Понятие и формирование регистров по налогу на прибыль

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Понятие и формирование регистров по налогу на прибыль». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Налоговый учет при УСН – это учет доходов и расходов в Книге учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, для целей исчисления налоговой базы. При объекте налогообложения “доходы” в этой Книге учитываются только доходы; при объекте налогообложения “доходы минус расходов” – и доходы, и расходы. В программе «1С:Бухгалтерия 8» Книга учета доходов и расходов составляется автоматически с помощью специального отчета по данным учета доходов и расходов для целей УСН. Собственно налоговый учет в программе сводится к фиксации совершаемых хозяйственных операций в специальных регистрах накопления. При этом движения в регистрах производятся, как правило, автоматически при проведении документов, которыми регистрируются хозяйственные операции.

Вид движения по статусам оплаты расходов УСН

• Приход – означает регистрацию факта хозяйственной деятельности.

• Расход – означает регистрацию выполнения одного из правил признания дохода или расхода.

Обращаем Ваше внимание, на то, что при проведении документа программа производит поочередно регистрацию всех фактов хозяйственной деятельности, и один документ может содержать в себе регистры с видами движения «Приход» и «Расход» по нескольким статусам регистров сведений.

Пример.
Организация произвела оплату аванса своему поставщику на 50 000 рублей, после чего получила товары от поставщика на сумму 100 000 рублей, при проведении документа «Поступление товаров» будут зафиксированы следующие регистры сведений:

• Приход «Не списано, не оплачено» на сумму 100 000 рублей (факт поступления товара в организацию, выполнение правила документального подтверждения поступления товара)
• Расход «Не списано, не оплачено» на сумму 50 000 рублей (факт зачета аванса оплаты поставщику)
• Приход «Не списано, принято» на сумму 50 000 рублей (фиксация выполнения привязки оплаты по товару)

Что такое налоговый регистр

Начнем с основных понятий, связанных с налоговыми регистрами. Тут надо помнить, что регистры — элемент налогового учета, вести который обязаны только организации, являющиеся плательщиками налога на прибыль, а также налоговые агенты по НДФЛ.
Причем в части НДФЛ все достаточно ясно и лишних требований инспекторы тут не предъявляют. Ведь если в организации или у предпринимателя нет сотрудников, то и спрашивать с них, как с налоговых агентов по НДФЛ нечего. А вот в части налога на прибыль все далеко не так однозначно.

К сожалению, в Налоговом кодексе четко не зафиксировано, что налоговые регистры обязаны вести исключительно плательщики налога на прибыль. Это позволяет налоговым органам требовать регистры и от тех налогоплательщиков, которые не платят налог на прибыль.

При этом инспекторы ссылаются на подпункт 3 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса, который требует от всех налогоплательщиков вести учет доходов, расходов и объектов налогообложения. И, дескать, в этой норме ни слова не сказано, что речь идет только о налоге на прибыль.

Однако от таких требований достаточно легко «отбиться». Нужно лишь обратить внимание излишне ретивых инспекторов на то, что в упомянутом подпункте статьи 23 НК РФ говорится: вести учет налогоплательщики должны, если такая обязанность предусмотрена законодательством о налогах и сборах.

Так вот, обязанность вести налоговые регистры, кроме статьи 230, посвященной НДФЛ, предусмотрена только в статьях 313 и 314 Налогового кодекса. А эти статьи относятся к налогу на прибыль и больше ни к чему!

Требования к налоговым регистрам

Из ст. 314 НК РФ следует, что регистры налогового учета (НУ) заполняются на основании первичных учетных документов непрерывно в хронологическом порядке. Это означает, что беспорядочное или безосновательное занесение данных в регистр, а также пропуски или какие-либо изъятия не допускаются.

ВАЖНО! Расшифровка словосочетания «первичный учетный документ» в НК РФ отсутствует, поэтому подтверждением записей в НУ может служить бухгалтерская первичка (письмо Минфина России от 17.01.2014 № 03-03-06/1/1156).

