Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сроки хранения документации по кадрам и бухучету в 2022 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Обратите внимание: для сроков, которые зависят от даты оформления документов, используется обозначение «50/75 лет». 50 календарных лет должен храниться документ, оформленный после 2003 года, 75 лет — оформленный до 2003 года. Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что после его истечения документ может быть отобран на постоянное хранение.
Сроки хранения документов по бухучету
Сроки хранения бухгалтерских документов регламентированы Законом от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ. В большинстве случае он равен 5-ти годам, однако имеются некоторые особые моменты по порядку расчета этого срока.
К примеру, по первичной учетной документации, регистрам бухучета, бухгалтерской отчетности, аудиторским заключениям отсчет срока в 5 лет начинается после соответствующего отчетного периода (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). Что касается учетной политики и иной документации, которая связана с организацией и ведением бухучета, а также средств, которые обеспечивают воспроизведение электронных документов и проверку подлинности ЭП, то срок в 5 лет отсчитывается с года, в котором они в последний раз применялись для формирования бухотчетности (п. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).
Оправдательные документы, которые прошли проверку, например, кассовая документация и книги, банковская документация, ордера, табели, акты о приеме или сдаче, о списании имущества, квитанции, авансовые отчеты и т.д., также нужно хранить не меньше 5-ти лет. Если же возникли споры или разногласия, то тогда документацию нужно хранить до принятия решения по делу, даже в случае, если его вынесли за пределы указанного срока (ст. 277 Перечня по Приказу № 236).
Что касается времени хранения документов о переоценке основных средств, расчете амортизации, списании основных фондов или нематериальных активов, то этот срок начинается с момента непосредственного выбытия указанных объектов (ст. 323 Перечня по Приказу № 236).
Срок хранения путевых листов — 5 лет, однако этот период увеличивается до 50 лет, когда нет иных документов, которые подтверждали бы вредные или опасные условия труда (ст. 553 Перечня по Приказу № 236).
Важно! Здесь и далее если срок указывается в 50 лет по Перечню из Приказа № 236, то он касается документов, которые созданы после 1 января 2003 года. Эти же документы, сформированные до указанной даты, необходимо хранить не менее 75 лет.
Сроки хранения документов по налогам
Информацию бухгалтерского и налогового учета и иную документацию, которые нужны для расчета и уплаты налогов, в т.ч. документацию, которая подтверждает получение доходов, проведение расходов, уплату (удержание) налогов, требуется хранить 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК). Отсчет периода производится по окончании налогового периода, в котором документ использовали в последний раз для формирования налоговой отчетности, расчета и уплаты налогов, подтверждения поступивших доходов или осуществленных расходов (Письмо Минфина от 19.07.2017 г. № 03-07-11/45829).
Внимание! Имеется исключение для документов, которые подтверждают объем понесенного убытка — они хранятся весь период, когда убыток уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на размеры ранее полученных убытков (п. 4 ст. 283, п. 7 ст. 346.18 НК).
4 года нужно хранить книги покупок и продаж, в т.ч. дополнительные листы к ним. Отсчет срока производится с даты последней записи в книге. Счета-фактуры нужно хранить 5 лет (ст. 317 Перечня по Приказу № 236).
5 лет нужно хранить налоговые декларации и расчеты по всем налогам. При этом исключение — декларации ИП за период до 2002 года включительно, которые хранятся 75 лет (ст. 310 Перечня по Приказу № 236). РСВ должны храниться 50 лет с момента их формирования (ст. 308 Перечня по Приказу № 236).
Документы для расчета и уплаты страхвзносов хранятся 6 лет (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК). К ним относятся карточки индивидуального учета размеров начисленных выплат и иных вознаграждений и размеров начисленных страхвзносов (ст. 309 Перечня по Приказу № 236).
Важно! Если не ведутся лицевые счета или не оформляются ведомости начисления зарплаты, карточки индивидуального учета хранятся 50 лет (ст. 309 Перечня по Приказу № 236).
Точно не установлено, с какого момента нужно отсчитывать срок для документации, которая используется для расчета страхвзносов. В таком случае можно ориентироваться на налоговую документацию, т.е. отсчет срока производить по окончании расчетного периода, в котором документация применялась в последний раз при расчете и уплате страхвзносов и при формировании отчетности по ним.
