Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Командировочные расходы в бюджетном учреждении: применяем правильно КВР и КОСГУ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Важные изменения коснулись порядка нормирования размера суточных в организации. Предельно допустимого размера суточных действующим законодательством не установлено. Следовательно, в учреждении может быть принята любая сумма в день: как 50, так и 3000 рублей.
Организация направила Голубеву К. В. в Бельгию на 5 дней (с 3 по 7 июня).
03 июня Организация выдала сотруднику на командировку:
- на карту сотрудника — 520 EUR (суточные и оплата гостиницы);
- билеты (приобретены организацией, оплата в рублях);
- наличными — 700 руб. (суточные).
10 июня Голубева К. В. отчиталась о командировке. Расходы составили 530 EUR. В тот же день сумма перерасхода 10 EUR зачислена на карту сотрудника.
В соответствии с положением о командировках при поездках за границу суточные выдаются, из расчета:
- 64 EUR в сутки — на территории Бельгии (64 * 4 дня) — 256 EUR;
- 700 руб. в сутки — на территории РФ (700 * 1 день) — 700 руб.
Условные курсы для оформления примера:
- 3 июня курс ЦБ РФ — 76 руб./EUR;
- 10 июня курс ЦБ РФ — 78 руб./EUR.
- 30 июня курс ЦБ РФ — 83 руб./EUR.
Командировки за границы России положено оплачивать в повышенном размере. Лимиты на 2020 год отсутствуют. Единственное ограничение — лимит в части налогообложения суточных. Статья 217 НК РФ устанавливает норму в 2500 рублей в сутки. Но работодатель вправе выплачивать больше, в зависимости от финансовых возможностей учреждения.
Если в организации утвержден больший лимит, например 3000 рублей в сутки, то с разницы в 500 рублей (3000 — 2500) необходимо удержать НДФЛ в размере 13 %, а также начислить страховые взносы по действующим тарифам.
Допустимо предусмотреть лимиты отдельно для каждой страны пребывания. Например, отдельно для поездок в Европу, страны СНГ, Азии, Америки. Например, ограничения действуют для федеральных бюджетников (Постановление Правительства № 812).
Учитывайте следующие нюансы:
- день пребывания в иностранное государство должен быть оплачен по норме, утвержденной для заграничных поездок;
- день возвращения в Россию оплатите по норме для поездок по России.
Перед отправкой работника в служебную поездку ему необходимо выдать аванс. Размер аванса определяют приблизительно, но с учетом следующих факторов:
- Траты на проживание определите приблизительно, исходя из мониторинга цен на гостиничные номера в регион командирования. Цены сравнить можно в интернете или же сразу при бронировании гостиничного номера.
- Транспортные издержки определяем исходя из стоимости билетов (авиа, ЖД, автобус, электричка, троллейбус, прочее). Комиссионные сборы, страховки также следует компенсировать работнику.
- Суточные рассчитайте с учетом утвержденных норм и дней командировки.
- Согласуйте дополнительные траты в поездке. Например, покупку материалов или пробных изделий.
Учет расходов на командировки за границей
Учет расходов по загранкомандировкам имеет свои особенности:
- лимит суточных по командировкам заграницу составляет: 700 руб. при перемещении по территории РФ и 2 500 руб. – при пересечении границы России;
- суточные, выданные в валюте, пересчитываются в рубли по курсу, действовавшему в день выдачи средств сотруднику;
- если суточные выданы в рублях, а расходы произведены в валюте, они пересчитываются в рубли по курсу, действовавшему на день покупки валюты. Если документ о покупке валюты утерян, берется курс, действовавший на день выдачи сотруднику аванса;
- остаток аванса, возвращенный в кассу, пересчитывается в рубли на дату возврата средств;
- перерасход, оплаченный в валюте, возмещается сотруднику в рублях с пересчетом на дату утверждения авансового отчета;
- если первичные документы, подтверждающие расходы, составлены на иностранном языке, их необходимо перевести на русский;
- часть суточных, превышающая лимит, для целей уплаты НДФЛ должна быть пересчитана в рубли по курсу на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет.
Бухгалтерский учет командировочных расходов
Рассмотрим отражение в бухучете командировочных расходов. Для их отражения предусмотрен счет 71 «Расчеты с подотчетниками»:
- по дебету – учитывают все денежные средства, выданные на командировочные и представительские расходы;
- по кредиту – отражают проводки, когда командировочные расходы списаны.
Аванс на расходы на командировку может быть выдан из кассы предприятия, перечислен с расчетного счета на банковскую карту сотрудника или возможно перечисление на специальную корпоративную карту.
