Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как восстановить потерянную трудовую книжку в России». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Трудовая на бумажном бланке может быть утеряна или испорчена как по вине работника, так и из-за халатности работодателя. Еще одна причина – наступление чрезвычайной ситуации, в результате которой возможна массовая утеря документов (пожар, наводнение и т.п.). Если к утере или порче трудовой причастен работодатель, он и должен направлять запросы и собирать данные для дубликата. Если трудовая исчезла вследствие действий самого работника, поиском информации о прошлых периодах трудоустройства занимается владелец документа, при этом работодатель может содействовать ему.
Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд
Этот способ актуален в тех случаях, когда надо собрать сведения о периодах и местах трудоустройства за последние годы или за время ведения электронной трудовой книжки. Физическое лицо подает в территориальное отделение ПФР заявление, ответ на которое выдается в десятидневный срок. Итогом станет получение заявителем справки о трудовом стаже с выделением периодов работы и мест трудоустройства.
Восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд, то есть получить ее дубликат, нельзя. Этот орган может только предоставить сведения о трудовом стаже, подтвердить временные рамки работы, уточнить наименования работодателей. На основании полученных из ПФР сведений можно делать запросы в архив, собирать справки и другие документы, по которым и будет оформлен дубликат работодателем.
Особенности заполнения дубликата ТК
Когда сотрудник при утере оригинала трудовой книжки не может принести официальные бумаги, подтверждающие другие места его трудовой деятельности, в дубликате прописывают только последнее место работы, а перед этим только общий стаж в годах, месяцах и днях (без конкретизации наименований организаций).
А если человек собрал информацию о том, где и сколько работал раньше, то пишет соответствующее заявление о выдаче дубликата и указывает в порядке очередности места его прежних работ с указанием периода с какого по какой год.
В этом случае кадровик заполняет раздел «Сведения о работе» как и было в первоисточнике. В дубликате также могут отражаться сведения о награждении и другие моменты из трудовой деятельности. Титульный лист оформляют штампом (в верхнем правом углу), который подтверждает, что этот документ — дубликат.
На этой же обложке пишут личные данные заявителя (берут эти сведения из паспорта). Работник собственноручно подписывается на титульном листе дубликата, удостоверяя таким образом верность информации. Затем специалист кадровой службы ставит свою подпись и печать организации, выдавшей дубликат ТК.
JCat.Работа предупреждает, что без дубликата при утере трудовой книжки сложно трудоустроиться, поэтому следует заранее позаботиться о наличии всех документов. Рекомендуется хранить дома заверенную по всем правилам копию трудовой книжки.
Какие документы потребуются
Еще до обращения в госорганы вы можете начать собирать пакет требуемых документов для восстановления трудовой книжки.
- Паспорт – нужен для идентификации вашей личности.
- Пустая трудовая книжка – ее заполнят в месте обращения. Купить ее можно в канцелярском магазине. Проверьте наличие водяных знаков, чтобы не приобрести подделку.
- Копия старой трудовой – если имеется. Возможно, ксерокопия была нужна для получения каких-либо услуг государства, и вы сделали лишнюю копию.
- Контракты с работодателями –если не найдете документы, постарайтесь вспомнить названия юридических лиц, на которых вы работали. Попробуйте связаться с ними в интернете или по телефону и попросите выслать копии документов.
- Сведения о переводах и назначениях – эти документы подтверждают ваше движение по карьерной лестнице в пределах одной фирмы.
- Сведения о трудовом стаже – можно получить в ПФР.
Если в старой трудовой книжке было всего пара записей, не имеющих особого значения для вашей будущей карьеры, можно трудовую книжку и не восстанавливать. Просто при устройстве на новое место работы попросите оформить новую трудовую книжку.
Ситуации, когда требуется восстановление
Ситуации, при которых может требоваться восстановление документа, подтверждающего стаж, разнообразны.
Среди них могут быть:
- утеря книжки самим работником;
- утеря работодателем;
- порча бланка трудовой книжки (например, в результате механического повреждения).
