СЗВ-СТАЖ: увольнение сотрудника

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «СЗВ-СТАЖ: увольнение сотрудника». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

СЗВ-СТАЖ информирует Пенсионный фонд о застрахованных лицах, которые закреплены за работодателем. В составе отчёта о каждом из них в фонд направляется такая информация: ФИО, СНИЛС, периоды работы, наличие оснований для досрочного начисления пенсии, сведения об особых условиях труда (вредность, опасность). Эта информация необходима для последующего назначения пенсионного обеспечения.

Что такое форма СЗВ-СТАЖ

Форма СЗВ-СТАЖ заполняется и представляется страхователями в Пенсионный Фонд на всех застрахованных лиц, находящихся со страхователем:

• в трудовых отношениях (в том числе с которым заключены трудовые договоры)
• или заключивших с ним гражданско-правовые договоры, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, по договорам авторского заказа, в пользу авторов произведений по договорам об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе вознаграждения, начисляемые организациями по управлению правами на коллективной основе в пользу авторов произведений по договорам, заключенным с пользователями, или с которым заключены трудовые договоры и (или) гражданско-правовые договоры

то есть форму СЗВ-СТАЖ сдают все юридические лица и индивидуальные предприниматели.

Если не выдержать срок сдачи формы либо сдать её с ошибками или неполными сведениями, штраф составит 500 рублей за каждого застрахованного. Дополнительно могут оштрафовать и должностное лицо – на сумму от 300 до 500 рублей.

За нарушение формы отчёта, то есть подачу на бумаге вместо направления в электронном виде, штраф составит 1 000 рублей.

Итак, мы рассмотрели отчет СЗВ-СТАЖ и рассказали, как заполнить эту форму. Рекомендуем скачать образец и посмотреть, как должен выглядеть готовый отчёт. Однако нужно помнить о разных условиях работы и прочих нюансах, поэтому стоит заглянуть и в постановление № 507П.

Порядок заполнения отчёта СЗВ-СТАЖ за 2022 год

Отчёт состоит из пяти разделов, заполнять которые необходимо последовательно, в соответствии с постановлением Правления ПФ от 06.12.2018 № 507п.

Алгоритм заполнения формы СЗВ-СТАЖ:

1. Заполнить раздел № 1 «Сведения о страхователе»: регистрационный номер ПФР, ИНН, КПП и краткое наименование лица, подающего отчёт.
2. Выбрать тип подаваемых сведений.
3. Указать отчётный период — 2022 год.
4. Основное — данные о страховом стаже застрахованных лиц. Это раздел № 3, таблица, предназначенная для сведений о сотрудниках:

• столбец 1 — номер записи по порядку;
• столбцы 2–4 — фамилия, имя и отчество лица;
• столбец 5 — СНИЛС;
• столбцы 6 и 7 — периоды работы, указываются даты начала и окончания периодов в формате ДД.ММ.ГГГГ;
• столбцы 8–10, 12 и 13 заполняются, если условия труда лица, в отношении которого заполняется соответствующая строка, позволяют ему рассчитывать на досрочную пенсию, в графах указываются коды обстоятельств, дающих это право;
• столбец 11 — дополнительные сведения, например, об отпусках или больничных;
• столбец 14 заполняется, если дата увольнения сотрудника приходится на 31.12 отчётного года, в этом случае в графе ставится «Х».

Раздел № 4 формы заполняется, только если её тип — «Назначение пенсии». В этом случае знаком «Х» обозначается начисление страховых взносов за периоды, указанные в разделе 3.

Раздел № 5 предназначен для случаев, когда имеются пенсионные договоры досрочного негосударственного пенсионного обеспечения и только при типе отчёта «Назначение пенсии».

В заключение руководитель организации или лицо, уполномоченное на подписание соответствующей доверенностью, подписывает документ, ставит дату составления и печать компании, при её наличии.

Кто сдает СЗВ-СТАЖ в ПФР?

Как указано в п. 2 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете…», данные о страховом стаже сотрудников работодатель подает на всех застрахованных лиц, с которыми заключены трудовые договоры или ГПД. Правило распространяется и на ИП, имеющих наемных работников.

К ГПД в рассматриваемой ситуации относятся договоры на выполнение работ или услуг, на вознаграждение по которым начисляются страховые взносы.

Пример. В ООО «Работа» трудится бухгалтер Оксана Петровна, в феврале 2022 года она решает уволиться. В положенный срок компания обязана направить в ПФР отчет СЗВ-СТАЖ и отразить в нем период работы Оксаны Петровны в отчетном году и факт ее увольнения. На ее место берут Наталью. Так как Наталья самозанятая, трудовой договор с ней не оформляют и страховые взносы с вознаграждения Натальи компания не платит. Отчет СЗВ-СТАЖ по Наталье заполнять не нужно.

