Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как составить локальные нормативно-правовые акты, чтобы избежать проблем». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В соответствии со ст. 5 Трудового кодекса России, взаимоотношения между работодателями, сотрудниками, партнерами и потребителями регулируются не только законами, действующими на территории страны, но и внутренними положениями самого предприятия. Конечно же, юридическое лицо устанавливает какие-либо правила только в пределах собственной компетенции, с учетом всех допустимых регламентов. Исходя из определений, представленных в ст. 8 ТК РФ, можно понять, что под термином о классическом НПА принято понимать документ, содержащий нормы трудового права, и принимаемый корпорацией в дозволенных рамках.
Существуют и необязательные ЛНА в кадрах, которые работодатель может составлять добровольно. Примеры:
-
акты о повышении квалификации сотрудников;
-
положения о премировании, выплате материальной помощи, командировках;
-
акты о дисциплинарной ответственности работников;
-
положение о прохождении персоналом медосмотра.
Специализированные ЛНА
Правда, стоит помнить, что практически в любом правиле будут присутствовать те или иные исключения. Здесь в роли таковых выступают особые, также обязательные нормативные бумаги, касающиеся исключительно определенных отраслей. Ярким примером деятельности, нуждающейся в разработке и внедрении дополнительной, но не менее важной документации, является обыкновенная школа.
Традиционные образовательные учреждения функционируют, в том числе и с задействованием определенной системы оценок, основы которой, конечно же, закрепляются в бумажном формате. Причем каждое ОУ составляет свой список критериев, предназначенных для применения к учащимся, основываясь на рекомендациях и постановлениях из следующего списка:
- Федеральный закон №273-ФЗ.
- Официальная программа «Развитие образования на 2022 год».
- Приказ Минобрнауки №462.
- Постановление Минобразования РФ №1324 и так далее.
Подобных примеров множество: в рамках той или иной сферы всегда найдутся регламенты, используемые исключительно для нее. Конечно, такое положение дел слегка усложняет процесс составления НПА для людей, не слишком разбирающихся в особенностях законодательных нормативов.
Виды локальных нормативных актов
Традиционно считается, что локальные нормативные акты подразделяются на три вида: правила, положения и инструкции. Правила — это документ первого уровня, положение — второго, а инструкции — третьего.
Кроме того, к локальным нормативным актам относят штатное расписание и график отпусков. Причем оба эти документа постоянно подвергаются изменениям. График отпусков — 1 раз в год, а штатное расписание — по мере возникновения новых должностей. Коллективные договоры и соглашения, с правовой точки зрения, являются отдельным видом документов, не относящихся к ЛНА.
С точки зрения закона, локальные нормативные акты подразделяются на два основных вида: обязательные и необязательные. Обязательные локальные акты прописаны в TК, необязательные — согласно законодательству, не являются необходимыми для компании, и работодатель разрабатывает их, только если посчитает целесообразным.
Однако, если необязательные ЛНА приняты работодателем, то, по закону, их так же нельзя нарушать, как и обязательные.
Список обязательных ЛНА включает в себя пять пунктов. Это следующие документы:
- предусматривающие защиту персональных данных;
- регулирующие правила и размеры оплаты труда;
- правила трудового распорядка для всех сотрудников и для отдельных должностей;
- инструкции по охране труда;
- правила проведения аттестации на соответствие занимаемой должности или для последующего карьерного роста.
Каждый из этих документов имеет свои особенности, в соответствии с направлением деятельности компании и спецификой работы сотрудников.
Например, в целом компания может работать по пятидневке, но дежурные сотрудники по скользящему графику выходят и в субботу-воскресенье. Аттестация может проводится для всех сотрудников или только для руководящих должностей и т.д.
Необязательными локальными актами являются положения о:
- персонале (взаимодействии между сотрудниками);
- выдаче сотрудникам полисов ДМС (если фирма предоставляет такую возможность);
- должностных инструкциях и т. д.