Не следует забывать, что сформированные налоговые регистры необходимо защищать от несанкционированного исправления. Любые ошибки в регистрах налогового учета исправляются только при соответствующем обосновании, а ответственный исполнитель заверяет все внесенные корректировки своей подписью и указывает дату.

ВАЖНО! Информация, отраженная в регистрах налогового учета, представляет собой налоговую тайну. За ее разглашение (в том числе налоговиками) предусмотрена административная и уголовная ответственность (письмо Минфина России от 12.04.2011 № 03-02-08/41).

Подробнее о требованиях к налоговому учету и налоговым регистрам читайте .

Регистры налогового учета по налогу на прибыль

Для заполнения «прибыльной» декларации понадобится минимум 2 регистра НУ: один по учету доходов, другой по расходам. Информация о полученных доходах и произведенных расходах, сформированная по нормам НУ, позволит определить прибыль — объект налогообложения, без которого расчет самого налога на прибыль невозможен.

О том, какой может быть налоговая база для разных видов налогов, читайте в статье «Основные элементы налогообложения и их характеристика».

Дополнительные регистры придется оформить в случае, когда у налогоплательщика множество видов деятельности, а также, помимо стандартных хозяйственных операций, проводятся операции с особыми условиями перехода права собственности или по которым предусмотрен специальный порядок формирования налоговой базы.

ВАЖНО! Если налогоплательщик не может или не хочет разрабатывать регистры налогового учета, но при этом не желает быть наказанным по ст. 120 НК РФ за их отсутствие, он вправе воспользоваться готовыми. Их формы можно найти в рекомендациях МНС России «Система налогового учета, рекомендуемая МНС России для исчисления прибыли в соответствии с нормами главы 25 НК РФ» от 19.12.2001.

Пример

Специалисты ООО «Ритм» отражают необходимую для расчета налога на прибыль за 2018 год информацию в следующих регистрах налогового учета (РНУ):

• РНУ «Доходы от реализации» ООО «Ритм»;
• РНУ «Расходы, уменьшающие доходы от реализации» ООО «Ритм»;
• РНУ «Внереализационные доходы» ООО «Ритм»;
• РНУ «Внереализационные расходы» ООО «Ритм».

Учитывая, что в указанный период внереализационные доходы и расходы у ООО «Ритм» отсутствовали, остановимся подробнее на оформлении регистров налогового учета полученных доходов и осуществленных расходов по основной деятельности.

Регистр неучитываемых расходов

 Вид затрат 

 Сумма 
 затрат, 
 всего, 
 руб. 

 Налоговый учет 

 Бухгалтерский 
 учет 

 Разница 

 ПНО 

Примечание.
Нормы НК РФ

 Сумма, 
принимаемая
 в расчет, 
 руб. 

 Сумма, не 
принимаемая
 в расчет, 
 руб. 

Счет

 Сумма, 
принимаемая
 в расчет, 
 руб. 

 Дивиденды 

100 000,00

 - 

 100 000,00

 84 

 - 

 - 

 - 

п. 1
ст. 270

 Материальная 
 помощь 

 76 500,00

 - 

 76 500,00

91-2

 76 500,00 

76 500,00

15 300,00

п. 23
ст. 270

 Оплата путевок
 для отдыха 
 работникам 

 36 300,00

 - 

 36 300,00

91-2

 36 300,00 

36 300,00

 7 260,00

п. 29
ст. 270

 Компенсация за
 использование 
 личных 
 легковых 
 автомобилей 
 для служебных 
 поездок 

 15 000,00

 9 000,00 

 6 000,00

 26 

 15 000,00 

 6 000,00

 1 200,00

п. 38
ст. 270

В этом регистре налогоплательщикам, использующим ПБУ 18/02, логично предусмотреть графы для данных бухгалтерского учета, разницы между учитываемыми суммами в учетах, а также исчисляемом с этой разницы ПНО.

Бланк регистра по НДФЛ

В разрабатываемый налоговый регистр включаются сведения из п.1 ст.230. Ниже в таблице даны пояснения по каждому виде необходимой информации.