Переписка с ИФНС (уведомления, требования, акты решения и т.д.) хранится 5 лет. Срок составляет 10 лет, когда жалоба подана по результатам выездной или камеральной проверки (п. 148, 314 Перечня по Приказу № 236). Электронные документы с усиленной квалифицированной ЭП и сертификаты ключей проверки ЭП, которой подписаны жалобы и технологические документы, хранятся 5 лет. Срок отсчитывается с момента получения или отправки соответствующего документа (п. 3 Порядка из Приложения № 4 к Приказу ФНС от 20.12.2019 г. № ММВ-7-9/645@).
Важно! Контракты на закупку товаров, работ, услуг по госзаказам хранятся 5 лет после завершения обязательств по ним (си. 224 Перечня по Приказу № 236).
Документы об аттестации, повышении квалификации и переподготовке, независимой оценке квалификации
|
ВИД ДОКУМЕНТА |
СРОК ХРАНЕНИЯ |
ПРИМЕЧАНИЕ |
| Квалификационные требования, профессиональные стандарты: | – | |
| а) по месту утверждения; | Постоянно | |
| б) в других организациях | До замены новыми | |
| Типовые дополнительные профессиональные программы: | – | |
| а) по месту утверждения; | Постоянно | |
| б) в других организациях | До замены новыми | |
| Программы повышения квалификации и программы профессиональной переподготовки: | – | |
| а) по месту утверждения; | 5 лет | |
| б) в других организациях | До замены новыми | |
| Учебные планы, задания | 5 лет | – |
| Учебно-методические пособия по повышению квалификации и профессиональной переподготовке: | – | |
| а) по месту разработки; | Постоянно | |
| б) в других организациях | До минования надобности | |
| Документы (проекты, отзывы, заключения) о разработке учебных программ, планов, пособий | 5 лет | – |
| Курсовые и контрольные работы слушателей организаций, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ | 1 год | – |
| Планы повышения квалификации работников и профессиональной переподготовки работников: | – | |
| а) по месту утверждения; | 5 лет | |
| б) в других организациях | До минования надобности | |
| Отчеты о выполнении планов повышения квалификации и профессиональной переподготовки работников | 5 лет | – |
| Документы (тесты, анкеты, вопросники) по определению (оценке) профессиональных и личностных качеств работников | 5 лет | – |
| Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий; документы (протоколы счетных комиссий; бюллетени тайного голосования) к ним | 10 лет | – |
| Заявления о несогласии с постановлениями аттестационных, квалификационных комиссий; документы (справки, заключения) об их рассмотрении | 5 лет | – |
| Документы (списки, ведомости) по аттестации и квалификационным экзаменам | 5 лет | – |
| Документы (заявления, свидетельства о квалификации и приложения к нему, заключения о прохождении профессионального экзамена) о прохождении независимой оценки квалификации работников или лиц, претендующих на осуществление определенного вида трудовой деятельности | 5 лет | – |
| Журналы учета выдачи дипломов, удостоверений, сертификатов, свидетельств о профессиональной переподготовке, повышении квалификации и их дубликатов | 50 лет | – |
| Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов | 1 год | – |
| Документы (справки, информации, докладные записки, отчеты) о повышении квалификации, профессиональной переподготовке работников, о проведении независимой оценки квалификации | 5 лет | – |
| Договоры об образовании на обучение по дополнительным профессиональным программам, ученические договоры, договоры о проведении независимой оценки квалификации | 5 лет (1) | (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору |
| Журналы учета занятий организаций, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ | 3 года | – |
| Журналы учета посещения занятий обучающимися в организациях, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ | 1 год | – |
| Документы (расписания, планы, графики) о проведении занятий, консультаций, итоговой аттестации | 1 год | – |
| Документы (представления, списки, характеристики, справки) о начислении стипендий обучающимся работникам | 5 лет | – |
| Документы (заявки, программы, графики, планы, отчеты, отзывы, списки, характеристики) об организации и проведении практики и стажировки обучающихся | 5 лет | – |
| Списки работников, прошедших повышение квалификации и профессиональную переподготовку, независимую оценку квалификации | 3 года | – |
| Переписка по аттестации, повышению квалификации и профессиональной переподготовке работников, по проведению независимой оценке квалификации | 3 года | – |