Вот примеры проводок:
- Дт 71 – Кт 50: выдано на командировочные расходы. Если перед этим деньги получены в кассу на командировочные расходы, то проводка следующая: Дт 50 – Кт 51;
- Дт 71 – Кт 51: перечислен аванс под отчет с расчетного счета компании;
- Дт 55 – Кт 51: осуществлен перевод на спец счет.
Впоследствии – когда сотрудник будет рассчитываться картой (например, за гостиницу) – бухгалтер отразит следующую операцию: Дт 71 – Кт 55.
Если сотрудник снимет деньги с корпоративной карты (например, на питание), проводка такая: Дт 71 – Кт 55.
В учете командировочные расходы относят на счета затрат (в большинстве случаев).
Сколько дней может длиться командировка?
Минимальный срок командировки не ограничен (т.е. можно отправить работника в командировку даже на 1 день, например, по области). Максимальный срок командировки также не ограничен ТК РК.
Но есть ограничение со стороны Налогового кодекса. Согласно пп.2 п.2 ст.319 НК РК, если командировка длительностью до 40 календарных дней, то полученные суточные не признаются доходом работника. Если командировка больше 40 дней, с суточных за каждый последующий день необходимо удерживать ОПВ, ИПН и прочие налоги и соцплатежи. Поэтому, чтобы этого избежать, на практике командировку оформляют либо до 40 дней, либо оформляется работа вахтовым методом.
В каждом конкретном случае срок командировки устанавливает работодатель в зависимости от ее целей и служебного задания.
Днем отъезда считается дата отправки поезда, вылета самолета и т.д. Если транспорт отправляется в 24.00, датой направления в командировку считается предыдущий день. Если позже – то следующие сутки.
Если работник вернулся из командировки и в тот же день вышел на работу, это считается днем командировки, а значит за этот день выплачиваются суточные.
Важно! Суточные не заменяют выплату зарплаты за этот день. Зарплата продолжает начисляться за каждый день нахождения в командировке.
Какие документы нужно оформить работодателю при направлении сотрудника в командировку?
Перед поездкой работодатель должен оформить следующие документы касательно командировки:
- приказ о направлении в командировку;
- служебное задание;
- командировочное удостоверение (не обязательно, но желательно).
В приказе о направлении в командировку необходимо указать:
- ФИО и должность сотрудника, направляемого в командировку.
- подразделение (отдел) к которому от относится;
- место отправления (страна, населённый пункт, предприятие).
- длительность командировки (с конкретными датами);
- основание для командировки.
Командировочное удостоверение не является обязательным по закону документом, но на практике оформляется во многих организациях. Этот документ позволяет проконтролировать сотрудника в том случае, если он, например, обязан посетить в ходе командировки большое количество объектов.
Документы подписываются руководителем организации и непосредственным начальником сотрудника. Приказ затем хранится в архиве сроком до 5 лет. Служебное задание и командировочное удостоверение передаются на руки работнику. В командировочном удостоверении работник обязательно должен проставить отметки в месте прибытия (дату, подпись ответственного лица, печать принимающей стороны). Если точек назначения несколько – отметки проставляются в каждой из них. Этот документ является подтверждением длительности командировки и самого ее факта.
Также командировочное удостоверение может служить основанием для определения времени нахождения в командировке (пп.2 п.2 ст.244 НК РК), если по какой-либо причине отсутствуют документы, подтверждающие проезд. В этом случае, следует прописать это в налоговой учетной политике организации.
Оформлять командировочное удостоверение не потребуется:
- заграничным представительствам организации;
- при отправке работников в заграничные командировки (въезд и выезд из страны зафиксируется в загранпаспорте);
- если командировка длится в рамках одного рабочего дня.
Таким образом, работодателю необходимо строго соблюдать порядок оформления документов при направлении работника в командировку:
- оформлять приказ о направлении сотрудника в командировку;
- получать согласие на командировку, если работник относится к категориям, которые вправе отказаться от поездки;
- в табеле учёта времени отмечать дни командировок;
- хранить и регистрировать документы о командировке специальном журнале регистраций.
Кого можно, а кого нельзя отправлять в командировку
Приказом руководства командировать со служебными поручениями можно любого сотрудника предприятия, имеющего подходящую для выполнения выездных задач квалификацию и опыт работы. Но есть исключения.
В командировку нельзя отправлять женщин, ожидающих рождения ребенка, имеющих малолетних детей; работников, которым не исполнилось 18 лет, а также тех, кто ухаживает за больными близкими или детьми-инвалидами.