Организация вправе разработать и другие виды локальных нормативных актов, но при этом все они должны соответствовать нормам ТК и другим законам. Последнее актуально в случае, если ситуация, регулируемая данным документом затрагивает еще какие-либо законы, кроме вышеуказанных.
Общие требования к локальным нормативным актам организации
К основным общим требованиям можно отнести следующие требования:
-
локальный нормативный акт принимается работодателем единолично или с учетом мнения представительного органа работников в случаях, установленных Трудовым кодексом;
-
нормы локальных нормативных актов не должны ухудшать положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями;
-
локальные нормативные акты должны быть доведены до сведения работника под роспись;
-
локальные нормативные акты носят обязательный характер. За неисполнение их положений работника можно привлечь к дисциплинарной ответственности, а работодателя – к административной.
Ознакомление работников с локальными нормативными актами
Работники должны быть ознакомлены под подпись со всеми локальными нормативными актами, принимаемыми в организации и непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.
Подтвердить факт ознакомления работников с локальными актами можно несколькими способами.
— подписью работника на листе ознакомления. Также должны быть указаны его фамилия, имя, отчество и дата ознакомления.
Этот лист прилагается к каждому локальному нормативному акту, нумеруется, прошивается и скрепляется печатью и подписью должностного лица;
— подписью работника на отдельном документе — журнале ознакомления работников с локальными нормативными актами.
В отличие от листа ознакомления этот журнал предусматривает возможность ознакомления работников с несколькими локальными нормативными актами.
Кто составляет и утверждает ЛНА
Порядок оформления внутренних актов утверждается приказом руководства.
Как правило, первоначально акт составляется руководителем профильного отдела — бухгалтерии, кадровой службы или другого. Далее он передается в другие подразделения для согласования. Если в организации есть профсоюз, то согласовать нужно и с ним. На следующем этапе проект акта направляется на утверждение руководителю. После утверждения он приобретает статус нормативного акта и регистрируется в специальном журнале.
В каком виде должен быть составлен внутренний нормативный акт? Каких-то обязательных форм законом не предусмотрено. Однако целесообразно включить в документ следующие сведения:
- название организации;
- название акта;
- номер, дату и место утверждения;
- отметку о согласовании;
- при наличии приложений — отметку об этом;
- отметку об утверждении руководителем;
- данные о том, когда ЛНА вступает в силу.
Ошибки, допущенные при составлении и внедрении ЛНПА, приводят к судебным спорам, материальным и репутационным издержкам.
Обнаруживаются ошибки в ходе проверок со стороны контролирующих органов (Трудовой инспекции и Прокуратуры). Проверки бывают плановые либо инициируются по жалобам работников.
К судебным спорам, материальным и репутационным издержкам приводят следующие ошибки:
Ошибка 1. Нормы ЛНПА ухудшают положение сотрудников в сравнении с тем положением, которое гарантируют последним нормы общего законодательства о труде (ч. 4 ст. 8 ТК РФ)
Последствия:
- штрафы для должностных лиц и ИП: 1000 — 5000 рублей (при повторном нарушении: 10 000 — 20 000 рублей);
- штрафы для юридических лиц: 30 000 — 50 000 рублей (при повторном нарушении: 50 000 -70 000 рублей) (ст. 5.27 КоАП РФ).
Условно виды локальных нормативных актов подразделяют на обязательные и необязательные. О тех, которые обязательные, было сказано выше. К необязательным относятся такие виды положений:
- об аттестации работников;
- об архиве организации;
- об отпусках;
- об отделе кадров/продаж/бухгалтерии;
- о командировках;
- о профессиональной этике работников;
- о ДМС компании.
Помимо этих документов, имеющихся у каждого работодателя, есть и те, которые разрабатываются только для отраслей — например, для образовательных учреждений (создаются на основании законодательства РФ об образовании).