Сроки хранения документов организаций
| Категория документации | Вид документов | Прежние сроки | Новые сроки |
|---|---|---|---|
| Налоговый учет | Счета-фактуры | 4 года | 5 лет |
| Налоговый учет | Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами | 75 лет | 5 лет |
| Налоговый учет | Книги учета доходов и расходов ИП и организаций, применяющих УСН | Постоянно | 5 лет |
| Налоговый учет | Расчеты по страховым взносам за своих сотрудников | При наличии лицевых счетов — 5 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50 лет (если документы оформлены с 2003 года)/75 лет (если документы оформлены до 2003 года) |
50/75 лет |
| Налоговый учет | Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов | При наличии лицевых счетов — 5 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
При наличии лицевых счетов — 6 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
| Бухгалтерский учет | Документы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах | 5 лет, для части этой документации — постоянно | 10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу |
| Бухгалтерский учет | Документы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы) | При наличии лицевых счетов — 5 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
При наличии лицевых счетов — 6 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
| Кадровый учет | Приказы о дисциплинарных взысканиях и документы, послужившие основанием для их вынесения | 5 лет | 3 года |
| Кадровый учет | Заявки о потребности в иностранных сотрудниках | 5 лет | 1 год |
| Кадровый учет | Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности | Постоянно | 5 лет |
| Кадровый учет | Карточки учета, книги, журналы, базы данных отпусков | 3 года | 5 лет |
| Кадровый учет | Документы учета аварий и несчастных случаев на производстве | Постоянно | 45 лет |
| Кадровый учет | Графики отпусков | 1 год | 3 года |
Что делать в первую очередь
Сохраняйте спокойствие. Для начала расчистите стол и полки в шкафах.
Возьмите несколько десятков картонных регистраторов типа «Корона».
Подпишите их, для начала — карандашом, в соответствии со списком кадровых документов, которые должны быть в любой организации (его я привожу ниже).
Сделайте из этого списка чек-лист и начните разбирать документы по папкам, найдете обязательные — отмечайте в чек-листе.
За каждое нарушение трудового законодательства КоАП РФ предусматривает штрафные санкции:
- Для должностных лиц — 1000–5000 руб.
- Для предпринимателей — 1000–5000 руб.
- Для юридических лиц — 30 000–50 000 руб.
Сколько хранить кадровые документы
Все кадровые документы каждый работодатель обязан хранить определенный промежуток времени. Как правило, они отправляются в архив и находятся там до истечения срока хранения, отведенного действующим российским законодательством.
| Тип документа | Дополнение | Период нахождения в архиве, в лет |
| Личный состав | Бумаги, определенные статьей 125 закона, регламентирующие архивное дело. | От 50 до 75 |
| Личная карточка сотрудника и дела работников | Личная карточка является обязательной для составления, а личное дело – нет. | От 50 до 75 |
| Трудовой контракт, дополнительное соглашение к подобным договорам | Все документы, регламентирующие отношения между работником и работодателем, независимо от их названия. | От 50 до 75 |
| Приказы о применении дисциплинарного взыскания | Только в том случае, если подобные бумаги составляются на предприятии. | 3 |
| Согласие на обработку личной информации | Кроме документов, регламентирующий порядок обработки. Такие бумаги не подлежат утилизации. | 3 |
| Личные бумаги, принадлежащие работнику | К ним могут относиться трудовые книжки, дипломы, сертификаты о повышении квалификации. | До 75 лет или до востребования работником |
| Документы, регламентирующие трудовую деятельность работника на предприятии, либо о трудовом стаже | В любой момент работник, который давно прекратил отношения с данным работодателем, вправе запросить справку о стаже или трудовой деятельности. | От 50 до 75 |
| Бумаги, предназначенные для учета рабочего времени и отдыха | К ним относят различные журналы, табели и др. | 5 |
| Если работа связана с опасными условиями. | До 75 | |
| График предоставления отпусков | Отсчет начинается с года, следующего за предоставлением отпуска всем сотрудникам на основании данного документа. | 3 |
| Отчеты работников о командировке | Составляются всеми сотрудниками, которые по долгу службы были отправлены в командировку. | 5 |