Если работников много, то удобнее разработать регистр, который бы отражал данные по каждому отдельному физлицу. По такому принципу построен бланк 1-НДФЛ. Можно взять указанный бланк в качестве основы и адаптировать его под современные реалии и требования НК РФ — добавить недостающие данные, убрать лишние, неактуальные.

Компания ведет регистр в удобном виде – бумажном или электронном.

Как сформировать регистры

Как уже упоминалось, закон не устанавливает форму для регистров. Она определяется организацией самостоятельно. Разработанная форма закрепляется в учетной политике. Для этого требуется издать приказ.

Регистры могут разительно различаться по внешнему виду в зависимости от компании. В законе нет ограничений, касающихся формы. Но налогоплательщик должен соблюдать общее правило – в регистрах указываются все сведения, требующиеся для налогового учета. Из предоставленных данных должно быть ясно, как формировалась база под налогообложение.

Данные можно по-разному группировать. Допускается использование таблиц, списков. Однако применяемый инструмент группировки должен быть внесен в учетную политику.

Несмотря на определенную свободу, налогоплательщик должен помнить о ряде ограничений. В частности, в регистре должны присутствовать обязательные реквизиты. Если этих реквизитов нет, регистр будет считаться недействительным.

Какие регистры бывают

В соответствии с указанными выше рекомендациями налоговые регистры можно разделить на 5 групп:

1. Для промежуточных расчетов.
2. Для учета состояния отдельной единицы налогового учета.
3. Для учета хозопераций.
4. Для формирования данных для отчетов.
5. Регистры по учету целевых средств НКО.

Регистры, предназначенные для систематизации промежуточных расчетов, нужны для хранения сведений о порядке выполнения налогоплательщиком расчетов вспомогательных показателей, участвующих в формировании налоговой базы. Промежуточные показатели – это сведения, для которых нет специальных строк в налоговой декларации, что означает, что они хоть и принимают участие в формировании налоговой базы, но в составе других обобщающих расчетов.

Данные, содержащиеся в регистрах с промежуточными расчетами, призваны отражать поэтапное проведение бухгалтерских расчетов и величину промежуточных показателей.

Среди таких регистров можно выделить следующие расчеты:

• учета амортизации активов нематериального характера;
• формирование стоимостного значения объекта учета;
• стоимостного значения списанных на производство сырья (материалов) и/или товаров на реализацию;
• учета задолженности кредиторов по инвентаризационным актам;
• учета безнадежных и сомнительных долгов;
• учета затрат на ремонт;
• учета договоров и расходов по страхованию сотрудников на добровольной основе;
• резерва затрат на выполнение ремонта по гарантии;
• учета затрат (внереализационных) по сделкам, связанным с переуступкой права требования;
• прочие.

Данные из регистров, создаваемых для учета состояния любой единицы в налоговом учете, служат источником получения обобщенной информации о состоянии ряда показателей каждого объекта налогового учета. Причем информация из таких регистров обычно используется не только в одном налоговом периоде, но и дальше. В таких регистрах должно обеспечиваться отображение сведений на каждую отчетную дату о состоянии объекта учета.

Информация из данных регистров используется для подсчета затрат, учитываемых в составе каждого элемента расходов при расчете прибыли.

Регистры из этой подгруппы предназначены для отображения и систематизации информации о:

• объекте основных средств или нематериальных активов;
• купленных партиях товаров или сырья (материалов);
• движении купленных материалов (сырья) или товаров;
• расходах, которые запланировано произвести в будущих периодах;
• учете операций по изменению долгов перед кредиторами;
• учете бюджетных расчетов;
• изменении резерва сомнительных задолженностей;
• учете затрат на ремонт по гарантии;
• учете затрат, связанных с выплатой штрафных санкций.

Как создать регистр налогового учета

Чтобы использовать регистры налогового учета, придется затратить время на разработку их формы, а затем закрепить их в приложении к учетной политике, издав соответствующий приказ (абз. 7 ст. 314 НК РФ).