Во всех этих случаях, выполнение работ вне рабочего места возможно только при личном письменном согласии конкретного сотрудника и отсутствии врачебных противопоказаний.
Вопрос: Куда сдавать документы для получения командировочных расходов, оплаты проезда в отпуск, денежной компенсации за наем жилья? Посмотреть ответ
Обязанности, права и ответственность работника
6.1. Командируемый работник обязан:
- сообщить в отдел кадров о медицинских противопоказаниях к выезду в командировки и представить медицинское заключение;
- подготовиться к командировке (изучить информационно-аналитические и иные материалы, знание которых необходимо для выполнения служебного задания, подготовить необходимые материалы, получить устные и письменные инструкции от своего непосредственного руководителя);
- после прибытия в место командировки уведомить своего непосредственного руководителя о своем прибытии и обустройстве в месте проживания любым доступным способом;
- в месте командировки представиться должностному лицу организации, в которую он командирован, предъявить командировочное удостоверение и иные документы, подтверждающие его представительство от имени организации;
- находясь в месте командировки выполнить ее цели, указанные в служебном задании;
- получить все необходимые отметки в командировочном удостоверении в месте командировки. Возможность проставления в командировочных удостоверениях отметок гостиниц решается в каждом конкретном случае;
- сдать непосредственному руководителю отчет об итогах выполнения служебного задания по форме Т-10а в день явки на работу после возвращения из командировки;
- сдать в бухгалтерию командировочное удостоверение, авансовый отчет и документы, подтверждающие производственные расходы в сроки, установленные настоящим Положением.
Учет командировочных расходов.
КВР и КОСГУ для отражения расходов по командировке
С 01.01.2019 правила применения бюджетной классификации РФ устанавливаются приказами Минфина РФ № 132н[4] и № 209н[5] (далее – Порядок № 132н и Порядок № 209н).
Указания о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденные Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 № 65н, с названной даты прекратили свое действие.
Согласно Порядку № 132н возмещение расходов, связанных со служебными командировками, как и в 2021 году, следует производить в отношении работников государственных (муниципальных) учреждений по КВР 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда». А вот при выборе кодов КОСГУ необходимо учитывать следующие новшества, предусмотренные Порядком № 209н:
| Вид расходов | Подстатья КОСГУ | |
| В 2021 году | В 2021 году | |
| Расходы на выплату суточных | 212 «Прочие выплаты» | 212 «Прочие несоциальные выплаты персоналу в денежной форме» |
| Расходы на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы | 212 «Прочие выплаты» | 226 «Прочие работы, услуги» |
| Расходы по найму жилых помещений | 212 «Прочие выплаты» | 226 «Прочие работы, услуги» |
| Иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя | 212 «Прочие выплаты» | 226 «Прочие работы, услуги» |
| Компенсация за использование в командировке личного транспорта | 212 «Прочие выплаты» | 222 «Транспортные услуги» |
Как видим, неизменным остался лишь порядок применения КОСГУ в отношении расходов на выплату суточных – они по‑прежнему относятся на подстатью 212. Правила учета иных командировочных расходов изменились. Это обусловлено тем, что в международной статистической практике соответствующие выплаты не рассматриваются как выплаты в интересах работников, а относятся к категории расходов, производимых работником с целью выполнения трудовых обязанностей. Поэтому законодатели решили операции по возмещению расходов, связанных со служебными командировками (на проезд, проживание, иные расходы, связанные с выполнением служебного задания в командировке), а также по выплате компенсации за использование личного транспорта в командировке перенести из подстатьи 212 «Прочие выплаты» (2018 год) в статью 220 «Оплата работ, услуг» (2019 год) КОСГУ (см. Письмо Минфина РФ от 29.06.2018 № 02‑05‑10/45153).
Что касается расходов, понесенных учреждениями в рамках заключенных договоров (контрактов) по приобретению проездных билетов и оплате найма жилых помещений в служебных командировках, то они аналогично правилам, действовавшим в 2021 году, относятся на КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» и отражаются в бухгалтерском учете по подстатьям 222 «Транспортные КОСГУ соответственно.
Оплата суточных командировочных расходов в 2021 году
Командировка за границу оформляется так же, как и по России, только имеет некоторые особенности:
- Добавляются дополнительные траты на оформление визы, заграничного паспорта, консульские и другие сборы, необходимые для выезда за границу (подп. 12 ст. 264 НК).
- Лимит суточных, необлагаемых НДФЛ и взносами при командировке в другую страну, равен 2 500 руб.