Отдельно закон указывает на ситуации, когда она бывает утеряна в результате непредвиденного, форс-мажорного происшествия.
Во всех вышеперечисленных случаях важно своевременно начать восстановление документа, поскольку его наличие необходимо для:
- Трудоустройства. Трудовая книжка является обязательным документом при оформлении трудовых отношений.
- Подтверждения опыта работы. Многие работодатели, при подборе персонала на некоторые должности, требует от потенциальных сотрудников определенного опыта работы по специальности.
- Подтверждение стажа работы. При обращении в ряд государственных органов, в частности в Пенсионный фонд России, трудовая книжка является единственным подтверждением, который содержит необходимые сведения о периодах осуществления рабочей деятельности.
Порядок ведения и хранения трудовой книжки
Время, которое потребуется для того чтобы восстановить утраченный документ зависит от того, когда произошла пропажа. Если неприятность случилась тогда, когда гражданин был официально трудоустроен, а трудовая книжка находилась у руководства организации, обязанности и затраты по ее восстановлению ложатся на отдел кадров компании.
Важно! Документы учета стажа, хранятся в отделе кадров и выдаются на руки работнику только в виде заверенных копий. Исключением является выдача по запросу ПФР, а также ограниченное количество случаев, предусмотренных ТК РФ.После расторжения договора, книжку обязаны вернуть бывшему работнику. Если такового не происходит гражданин имеет право затребовать выдачу в принудительном порядке обратившись в прокуратуру, суд или трудовую инспекцию. При утрате по вине работодателя, последний обязан восстановить его оформив дубликат, содержащий всю информацию.
Рекомендация! В случае ликвидации предприятия работнику, оставшемуся без подтверждающей стаж документации, рекомендуется срочно обратиться в ПФР или инициировать процедуру восстановления через МФЦ.
Дубликат оформленный взамен утраченного документа имеет идентичную юридическую силу и обязателен к приему на новом месте работы. При решении проблемы в судебном порядке, бывший сотрудник вправе затребовать компенсацию морального и материального вреда. Перед подачей исковых требований рекомендуется направить заявление на адрес бывшего места работы, а полученный ответ использовать в качестве доказательства.
Как восстановить книжку через МФЦ?
Повсеместное внедрение удаленных систем самообслуживания позволяет гражданам взаимодействовать с государственными службами без визита в представительства. Особую роль в повышении гражданско-правовой защищенности населения играют многофункциональные центры, работающие по всей стране. Для того чтобы восстановить книжку в МФЦ, достаточно:
- подготовить требуемые документы;
- зарегистрироваться в очереди;
- составить заявление;
- дождаться готовности.
Подача запроса через МФЦ избавляет заявителя от поиска всех работодателей и сопутствующих расходов. Даже если организация была ликвидирована или находится за пределами государства, информация, отраженная в утраченной книжке будет восстановлена в дубликате.
Процедура осуществляется путем направления официального запроса в ПФРФ, на передачу данных о стаже работника.Важно! Информация из Пенсионного Фонда будет предоставлена только в том объеме, в котором присутствует. То есть, если один из работодателей, вносивших записи в трудовую книжку, по каким-то причинам не перечислял пенсионные взносы и не отражал отношения с работниками в целом, восстановить данные за этот период будет невозможно.Запрос через МФЦ предполагает наличие следующей документации:
- паспорт заявителя;
- чистый бланк трудового документа;
- данные о трудовой деятельности (начало, конец, название организации и т.д.);
- договора с организациями или ИП. Желательно предоставить данные документы, это упростит и ускорит процедуру, а также позволит избежать утери сведений об отработанных периодах, не отраженных в архиве ПФР.
Что говорится в законе о восстановлении трудовой книжки
В ТК РФ основному документу каждого работника посвящена 66-я статья. А в ст. 65 подчёркнута обязательность предъявления книжки работодателю. Поэтому россиянину, который потерял трудовую книжку, понадобится поскорее восстановить её.