Законодатель не ограничивает налогоплательщиков в выборе вида и формы этих документов, поэтому регистры налогового учета могут выглядеть по-разному. Объем содержащейся в них информации должен давать представление о том, на основании каких документов и каким образом сформирована налогооблагаемая база. Размещение данных в регистре может быть любым (в табличной или текстовой форме) — эти особенности предусматриваются при разработке форм регистров налогового учета.

Единственное, в отношении чего нельзя проявлять инициативу при оформлении регистров налогового учета, — это обязательные реквизиты. Их состав должен соответствовать НК РФ. Например, при расчете налога на прибыль используются регистры налогового учета, содержащие следующую информацию (абз. 10 ст. 313 НК РФ):

• наименование регистра;
• дату составления;
• натуральные (если это возможно) и денежные измерители операции;
• наименование объектов учета или хозяйственных операций;
• подпись ответственного за составление регистра лица и ее расшифровку.

Вести такие регистры можно любым удобным для налогоплательщика способом: на бумаге или электронно.

Сроки хранения налоговых регистров

В требовании налоговиков о представлении документов часто стоит список регистров НУ по количеству заполненных строк декларации. Штраф за каждый непредставленный документ равен 200 рублям (ст. 126 НК РФ). Они вправе применить еще и ст. 120 НК РФ за грубое нарушение правил НУ.

Расходы можно применить для уменьшения доходов только при их обоснованности и наличии первичных документов для подтверждения (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Соответственно, в течение 4 лет (3 года возможной выездной проверки + текущий год) нужно обеспечить сохранность документов, показывающих получение доходов, осуществление расходов и уплату налогов (подп. 6 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Не так давно Минфин напомнил, что данный срок начинается по окончании периода, в котором данный документ применялся последний раз при составлении налоговой отчетности (письмо от 19.07.2017 № 03-07-11/45829).

Таким образом, документы, подтверждающие величину убытка, в случае его переноса с целью уменьшения налоговой базы на протяжении нескольких последующих лет (п. 4 ст. 283 НК РФ), хранятся после завершения переноса этого убытка в течение 4 лет (письмо Минфина РФ от 25.05.2012 № 03-03-06/1/278).

Документы, подтверждающие формирование первоначальной стоимости амортизируемого актива, начинают отсчитывать свой 4-летний срок хранения только после завершения начисления амортизации (письмо Минфина от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604).

Понятно, что соответствующие регистры НУ хранятся по таким же правилам.

Налоговые регистры по НП должен иметь каждый налогоплательщик, так как ИФНС имеет право при своих регулярных проверках отчетности любой компании на ее «белизну и прозрачность» запросить их.

Важно понимать, что представляют собой регистры по НУ и как их правильно заполнить, чтобы не подставить свою фирму на нежелательные штрафы за непредставленные документы или грубое нарушение правил НУ.

В статье показаны образцы налоговых регистров по налогу на прибыль, которые помогут выполнить требования налоговиков к их оформлению.

Доходы и расходы: как учесть в БУ и НУ

Самым основным моментом, когда наиболее четко можно увидеть различия между бухгалтерским и налоговым учетом, является момент определения прибыли, которая подлежит налогообложению (имеется в виду налог на прибыль).

На что стоит обратить внимание при учете прибыли в налоговом учете:

Начнем с основных средств:

• иногда возникает разница в формировании первоначальной стоимости объектов лизинга в случае его учета у лизингополучателя (если им и являетесь). Если в бухгалтерском учете вы определите эту разницу, как сумму всех лизинговых платежей и выкупной стоимости (без НДС), то в налоговом – по сумме расходов лизингодателя на приобретение этого имущества для передачи в лизинг;
• способы начисления амортизации разные. Все способы, применяемые в бухучете, раскрыты в ПБУ 06/01 «Учет основных средств» – их на сегодняшний момент 4. А вот в НУ предусмотрено всего лишь два – линейный и нелинейный.

Важно! Приказом Минфина от 17.09.20 утвержден новый стандарт по учету основных средств – ФСБУ 6/2020. Он как раз и заменит так знакомое нам ПБУ 06/01. Согласно ему, в бухучете останется всего 3 способа начисления амортизации. Однако его применять нужно с отчетности за 2022 год. Хотите начать применять раньше? Минфин допускает такую возможность – пропишите его в учетной политике.