Сказать однозначно, является ли приказ локальным нормативным актом организации, трудно. Некоторые работодатели относят приказы к организационно-распорядительным бумагам, другие все же считают их ЛНА, если они содержат нормы трудового права. Например, приказ о приеме на работу нельзя расценить как ЛНА, а приказ, которым утверждают график отпусков или штатное расписание, — можно.
Если говорить о том, чего не должны содержать локальные нормативные акты, как обязательные, так и необязательные для разработки и утверждения в компании, то это:
- условий, нарушающих права сотрудников;
- условий, противоречащих российским законам.
Локальные нормативные акты организации: перечень 2021
Если в организации отсутствуют обязательные ЛНА, компании грозят штрафы. Проверьте, соответствует ли комплект законодательным требованиям, если нужно — внесите изменения. Образцы документов и советы экспертов вы найдете в статье.
Трудовой кодекс не содержит полного перечня локальных актов, которые нужно утвердить в организации. Но есть обязательные для всех компаний документы, которые запрашивают при проверке. Если не представите их, компанию оштрафуют. В статье мы расскажем, какие обязательные локальные нормативные акты нужно разработать в компании и как их утвердить. Скачайте полезную шпаргалку в Системе Кадры: Как принять локальный нормативный акт компании >>>
Скачайте образцы локальных нормативных актов организации, которые разработали наши эксперты:
Юридическая сила нормативного правового акта
Уверенно ориентироваться в лабиринтах законодательства и принимать действительно верные решения поможет умение правильно определять юридическую силу нормативных правовых актов.
Так, из определения, данного в законе «о нормативном правовом акте», вытекает, что юридическая сила – есть характеристика нормативного правового акта, включающая две составляющие:
— обязательность его применения к соответствующим общественным отношениям
— соподчиненность по отношению к иным нормативным правовым актам
В основном, общественные отношения и лица, по отношению к которым применяются нормативные правовые акты, определяются в самом его тексте.
Нормативный правовой акт может ограничить сферу своего применения, указав на отношения, на которые он не распространяется.
Правильное определение юридической силы нормативного правового акта – есть грамотное решение поставленной задачи. Особенно если вы столкнулись с коллизией, когда одни и те же отношения регулируются различными нормами. В этом случае один нормативный правовой акт не отменяет другой, а лишь, имея большую юридическую силу, дополняет другой. И в такой ситуации, когда одна норма устанавливает полный запрет на что-либо, другая может установить исключение, когда запрет не действует.
Иерархия нормативных правовых актов закреплена в статье 10 Закона О НПА
1. На верху пирамиды располагается Конституция – основной закон государства
2. Далее идут указы и декреты Президента – так как закон имеет верховенство лишь тогда, когда полномочия на издание декрета или указа предоставлены законом.
3. На ступеньку ниже располагаются Кодексы
4. Еще ниже – законы
5. Законодательные акты имеют большую юридическую силу по отношению к подзаконным актам
В свою очередь к законодательным актам относятся: Конституция, законы, декреты и указы Президента.
Действие нормативных актов во времени, пространстве и по кругу лиц
Для источников трудового права практическое значение имеет установление времени начала и окончания их действия. Правила вступления в силу законов в полной мере применимы к источникам трудового права. Законы вступают в силу через 10 дней после их официального опубликования, если иные сроки не указаны в самом законе. Так, Трудовой кодекс РФ определяет момент введения его в действие в заключительных положениях: кодекс вводится в действие с 1 февраля 2002 г. Здесь же содержится важное правило о применении кодекса к правоотношениям, возникшим до и после введения его в действие. Аналогичное правило помещено в общих положениях кодекса: закон или иной нормативный акт, содержащий нормы трудового права, не имеет обратной силы и применяется к отношениям, возникшим после введения его в действие.