| Больничный лист | К данным документам также относят журналы, предназначенные для учета больничных. | 5 |
| Приказы и основания к ним | Основная деятельность компании | Не подлежат утилизации |
| Дополнительная деятельность предприятия, например о ведении хозяйственной жизни | 5 | |
| По сотрудникам (об обороте кадров) | От 50 до 75 | |
| Об отпусках, командировках, служебных проверках | 5 | |
| Об отпусках, командировках, служебных проверках, если условия работы признаны опасными | От 50 до 75 | |
| Типовая должностная инструкция | Отсчет начинается с года, в котором произведена замена | 3 |
| Должностная инструкция для работника | Регламент, составленный для конкретного сотрудника | От 50 до 75 |
| Документы, составленные при несчастном случае на производстве | Сюда входят все бумаги, формируемые в том случае, если случился несчастный случай с сотрудником во время исполнения им трудовых обязанностей. В том числе документы о проведении расследования | 45 |
| Правила трудового распорядка | Данный документ отличается от штатного расписания или графика сменности. Как правило, он описывает действия работника от начала смены до ее окончания. | 1 |
Что делать с документами при ликвидации компании
При ликвидации организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности документы нужно сдать в государственный или муниципальный архив (п. 10 ст. 23 Федеральный закон от 22 октября 2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).
В архив в обязательном порядке сдаются следующие документы ликвидированной организации:
- документы по личному составу организации;
- документы, сроки временного хранения которых не истекли;
- документы, относящиеся к Архивному фонду РФ (такой статус документы могут получить по результатам экспертизы их ценности).
Сроки хранения кадровых документов представлены в таблице:
| Наименование документа | Срок хранение |
| Коллективные договоры | до ликвидации |
| Правила трудового распорядка | до ликвидации |
| Положения об оплате трудовой деятельности | до ликвидации |
| Положения об аттестации | до ликвидации |
| Протоколы аттестационных комиссий | пятнадцать лет |
| Положения о системах обучения | до ликвидации |
| Учётные журналы для трудовых книг | пятьдесят лет с последующей передачей в госархив |
| Приходно-расходная документация | пятьдесят лет с последующей передачей в госархив |
| Приказы по основной деятельности | до ликвидации |
| Учётные журналы документов | до ликвидации |
| Книги для регистрации командировочных удостоверений | пять лет |
| Учётные книги приказов | всё время хранения этих приказов |
| Штатные расписания | пять лет |
| Отпускные графики | один год |
| Трудовые договоры | семьдесят пять лет |
| Приказы о приёме на вакантные места | семьдесят пять лет |
| Трудовые книги | пятьдесят лет |
| Личные карточки | семьдесят пять лет |
| Анкеты | семьдесят пять лет |
| Личные дела | семьдесят пять лет |
| Приказы о переводах | семьдесят пять лет |
| Приказы об увольнениях | семьдесят пять лет |
| Приказы о предоставлении отпусков | пять лет |
| Табели рабочего времени | семьдесят пять лет |
| Договоры о материальной ответственности | пять лет |
| Графики смен | пять лет |
| Списки персонала, занятого вредным трудом | семьдесят пять лет |
| Списки льготников (по уходу на пенсию) | пятьдесят лет |
| Инструкции по безопасности | всё время |
| Положения о защите персональных данных | до ликвидации |
Документы об аттестации, повышении квалификации и переподготовке, независимой оценке квалификации
| ВИД ДОКУМЕНТА | СРОК ХРАНЕНИЯ | ПРИМЕЧАНИЕ |
| Квалификационные требования, профессиональные стандарты: | – | |
| а) по месту утверждения; | Постоянно | |
| б) в других организациях | До замены новыми | |
| Типовые дополнительные профессиональные программы: | – | |
| а) по месту утверждения; | Постоянно | |
| б) в других организациях | До замены новыми | |
| Программы повышения квалификации и программы профессиональной переподготовки: | – | |
| а) по месту утверждения; | 5 лет | |
| б) в других организациях | До замены новыми | |
| Учебные планы, задания | 5 лет | – |
| Учебно-методические пособия по повышению квалификации и профессиональной переподготовке: | – | |
| а) по месту разработки; | Постоянно | |
| б) в других организациях | До минования надобности | |
| Документы (проекты, отзывы, заключения) о разработке учебных программ, планов, пособий | 5 лет | – |