- При поездке за границу время для расчета суточных определяется по проездным документам, а в случае их отсутствия по проездным документам или по подтверждающим документам принимающей стороны (п.7 положения о командировках №749).
- Первичные документы, оформленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский (п. 9 Положения по бухучету, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).
Если работник самостоятельно покупал валюту, то при составлении отчета ему необходимо приложить справки о ее покупке. Если такой справки не будет, то расходы будут пересчитаны по курсу Центробанка на момент получения подотчетных денег (пп. 5, 6, 7 ПБУ 3/2006).
При направлении работника в служебную командировку организация на УСН рассчитывает командировочные расходы так же, как при ОСНО. Возместив сотруднику все предусмотренные законом командировочные расходы, предприятие вправе уменьшить на них свои доходы в целях налогообложения при условии документального подтверждения и экономического обоснования произведенных затрат (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Отличительной особенностью является дата включения командировочных издержек в расходы. Поскольку учет расходов на УСН ведется кассовым методом, датой признания расходов считается дата утверждения авансового отчета. Однако в случае если работник израсходовал собственные средства и компания их ему возмещает, включить возмещаемые выплаты в книгу учета доходов и расходов следует в момент выдачи денег из кассы (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Еще один нюанс. По мнению Минфина, ИП без работников на упрощенке не может учитывать расходы на собственные поездки. Аргументирует такую позицию ведомство следующим образом: командировка — это поездка сотрудника по распоряжению работодателя. А у ИП работодатель отсутствует, равно как и он сам не может являться своим сотрудником (письма Минфина от 26.02.2018 № 03-11-11/11722, от 05.07.2013 № 03-11-11/166). Суды же с такими выводами, как правило, не согласны (постановление ФАС ДВО от 22.08.2011 по делу № А73-9729/2010).
Подробнее о признании расходов при УСН читайте в материале «Перечень расходов при УСН «доходы минус расходы»».
Согласно ст. 166 ТК РФ, служебной командировкой признается направление работника за пределы предприятия по поручению работодателя для решения производственных вопросов и выполнения служебных заданий. Минимальный срок такой поездки составляет один день, а вот максимум не ограничен (ее длительность определяется работодателем с учетом сложности и объема предстоящей работы).
Служебной командировкой нельзя считать:
- служебную поездку, не требующую выезда сотрудника за пределы населенного пункта, в котором находится организация-работодатель;
- служебные поездки лиц, постоянная работа которых носит разъездной характер (курьеры, экспедиторы) или осуществляется в пути (так работают проводники, машинисты поездов). Так как поездки входят в трудовую функцию, они не могут считаться командировкой;
- поездку сотрудников, трудящихся на предприятии на условиях ГПХ.
Утвержденный авансовый отчет — по форме АО-1 или самостоятельно разработанной форме — с приложенными к нему документами, подтверждающими произведенные в интересах фирмы расходы, будут служить основанием для отражения этих трат в бухгалтерском учете.
Что должен пересчитать и проверить бухгалтер?
Корректировочный расчет суточных (в случае, если командировка была короче или продолжительнее, чем было запланировано) бухгалтер при проверке авансового отчета проводит на основании билетов на проезд, из которых он берет дату отъезда и дату возвращения. Днем выезда считается текущий день, если время отправления в билетах — до 24:00 включительно, и следующий — с 00:00.
Командирование работников в 2021 году: какие новшества учесть?
Рассмотрим основные виды более подробно:
- Суточные – траты на личные нужды (питание, самостоятельный поиск жилья).
- Проездные – оплата за пользование общественным транспортом, оформление документов на проезд в нем, постельное белье в поездах.
- Наем жилого помещения – бронирование жилья, аренда комнаты или квартиры (независимо от места – пункт назначения командировки или место вынужденной остановки).
- Иные – мобильная связь (служебные телефонные разговоры), Интернет (переписка по электронной почте по рабочим вопросам), почтовые и телеграфные (переписка по служебным делам), банковские (обмен валют) услуги.
Названные траты в командировках указаны в коллективном договоре (как альтернативный документ – локальный акт) предприятия или фирмы. Предусматривается то, что считается необходимыми, с обоснованием целей налогообложения прибыли (то есть не уменьшают налог на прибыль самой компании).
Командировочные выплаты могут отличаться для каждого откомандированного специалиста. Это зависит от должности, занимаемой сотрудником. Размер суточных в 2021 году законодательством России не ограничен. Не предвидится никаких изменений и в 2021 году. Сумма указывается в колдоговоре (или локальном акте), ориентированном на Налоговый кодекс РФ, при этом не облагается НДФЛ.