Исключение возможно в том случае, когда это прямо предусмотрено законом или иным нормативным правовым актом. В ст. 12 ТК РФ закреплено применение трудового законодательства к правам и обязанностям в ранее возникших отношениях, если такие права и обязанности появляются после введения данного акта в действие. Это важно для правоприменительной практики, так как трудовые отношения носят длящийся характер и многие из них возникли до введения в действие кодекса.
Указы Президента Российской Федерации и постановления Правительства РФ, затрагивающие права и свободы граждан, организаций, вступают в силу по истечении семи дней после официального опубликования. Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти вступают в силу одновременно на всей территории РФ по истечении 10 дней после их официального опубликования, если самими актами не установлен иной порядок вступления в силу.
Прекращают свое действие акты при официальной отмене или истечении срока, на который были приняты.
Федеральные законы и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, действуют не только во времени, но и в пространстве. Они распространяются на трудовые отношения и иные непосредственно связанные с ними отношения на всей территории страны. Исключения возможны, если это прямо предусмотрено законом. Законы и нормативные акты субъектов России, содержащие нормы трудового права, действуют в пределах территории соответствующего субъекта Российской Федерации. Локальные нормативные акты действуют в пределах соответствующей организации – работодателя или индивидуального предпринимателя.
Трудовое законодательство предусматривает широкую сферу действия и распространяется на всех работодателей независимо от организационно-правовых форм и форм собственности, как на юридических, так и на физических лиц. Точно так же оно распространяется на трудовые отношения всех работников, в том числе иностранных граждан, лиц без гражданства (и на трудовые отношения в организациях, созданных или учрежденных ими либо с их участием), работников международных организаций и иностранных юридических лиц, если иное не предусмотрено законом или международным договором.
Не распространяется трудовое законодательство на лиц, трудящихся по гражданско-правовым договорам, на военнослужащих и некоторых других. Отдельные нормы законодательства могут быть распространены на иных лиц специальным указанием закона (например, см. ст. 227 ТК РФ).
В то же время необходимо учитывать особенности трудо-правового статуса иностранных граждан. Иностранные граждане пользуются правом свободно распоряжаться своими способностями к труду с учетом некоторых ограничений. В частности, временно проживающему в Российской Федерации иностранному гражданину запрещено осуществлять трудовую деятельность вне пределов субъекта России, где ему разрешено проживание. Иностранный гражданин не имеет права замещать отдельные должности, например состоять на государственной или муниципальной службе, быть принятым на работу в организации, деятельность которых связана с обеспечением безопасности России. Особенности правового положения иностранных граждан в трудовых отношениях предусмотрены в специальной главе кодекса.
Локальные нормативные акты организации
В определении понятия «локальные нормативные акты» (далее — ЛНА) большую роль играет ст. 8 ТК РФ. В ней оговорено, что это документы, которые создает организация в рамках своих компетенций с опорой на нормы трудового законодательства.
Еще один важный момент — локальные нормативные акты рассчитаны на неоднократное применение для всех или нескольких работников.
Это значит, что приказ об отпуске на конкретного работника, трудовой договор или график сменности нельзя рассматривать как ЛНА.
ЛНА имеют подзаконный характер, конкретизируют нормы федерального законодательства, уточняют особенности работы у определенного работодателя или на определенной должности. Эти документы позволяют автоматизировать и унифицировать многие процессы в организации.
Очень важно помнить, что ЛНА не могут ухудшать положение работника в сравнении с нормами централизованного законодательства. Например, в Правилах внутреннего трудового распорядка может быть предусмотрен увеличенный дополнительный отпуск определенным категориям работников, но ни в коем случае отпуск не может быть меньше установленного законом.
При этом локальные нормативные акты работодателя должны быть доведены до сведения работника под роспись. Если он не исполняет положений кадрового документа, его можно привлечь к дисциплинарной ответственности. Организации в случае нарушений грозит административная ответственность.
Издавать и утверждать ЛНА могут и обязаны работодатели — юридические лица и индивидуальные предприниматели, если они не относятся к микропредприятиям.