| Курсовые и контрольные работы слушателей организаций, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ | 1 год | – |
| Планы повышения квалификации работников и профессиональной переподготовки работников: | – | |
| а) по месту утверждения; | 5 лет | |
| б) в других организациях | До минования надобности | |
| Отчеты о выполнении планов повышения квалификации и профессиональной переподготовки работников | 5 лет | – |
| Документы (тесты, анкеты, вопросники) по определению (оценке) профессиональных и личностных качеств работников | 5 лет | – |
| Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий; документы (протоколы счетных комиссий; бюллетени тайного голосования) к ним | 10 лет | – |
| Заявления о несогласии с постановлениями аттестационных, квалификационных комиссий; документы (справки, заключения) об их рассмотрении | 5 лет | – |
| Документы (списки, ведомости) по аттестации и квалификационным экзаменам | 5 лет | – |
| Документы (заявления, свидетельства о квалификации и приложения к нему, заключения о прохождении профессионального экзамена) о прохождении независимой оценки квалификации работников или лиц, претендующих на осуществление определенного вида трудовой деятельности | 5 лет | – |
| Журналы учета выдачи дипломов, удостоверений, сертификатов, свидетельств о профессиональной переподготовке, повышении квалификации и их дубликатов | 50 лет | – |
| Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов | 1 год | – |
| Документы (справки, информации, докладные записки, отчеты) о повышении квалификации, профессиональной переподготовке работников, о проведении независимой оценки квалификации | 5 лет | – |
| Договоры об образовании на обучение по дополнительным профессиональным программам, ученические договоры, договоры о проведении независимой оценки квалификации | 5 лет (1) | (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору |
| Журналы учета занятий организаций, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ | 3 года | – |
| Журналы учета посещения занятий обучающимися в организациях, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ | 1 год | – |
| Документы (расписания, планы, графики) о проведении занятий, консультаций, итоговой аттестации | 1 год | – |
| Документы (представления, списки, характеристики, справки) о начислении стипендий обучающимся работникам | 5 лет | – |
| Документы (заявки, программы, графики, планы, отчеты, отзывы, списки, характеристики) об организации и проведении практики и стажировки обучающихся | 5 лет | – |
| Списки работников, прошедших повышение квалификации и профессиональную переподготовку, независимую оценку квалификации | 3 года | – |
| Переписка по аттестации, повышению квалификации и профессиональной переподготовке работников, по проведению независимой оценке квалификации | 3 года | – |
Что относится к кадровым документам?
Чтобы ответить на вопрос о том, как хранить кадровые документы, нужно понять, что к ним относится. Согласно ФЗ, в группу кадровых документов входят: личные дела, приказы по личному составу, личные карточки, трудовые книжки, ведомости по начислению заработной платы или лицевые счета, трудовые соглашения (договоры), табели учета рабочего времени.
К кадровым документам, помимо перечисленного, также относят следующее:
- документы об установлении персональных окладов, надбавок, ставок;
- документы по аттестации и установлению квалификации;
- документы о трудовой деятельности с вредными, опасными и иными условиями труда;
- списки работников, имеющих право на льготы;
- документы о награждении работников;
- документы по оформлению служебных поездок и командировок;
- документы по воинскому учету.
Какие требования существуют
В ст. 17 № 125-Ф3 прописано, что все организации обязаны хранить документацию по учету кадров. Для выполнения закона заводятся и ведутся дела. Обычно формирование дел из документации кадровой службы происходит со следующего календарного года. Регламентируется создание, оформление и ведение деловой номенклатуры, которая утверждается руководством компании индивидуально. Сформированные дела уменьшают время поиска требуемых данных, и одновременно происходит подготовка для отправления оконченных дел в хранилище.
Ниже представлен перечень требований, согласно которым необходимо вести кадровый учет:
- Создание и оформление дел для любой документации по кадрам происходит согласно регламенту делопроизводства предприятия.
- Дело считается начатым, когда в него был подшит 1-й документ.
