым агентом |
| Договор оказания услуг в форме ГПХ |
Суммы компенсации взамен использования транспорта не подлежат налогообложению НДФЛ и начислению на выплаты страховых взносов. Компенсационные выплаты не облагаются в пределах сумм, обозначенных договором и обоснованных документально. Если между сторонами заключен договор аренды, полученные лицом суммы облагаются НДФЛ в размере 13% для резидентов и 30%, когда арендодателем выступает нерезидент.
Образец служебной записки на компенсацию затрат
Оплата затрат на ГСМ и компенсация других расходов, понесенных в ходе эксплуатации собственного автомобиля в рабочих целях, производится на основании поданной служебной записки на имя руководителя.
ТК не предъявляет особых требований к оформлению документа — его можно написать или напечатать на листе А4 с указанием таких данных:
- сведения о работодателе;
- информация о работнике;
- краткое описание автомобиля, регистрационный номер;
- количество служебных поездок за последний месяц;
- значения тахометра машины на начало месяца и на дату подачи заявления;
- сумма затрат с подтверждающими документами (чеки, квитанции, выписки, путевые листы и т.д.);
- сумма к выплате;
- дата составления заявления;
- собственноручная подпись заявителя.
Нормы покрытия расходов в 2021 году
Законодательством в ПП от 08.02.2002 № 92 установлены компенсируемые нормы расходов. Размер сумм возмещения расходов в 2020 году определяется типом ТС и его техническими показателями. Суммы, выплачиваемые лицам сверх норм, не принимаются в расходах предприятия, учитываемых при определении базы налогообложения прибылью.
| Тип ТС, объем двигателя | Норма возмещения, рубли |
| Легковой тип а/м с объемом двигателя до 2 тысяч куб. см | 1 200 |
| Легковой тип а/м с объемом свыше 2 тысяч куб. см | 1 500 |
| Грузовой тип а/м | Ограничение отсутствует |
| Мотоцикл | 600 |
Выплачиваемая работнику сумма не зависит от числа дней в месяце. В процессе исполнения обязанностей расходы работника могут превысить размер возмещения. Оспорить фиксированную величину, указанную в соглашении или приказе, работник не сможет. Соглашение о предоставлении в любой момент может быть расторгнуто в одностороннем порядке. Для исключения условия о привязке расходов к норме возмещения на предприятиях оформляют договор аренды ТС с включением в размер платы всех затрат.
Как рассчитать размер компенсации за использование личного транспорта?
Из статьи Вы узнаете: 1. Нужно ли удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы с компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях. 2. Можно ли учесть компенсацию за использование личного автомобиля в расходах по налогу на прибыль и УСН. 3. Как рассчитать сумму компенсации и отразить в бухгалтерском учете.
Порядок документального оформления компенсации работнику за использование личного автомобиля в служебных целях мы рассмотрели ранее. Теперь остается выяснить: какими налогами и взносами облагается компенсация и как ее учесть в налоговом и бухгалтерском учете? Забегая немного вперед, скажу, что ответ на эти вопросы во многом зависит от того, является работник собственником автомобиля, или использует его по доверенности. Заинтригованы? Тогда читайте статью.