Важно! С 2017 года микропредприятия могут отказаться от утверждения всех или нескольких ЛНА. Такое право им предоставляет новая глава ТК РФ — гл. 48.1 (Федеральный закон от 03.07.2016 № 348-ФЗ). Напомним, что критерии для микропредприятий не так давно тоже претерпели изменения (п. 10 ст. 10 Федерального закона от 29.12. 2015 № 408-ФЗ).
Кто и когда должен принимать внутренние акты
Взаимоотношения между работодателем и сотрудниками регламентируются нормами трудового права. В ТК РФ прописаны многие аспекты этих отношений, однако не все они жестко регламентированы. Некоторые вопросы решаются работодателем самостоятельно либо по соглашению с работником. Именно для того, чтобы закрепить внутри компании такие моменты и сделать их обязательными для исполнения, и принимаются локальные нормативные акты.
Примером может служить трудовой распорядок. В частности, в статье 91 ТК РФ указано, что стандартная продолжительность рабочего времени составляет 40 часов в неделю. Вместе с тем нормы Кодекса не регламентируют, во сколько должен начинается и какую длительность может иметь рабочий день. Подразумевается, что эти моменты и будут закреплены в локальных актах.
Внутренние нормативные акты принимаются всеми работодателями. Никаких поблажек в этом смысле для индивидуальных предпринимателей не предусмотрено — они точно так же, как и организации, имеют трудовые отношения с нанятым персоналом. Однако можно не составлять ЛНА микрокомпаниям, где работает не больше 15 человек, а объем дохода в год не превышает 120 млн рублей. При этом все обязательные положения должны быть прописаны в трудовом договоре. Также не составляют локальные акты физические лица, которые не зарегистрированы ИП, но привлекают наемных работников.
Что такое локальный акт?
Работодатели, за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями (ч. 1 ст. 8 ТК РФ).
При этом Трудовой кодекс не содержит ни определения локального акта, ни перечня документов, которые можно считать локальными актами.
Некоторые специалисты определяют локальные нормативные акты как акты, принимаемые работодателем и содержащие правила поведения, рассчитанные на неоднократное применение к неопределенному кругу лиц. Но данная формулировка достаточно узка, поскольку к основным документам, содержащим правила поведения, можно отнести, например, Правила внутреннего трудового распорядка или инструкции по охране труда. Понятие локального нормативного акта несколько шире. Для его определения лучше воспользоваться положениями ст. 8 ТК РФ: локальный нормативный акт – документ, содержащий нормы трудового права, который принимается работодателем в пределах его компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.
А вот по поводу того, какие акты следует отнести к локальным, мнений достаточно много. Бесспорно, локальными актами являются Правила внутреннего трудового распорядка, различные положения (о персональных данных, об оплате труда, об аттестации), инструкции по охране труда и т. п. Некоторые специалисты относят к локальным актам также штатное расписание и график отпусков, а некоторые – и приказы руководителя.
Мы не можем согласиться с тем, что приказы являются локальными нормативными актами. Они относятся к организационно-распорядительным документам, как и табели учета рабочего времени, графики сменности и др.
Что касается штатного расписания и графика отпусков, Роструд, например, неоднократно относил их к локальным нормативным актам (см., например, письма Роструда от 22.03.2012 № 428‑6‑1, от 31.10.2007 № 4414‑6).
Не относятся к локальным нормативным актам коллективные договоры и соглашения.
А в Письме Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653‑6‑1указывается, что штатное расписание является локальным нормативным актом организации, но непосредственно не связанным с трудовой деятельностью. Поэтому работодатель не обязан знакомить с ним новичка при приеме на работу. Перед заключением трудового договора работники должны быть
ознакомлены только с локальными нормативными актами, связанными с трудовой деятельностью.
В любом случае, независимо от того, относятся ли штатное расписание и график отпусков к локальным нормативным актам, они должны быть в каждой организации.