- При ведении дела оформляют обложку. На ней должны быть указаны следующие данные: юридическое наименование предприятия; название подразделения, в котором работает подчиненный; на папке дела обязан присутствовать учетный номер; название самого дела; время, в течение которого дело будет храниться.
- Подшивать в дело разрешено только бумаги, которые приведены в исполнение и прошли оформление.
- В дело допущена подшивка только оригинальных бумаг, кроме ряда оговоренных случаев.
- В папку дела разрешено заносить бумаги, выпущенные и выполненные в одном календарном году.
- Допустимый размер дела – 250 листов и максимально допустимой толщиной в 4 сантиметра.
В марте 2016 года поменялись сроки хранения кадровых документов. С 13 марта прошлого года документация по штату организации хранится не 75, а 50 лет.
Изменение коснулось всей документации, которая демонстрирует взаимоотношения между работодателем и подчиненным.
Сколько хранятся кадровые документы? В ст. 21.1 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ указано, что сроки хранения архивных бумаг определяются перечнями документов, указанных в ст. 6 и 23 Закона №125-РФ, а также иными законами РФ.
В соответствии с новой редакцией ст. 22.1 Закона №125-ФЗ, сроки хранения документов будут зависеть от года, в котором они были составлены:
- если до 1 января 2003 года − 75 лет;
- если после 1 января 2003 года – 50 лет.
Указанные сроки не распространяются на документацию по личному составу, в отношении которой нормативными актами установлены иные сроки. При ликвидации субъекта экономической деятельности его документы по описи передаются правопреемнику, в государственный или муниципальный архив.
ИП и организации могут не хранить локальную документацию, составление которой не носит обязательный характер. К ней относятся различные положения (о персонале, о проведении аттестации, о структурных подразделениях).
Конкретные сроки хранения кадровых документов приведены далее:
- приказы о приеме на работу, переводе, увольнению и пр. – 50 лет (75 – если они закончены делопроизводством до 01.01.2003 г.);
- личные карточки и дела работников, трудовые договоры, штатное расписание – 50 (75) лет; по руководителям – постоянно;
- табель учета рабочего времени – 50 (75) лет;
- приказы о предоставлении ежегодных отпусков, направлении в командировки, взыскании с сотрудников – 5 лет;
- материалы аттестации рабочих мест – 45 лет, при наличии вредных и опасных условий — постоянно;
- правила трудового распорядка – 1 год;
- график отпусков – 1 год;
- документы (справки, ведомости, расчеты, списки) о высвобождении рабочих мест, о переводе работников на сокращенный рабочий день, о решении трудовых споров – 5 лет;
- документы об учете рабочего времени – 3 года;
- должностные инструкции типовые – 50 (75) лет;
- экземпляр трудового договора – 50 (75) лет;
- бумаги, подтверждающие получение сотрудником образования за счет компании – 4 года;
- договор о полной материальной ответственности – 5 лет;
- книга учета приказов о приеме персонала на работу и увольнении – 50 (75) лет.
Полный перечень сроков хранения приведен в Приказе Минкультуры РФ от 25.08.2010 г № 558.
Обязательные сроки хранения кадровых документов в организации в 2021 году регламентирует п. 8 «Кадровое обеспечение» раздела II упомянутого приказа Росархива. Он включает следующие группы документов:
- пункт 8.1 – прием, перевод на другую работу (перемещение), увольнение работников, кадровый учет;
- пункт 8.2 – противодействие коррупции;
- пункт 8.3 – аттестация, повышение квалификации и профессиональная переподготовка работников, независимая оценка квалификации;
- пункт 8.4 – награждение.
Вот для каких документов по кадрам увеличили срок хранения с 2021 года. Например:
- график отпусков – 3 года, а не год;
- книги, журналы, карточки учета, базы данных отпусков – 5 лет вместо трех.
А вот по каким документам уменьшили срок хранения с 2021 года:
- документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года вместо пяти лет;
- заявки о потребности в иностранцах – 1 год вместо пяти лет;
- документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда – 5 лет, а не постоянно;
- книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий – 45 лет, а не постоянно.
Для ряда документов срок хранения зависит от того, когда по ним закончено делопроизводство:
- если до 01.01.2003, то их нужно хранить 75 лет;
- если после – 50 лет.