• установили разный лимит по первоначальной стоимости? Возможны различия между БУ и НУ. Применили повышающий коэффициент при расчете сумм амортизации – придете к такому же итогу. Разный срок полезного использования также приводит к разным данным по остаточной стоимости объектов основных средств, и сумм амортизационных отчислений.

Разная классификация доходов и расходов в БУ и НУ. Поясним.

Когда говорим о выручке – мы и в БУ, и в НУ подразумеваем доходы, которые получаем от реализации – товары, имущественные права, работы и услуги. Различия появляются в определении внереализационных доходов – в НУ их перечень закрытый. Так, доходы от участия в капитале других компаний вы должны учесть в качестве внереализационных. Тогда как БУ позволяет относить их иногда и к доходам от обычных видов деятельности. При этом также дата признания некоторых видов доходов отличается – ведь налоговый учет подразумевает как применение кассового, так и метода начисления.

Что касается расходов, то их перечень закрытый в обоих учетах. А вот касаемо распределения на прямые и косвенные – то тут можно наблюдать некоторые различия. Для этого следует обратиться к ст. 318 НК РФ. Для справки – такого разделения нет в бухгалтерском учете. Отсюда и возможные вытекающие разницы.

Формирование резервов. О чем здесь речь:

1. Если компания определяет, что в налоговом учете также формирует различные резервы, как и в БУ – это не значит, что суммы резервов будут одинаковы. Так, например, резерв под отпуска в НУ формируется исключительно под отпуска работников по текущему году. Поэтому, как правило, на конец года остатки резервов зачастую нулевые. В бухгалтерском учете данный вид резерва практически всегда с остатком.
2. Методы формирования резерва по сомнительным долгам различны – полностью исключить расхождения при его расчете не получится. Кроме того, помните – создавать данный вид резерва в НУ – это право организации, а не обязанность.

Открытый перечень (состав) внереализационных расходов

 Бухгалтерский учет (п.п.7 и 8 ПБУ 9/99) 

 Налоговый учет (НК РФ, ст.250)

Проценты, полученные за предоставление в пользование денежных средств организации 

Проценты, полученные по договорам займа 

Активы, полученные безвозмездно 

Безвозмездно полученное имущество 

Прибыль прошлых лет, выявленная в отчетном году 

Доходы прошлых лет, выявленные в отчетном периоде 

Курсовые разницы 

В виде положительных курсовых разниц 

Штрафы, пени, неустойки за нарушение условий договоров 

В виде штрафов, пеней и (или) иных санкций за нарушение договорных обязательств, а также суммы возмещения убытков и ущерба 

Суммы кредиторской и дебиторской задолженности, по которым истек срок исковой давности 

В виде сумм кредиторской задолженности (обязательств перед кредиторами), списанных в связи с истечением срока исковой давности 

Перечень открытый 

Перечень открытый 

Аналитический учет по счетам 91-1 “Прочие доходы” и 99 “Прибыли и убытки” следует построить таким образом, чтобы получать информацию по каждому виду операционных, внереализационных и чрезвычайных доходов.

I. Регистры промежуточных расчетов

1. Регистр-расчет формирования стоимости объекта учета.
2. Регистр-расчет учета амортизации нематериальных активов.
3. Регистр-расчет стоимости списанных сырья и (или) материалов по методу ФИФО (ЛИФО).
4. Регистр-расчет стоимости списанных товаров по методу ФИФО (ЛИФО).
5. Регистр-расчет стоимости сырья (материалов), списанных в отчетном периоде.
6. Регистр учета сомнительной и безнадежной дебиторской задолженности по результатам инвентаризации на отчетную дату.
7. Регистр-расчет резерва сомнительных долгов текущего отчетного (налогового) периода.
8. Регистр учета кредиторской задолженности по результатам инвентаризации на отчетную дату.
9. Регистр учета договоров на добровольное страхование работников.
10. Регистр учета расходов по добровольному страхованию работников.
11. Регистр-расчет расходов по добровольному страхованию работников текущего периода.
12. Регистр-расчет расходов на ремонт текущего отчетного периода.
13. Регистр-расчет расходов на ремонт, учитываемых в текущем и будущих периодах.
14. Регистр учета внереализационных расходов по операциям уступки прав требования, относящихся к будущим периодам.
15. Регистр-расчет резерва расходов на гарантийный ремонт.
16. Регистр-расчет коэффициента для перерасчета резерва расходов на гарантийный ремонт.