Нормативными актами не используется понятие восстановления. Они рассматривают процедуру, относящуюся к оформлению дубликата. Процесс регламентируют два подзаконных акта, утверждённых в связи с использованием и хранением основного документа работника:
- Правила, принятые правительственным постановлением № 225 в 2003 году, в пунктах 31, 32;
- Инструкции, утверждённые постановлением Минтруда № 69 в 2003 году, в пунктах 7.1, 7.2.
Восстановление трудовой книжки через государственный архив
На вопрос, можно ли восстановить трудовые книжки посредством обращения к услугам российских архивных учреждений, утвердительный ответ даётся, если есть два условия:
- Запрашиваемая информация действительно передавалась туда на хранение организацией, где был занят работник.
- Госархив находится в пределах города (района), откуда поступил запрос.
При совпадении названных условий можно получить из госархива справку. В архивной справке укажут:
- где работал заявитель;
- с какой даты и по какую.
Стоимость запрашиваемой информации устанавливается с учётом таких обстоятельств:
- насколько широки рамки интересующего периода;
- в скольких организациях за это время был трудоустроен заявитель.
Запрос госархиву передаётся при посещении или заказным почтовым отправлением. Однако до этого понадобится созвониться с сотрудниками архивного учреждения, чтобы они дали необходимую консультацию.
Как восстановить потерянную трудовую книжку
После того как обнаружилась пропажа документа, владельцу следует скорее нанести визит в компанию, где он работал раньше. Там он пишет заявление на подготовку дубликата, ссылаясь на Постановление №225, от 16 апреля 2003 года.
Максимальный срок рассмотрения заявления составляет 14 дней. По окончании данного периода бывшему работнику выдадут дубликат трудовой книжки. В нём будет указан общий стаж работы и сведения о должности и времени работы на предприятии.
Получив дубликат, заявитель может нанести аналогичные визиты в другие компании, в которых он работал, и попросить работника отдела кадров поставить соответствующие отметки. Разумеется, если с момента увольнения прошло много лет, то бывшему работодателю потребуется некоторое время, чтобы найти нужные сведения, особенно, если речь идёт о том периоде, когда информация хранилась на бумажных носителях.
Помимо походов по бывшем местам работы, существуют и иные пути восстановления трудовой книжки. Далее мы расскажем о каждом из них более детально.
Особенности заполнения дубликата ТК
В дубликат вносится информация о суммарном стаже работы в годах, месяцах и днях. Конкретные места работы не указываются. Прописывается только последнее место работы. Данное оформление актуально в случае, если сотрудник не предоставил документов, подтверждающих его прочие места работы.
На титульном листе документа ставится штамп о том, что книжка является дубликатом. Более подробно об оформлении дубликата трудовой книжки при утере можно прочитать, перейдя по ссылке в этом предложении.
Простота восстановления трудовой книжки зависит от конкретного случая. Если предыдущий работодатель продолжает свою деятельность, а в ПФР есть все требуемые данные, то процедуру провести относительно просто. Все осложняется в случаях, когда данные невозможно получить, или бывший работодатель ликвидирован. Сотруднику придется обращаться в суд. В течение времени, пока не получен дубликат, довольно проблематично будет устроиться на работу. Поэтому о получении документа нужно позаботиться заблаговременно. Не стоит с этим тянуть ни сотруднику, ни работодателю.
Как восстановить трудовую книжку при утере?
Трудовая книжка – это важный кадровый документ. Требуется незамедлительно сделать ее дубликат в случае пропажи. Согласно постановлению Правительства РФ №255 от 16 апреля 2003 года, данный важный документ не могут выдавать повторно. Если книжка потерялась, и ее восстановили, то на повторном варианте ставится пометка «дубликат».
Необходимо выяснить в самом начале – кто виноват в том, что книжка потерялась.
Определение виновного влияет на то, кто должен отвечать за создание второго варианта документа.
Однозначных ответов на вопрос может быть только два, ведь трудовая книжка может находиться либо у работодателя, либо у самого гражданина, который на момент пропажи нигде не работал. Значит, виноват в потере может быть или отдел кадров организации, или сам гражданин.