Откомандированный сотрудник получает деньги за все дни пребывания в служебной поездке. В эту сумму включаются, помимо основных рабочих дней:
- выходные;
- праздничные;
- дни в пути;
- вынужденной остановки;
- больничные.
Суточные по расходам от служебных поездок по Российской Федерации должны быть не выше 700 рублей за один день, а за границу – 2500 рублей в сутки.
Исходя из законодательных актов, сотрудникам, отправленным в служебную поездку на один день, оплата суточных расходов не предусмотрена. Но Верховный суд России постановил (2012 год): разрешить такие выплаты при однодневных командировочных поездках менее суток (24 часа). При этом использовать оговорку, что это не полноценные выплаты, компенсация за «иные» расходы откомандированного специалиста (не облагаются налогом при сумме до 700 рублей).
Когда рассчитывают суточные за командировки за границу, также нужно обязательно учитывать количество суток, проведенных непосредственно за пределами государства. Учитываются дни, когда откомандированный сотрудник за рубежом находился не все командировочное время, а только часть. Как это определить? Здесь помогут особые отметки в загранпаспорте специалиста, которые делают в таможенной службе.
Все командировочные расходы компенсируются работнику на основании авансового отчета. Авансовый отчет может заполняться от руки или в электронном виде. Мы перечислим все случаи компенсации затрат и расскажем, как оплачивается командировка в РБ.
Итак, согласно актуальной версии Трудового кодекса, работнику авансом возмещаются расходы:
- на проезд;
- на проживание (аренду жилья);
- суточные расходы – о них подробнее расскажем ниже;
- некоторые другие расходы – например, визы, страховки.
Как было отмечено выше, командировочные расходы рассматриваются в контексте ТК РФ в качестве возмещений (компенсаций), связанных с осуществлением работником трудовых обязанностей. В международной статистической практике такие выплаты не рассматриваются как выплаты в интересах работников, а относятся к категории расходов, производимых работником с целью выполнения трудовых обязанностей. В связи с этим возмещение расходов, связанных со служебными командировками (проезд, проживание, иные расходы, связанные с выполнением служебного задания в командировке), еще с 2021 года были перенесены на подстатью 226 «Прочие работы, Прочие выплаты»*(3) КОСГУ (п. 7, пп. 10.2.6 п. 10 Порядка № 209н, п. 2.1.4 Методических рекомендаций к порядку применения КОСГУ, доведенных письмом Минфина России от 29.06.2018 № 02-05-10/45153).
Еще по теме: Действия заказчиков по отчету об исполнении этапов контракта упрощаются с 1 июля 2021 года
Если речь идет не о возмещении расходов, а об обеспечении сотрудника всем необходимым перед проведением командировки (когда учреждение самостоятельно закупает билеты, оплачивает гостиницу и т. п.), то расходы учреждения будут относиться, в частности:
- на подстатью 222 «Транспортные Прочие работы, Оплата работ, услуг» КОСГУ, статьям и подстатьям группы 300 «Поступление нефинансовых активов» КОСГУ, исходя из экономического смысла.
Обратите внимание! Расходы в части суточных по-прежнему относятся на подстатью 212 «Прочие несоциальные выплаты персоналу в денежной форме» КОСГУ (пп. 10.1.2 п. 10 Порядка № 209н).
Учет командировочных расходов на других режимах налогообложения
ИП на УСН «доходы» и предприниматели на патенте учесть в составе расходов командировочные затраты не могут. Связано это с тем, что ИП на ПСН не ведут учет расходов и не могут уменьшать стоимость патента на любые затраты, кроме страховых взносов.
ИП на УСН «доходы» хоть и должны вести КУДиР, но вносят в нее (кроме доходов) данные только об одних расходах — уплаченных страховых взносах за себя и наемных работников. Несмотря на это Минфин считает, что упрощенцы на объекте доходы в общем порядке должны составлять первичные документы по командировкам, в том числе по произведенным затратам, включая авансовый отчет (Письмо Минфина России от 30.10.2013 № 03-11-11/46198). Причиной, по мнению финансового ведомства, является то, что для упрощенцев независимо от применяемого объекта, сохраняется действующий порядок ведения кассовых операций.
Согласно этому порядку подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода сотрудника на работу, предъявить главбуху (бухгалтеру) или руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций, утв. Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).
Исключений по оформлению первичных расходных документов по командировочным затратам НК РФ для упрощенцев на объекте «доходы» не делает. Значит они наравне с остальными должны оформлять эти документы, хоть и не могут учесть такие затраты в составе расходов.