К первой группе отнесены регистры промежуточных расчетов, где определяются промежуточные показатели, для которых не предусмотрено отдельных строк в налоговой декларации. Основная задача промежуточных расчетов – помощь при переходе от одного этапа заполнения регистров налогового учета к последующему.

Пример 2. Для заполнения налогового Регистра информации об объекте основных средств, сведения из которого войдут в Регистр-расчет амортизации основных средств, нужно определить стоимость каждого основного средства. Эта стоимость может складываться из различных расходов. Для объединения этих данных необходимо заполнить промежуточный Регистр-расчет формирования стоимости объекта учета, где суммируются все расходы на приобретение основного средства.

Воспользуемся условиями примера 1.

Как создать регистр налогового учета

Чтобы использовать регистры налогового учета, придется затратить время на разработку их формы, а затем закрепить их в приложении к учетной политике, издав соответствующий приказ (абз. 7 ст. 314 НК РФ).

О нюансах формирования налоговой учетной политики читайте в статье «Как составить налоговую политику организации?».

Законодатель не ограничивает налогоплательщиков в выборе вида и формы этих документов, поэтому регистры налогового учета могут выглядеть по-разному. Объем содержащейся в них информации должен давать представление о том, на основании каких документов и каким образом сформирована налогооблагаемая база. Размещение данных в регистре может быть любым (в табличной или текстовой форме) — эти особенности предусматриваются при разработке форм регистров налогового учета.

Единственное, в отношении чего нельзя проявлять инициативу при оформлении регистров налогового учета, — это обязательные реквизиты. Их состав должен соответствовать НК РФ. Например, при расчете налога на прибыль используются регистры налогового учета, содержащие следующую информацию (абз. 10 ст. 313 НК РФ):

• наименование регистра;
• дату составления;
• натуральные (если это возможно) и денежные измерители операции;
• наименование объектов учета или хозяйственных операций;
• подпись ответственного за составление регистра лица и ее расшифровку.

Вести такие регистры можно любым удобным для налогоплательщика способом: на бумаге или электронно.

Как заполнить «расходный» налоговый регистр

С заполнением «расходных» регистров налогоплательщики могут испытывать определенные трудности. Это связано с тем, что признание расходов в налоговом учете не всегда совпадает с отражением аналогичных расходов в бухучете. Так что использовать бухгалтерские учетные регистры без внесения в них дополнительных корректировок не всегда представляется возможным.

К примеру, отдельные виды расходов в БУ отражаются в полном объеме, а в НУ нормируются (рекламные, представительские и т. д.). А некоторые виды затрат налоговое законодательство вообще запрещает признавать в составе расходов, формирующих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

О нюансах признания прочих расходов, связанных с производством и реализацией, читайте здесь.

Специалист ООО «Ритм» сформировал РНУ «Расходы, уменьшающие доходы от реализации», в котором отразил следующие виды расходов: затраты на основное сырье и материалы, зарплату вместе с начисленными страховыми взносами, амортизацию имущества ООО «Ритм», расходы на тепло, воду, электроэнергию и др.

Информацию для заполнения регистра бухгалтер взял из данных бухучета (по счетам 20, 26, 44, 91 и др.). В отчетном периоде фирма не осуществляла расходов, признание которых в НУ не совпадает с правилами БУ, поэтому корректировать данные бухучета не пришлось.

Образец заполненного регистра налогового учета «Расходы, уменьшающие доходы от реализации» вы также можете скачать на нашем сайте.

Похожие записи:

• Станьте частью сообщества Lingvovisor
• Какие права есть у инвалидов в России и как их отстоять
• Порядок оформления срочного трудового договора на время декретного отпуска