Если потерял книжку владелец, то и заниматься новой книжкой ему придется самому. Чтобы самостоятельно решить проблему, требуется подготовить все необходимые документы, которые доказывают фактический труд на предприятиях.
Отдел кадров в курсе, как правильно вносить записи в дубликат:
- Календарные числа вносятся арабскими цифрами.
- Нельзя прибегать к сокращениям и исправлениям.
- Для внесения данных используется синяя или черная ручка.
- Слово «Дубликат» пишется в углу сверху.
Инструкции по заполнению трудовых книжек читайте в нашей статье.
К заполнению приступают с первого листа, в который заносят необходимую информацию:
- Имя, фамилия и отчество гражданина.
- Какого числа родился.
- Какую имеет специальность.
- Сведения о деятельности.
- После этого гражданин подтверждает данные своей подписью, а сотрудник отдела кадров ставит печать.
Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки
Непосредственно правилами ведения трудовых книжек форма заявления о восстановлении трудовой книжки не предусмотрена, но, так как от правильности этого заявления зависит реакция работодателя, мы приведем образец такого заявления и отметим некоторые особенности его составления и вручения.
Итак:
В соответствии с действующими правилами дубликат трудовой книжки должен быть выдан работодателем по последнему месту работы.
О том, что последним работодателем являлся именно ООО «Компакт» говорит первый абзац приведенного заявления.
Второй абзац содержит в себе основание обращения за дубликатом трудовой книжки – утеря, кража, приведение в негодность.
Причем, если утрата трудовой книжки ничем подтверждаться не должна, да и не может, в случае порчи трудовой книжки целесообразно будет эту испорченную книжку приложить к заявлению, отметив, естественно, факт передачи испорченной трудовой книжки в тексте заявления.
В каких ситуациях возможна выдача дубликата
Правом получить дубликат трудовой книжки независимо от причин ее порчи или потери по закону наделен каждый гражданин, у которого есть официальный трудовой стаж.
Выдача заменяющего экземпляра допускается в нескольких случаях.
1 случай. Основной (первичный) бланк утрачен самим владельцем. Гражданин, потерявший его, письменно обращается по месту своей последней занятости. В заявлении он уведомляет о случившемся и просит предоставить дубликат. В срок до 15 дней организация-работодатель должна оформить заменяющий документ, указав сведения о стаже и занятости работника до начала деятельности в последней организации.
2 случай. Пользование документом невозможно по ряду причин. Если он пришел в негодное состояние из-за ветхости или небрежного обращения, то гражданин получает дубликат по последнему месту занятости. На пришедшем в негодность оригинале ставится отметка о выдаче заменяющего экземпляра, указывается его серия и номер.
3 случай. На предприятии массово утрачены трудовые книжки. К подобной чрезвычайной ситуации могут привести различные форс-мажорные обстоятельства, включая стихийные бедствия и технологические аварии. Для пострадавших сотрудников стаж будет устанавливаться актом специальной комиссии при региональном органе исполнительной власти.
4 случай. В оригинале бланка присутствуют сведения, позже оказавшиеся недействительными. При обнаружении записей подобного типа (о переводе, об увольнении) гражданин обращается по месту занятости для получения экземпляра без указания недействительных фактов. Запрашиваемый документ оформляется без указания ошибочной информации, на оригинале ставится пометка о передаче дубликата, и оригинал возвращается владельцу.
5 случай. В первичном экземпляре зафиксировано отстранение от работы по причине незаконного осуждения. Факт недействительности записи подтверждается приговором, оправдавшим гражданина, либо решением о прекращении дела (уголовного). В выдаваемом варианте записи, имеющие официальное подтверждение недействительности, не отражаются.
Важно! Когда после изготовления дубликата вместо потерянного документа оригинал обнаруживается, дубликат в последующем будет считаться единственным официальным подтверждением для расчета занятости и отработанного стажа. Заменяющий бланк обязательно регистрируется в книге учета, поэтому в дальнейшем именно по нему учитывается стаж. Найденный оригинал следует сохранить для предоставления в структуры соцобеспечения при назначении пенсии по возрасту.