Обычно это трудовые договоры, документы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки работников. Сейчас такие документы хранят 75 лет.
А вот для каких документов установили специальный срок хранения (раньше не было):
- уведомления, предупреждения работников – 3 года;
- заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – 1год;
- журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.
Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования. Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий.
Документом называется материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Кроме того, атрибутивной функцией документа является способность его служить доказательством. Поэтому документ — это важнейший инструмент эффективного управления. Отражением эффективных взаимоотношений юридических лиц с государством, структурами гражданского общества, отдельными лицами, другими представителями бизнеса является документационное обеспечение управления, или делопроизводство.
Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Делопроизводство реализуется во всех структурных подразделениях юридического лица, работающего с документами.
Правила ведения делопроизводства в организациях устанавливаются в общегосударственном масштабе преимущественно в форме государственных стандартов России, типовых инструкций или правил, положений по делопроизводству, унифицированных форм документов, типовой номенклатуры дел, установления типовых сроков хранения документов, правил хранения и утилизации документов. Перечисленные выше документы разрабатываются специально уполномоченными государственными организациями в соответствии с действующим законодательством. В отдельно взятой организации делопроизводство регулируется разработкой собственной инструкции по делопроизводству или стандарта организации, которая утверждается первым лицом предприятия в качестве нормативного правового акта, обязательного для исполнения работниками всех уровней. Разработка инструкции и контроль над выполнением ее положений возлагается на службу делопроизводства.
Грамотное управление персоналом невозможно без отлаженной системы кадрового делопроизводства, которое является неотъемлемой частью любой организации (предприятия, учреждения) независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой системы.
Каждый руководитель должен учитывать, что недопустимо отсутствие кадровой документации, отражающей трудовую деятельность и подтверждающей трудовой стаж работника, необходимый для начисления пенсии. Именно руководители организаций и предприятий несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся на предприятии.
Современное законодательство требует оформления большого количества документов, фиксирующих различные аспекты трудовых отношений работника и работодателя. Для того чтобы правильно оформить документ, необходимо определить, к какой группе документов или системе документации он относится.
Для осуществления функции управления кадрами и решения кадровых задач на предприятии создается самостоятельное структурное подразделение или назначается желательно освобожденный от других видов работ специальный сотрудник, организующий весь процесс управления кадрами совместно с руководством организации.
Предложенная вашему вниманию книга основана на личном опыте организации кадрового документооборота практически «с нуля» на уже функционирующем государственном предприятии.
С советских времен сложилось позитивное мнение о том, что в кадровых службах государственных учреждений и предприятий сохраняются многолетние традиции обязательного и строгого ведения кадровой документации, а в коммерческих организациях недооценивают роль документации по личному составу, нередко она вообще отсутствует или находится в неудовлетворительном состоянии. Действительно, руководители коммерческих организаций часто не считают необходимым создание отдельного структурного подразделения по учету кадров. Обязанности по оформлению трудовых книжек сотрудников и издание минимума приказов возлагают на секретарей или бухгалтеров, которые из-за большого объема основной работы ведут кадровое делопроизводство с нарушениями требований Трудового кодекса Российской Федерации, Инструкции по ведению трудовых книжек, не выполняют и не учитывают требований архивных органов к кадровой документации. Однако и в бюджетных организациях работа по учету, к сожалению, далеко не всегда поставлена как следует.
Занимаясь работой с персоналом, понимаешь, что правильная организация кадрового делопроизводства на предприятии требует знания большого количества нормативных материалов, умения ориентироваться в изменениях в законодательстве и новых формах применяемых документов.
Эта книга содержит подборку актуальных нормативных материалов в помощь как специалисту-кадровику, занимающемуся кадровым делопроизводством, так и секретарю, решающему кадровые вопросы своей компании.
Необходимо уметь работать с кадровой документацией, стремясь при этом защитить интересы работодателя и не ущемить интересы работника, т.к. жизнь постоянно напоминает, что правовая грамотность и самоуважение людей в наше время все больше возрастают. Появляется все больше источников юридических знаний по трудовым вопросам. Поэтому необходимо быть грамотным кадровым работником, умеющим вести работу по документационному обеспечению управления персоналом, не нарушая прав и не ущемляя интересов обеих сторон.