Штраф за несдачу отчета СЗВ-СТАЖ

• Нарушение сроков сдачи отчетности приведет к штрафу в сумме 500 руб. за каждого сотрудника.
• Если отчет сдан в срок, но в него были включены не все сотрудники, штрафные санкции также составят 500 руб. за каждого «пропущенного» работника.
• Если в отчете выявлены недостоверные сведения, ошибки по застрахованным, но отчет сдан в срок, штрафа избежать все равно не удастся. Он составит 500 руб. за каждого «ошибочного» сотрудника.
• За несвоевременное представление отчетности руководители компаний могут быть оштрафованы на 300 — 500 руб.
• Нарушение формата представления отчета влечет наложение штрафа в размере 1000 руб. (когда отчет сдан в бумажном варианте вместо установленного электронного формата).

И самый суровый штраф ожидает юридическое лицо в сумме 50 тыс. руб., если:

• В день увольнения работнику не была выдана копия бланка СЗВ-СТАЖ.
• Не был направлен отчет в Пенсионный фонд для оформления пенсии сотруднику.

Надеемся, что мы подробно ознакомили вас с отчетностью СЗВ-СТАЖ и теперь вам будет намного проще сформировать ее. Повторимся, что новый вид отчетности имеет годовой формат и представляется по итогам календарного года. Срок сдачи отчета СЗВ-СТАЖ — до 01.03 следующего года за отчетным, а данные в нем заносятся в таблицу.

И последнее — кто должен сдавать СЗВ-Стаж: бухгалтерия или кадры? Законодательно этот момент не определен. Все должно быть на усмотрение руководителя и прописано в должностных инструкциях сотрудников. Если вы уже закрепили определенного работника ответственным за сдачу СЗВ-М, то целесообразней и формирование этого отчета вменить ему в обязанности. Ведь данные этих двух отчетов неразрывно связаны, переплетаются и дополняют друг друга. А любые несостыковки в отчетах могут привести к штрафным санкциям.

Порядок написания СЗВ-стаж, образец

Как заполнить СЗВ стаж при увольнении? Форма СЗВ-СТАЖ важна к предоставлению на руки во время того, как хотят уволить рабочего. Но здесь имеются некоторые нюансы. Таким образом, во время сдачи за отчетный год в бланк включены каждые имеющиеся сотрудники, то в подобной ситуации в документацию писать данные стоит лишь по единственному человеку. Заполняется заявка так:

1. Форма должна отмечаться в виде первоначальной, отчетный год – год увольнения.
2. В таблицу вносят единственного гражданина, рабочий срок – с начала года или даты приема (когда он оформлялся в текущем году) и до даты увольнения.
3. В колонках 14 ставить пометку только в той ситуации, когда рабочего уволили 31.01.
4. Разделы 4 и 5 для увольняющихся не заполняют.

Занесение информационных данных по всем лицам в такой ситуации считается нарушением законодательства о персональных данных и способно подвергать наказанию в виде штрафа для ответственных за это граждан. В отчете обозначается лишь увольняемый.

Представленная документация заполняется на компьютере или от руки на бумажном носителе. Если заполнение осуществляется на бумаге, необходимо придерживаться таких правил:

1. Следует применять ручку с темными чернилами. Запрещено заполнять красной или же зеленой пастой.
2. Если совершена ошибка, то бланк стоит заполнять заново.
3. Зачеркивания или применение средства «Штрих» запрещается.
4. Во время заполнения применяются лишь заглавные буквы.

Правильный образец можно посмотреть бесплатно на официальном сайте и увидеть, как правильно заполнять каждую графу в документе.

Выдача справки СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника

В последний рабочий день работодатель обязан передать сотруднику на руки трудовую книжку и произвести окончательный расчет с ним. Помимо этого, согласно нормам Трудового кодекса (ст. 84.1), ФЗ-255 (п. 3 ч. 2 ст. 4.1) и ФЗ-27 (п. 4 ст.11) работнику необходимо передать на руки документацию о его заработке и трудовом стаже. Указанные сведения и содержатся в формах СЗВ-М и СТАЖ.

Обязанность работодателя выдавать своим сотрудникам форму СЗВ-СТАЖ прописана в п. 4 ст. 11 ФЗ-27. Она должна оформляться не только при расторжении трудового договора, но и при прекращении гражданско-правового договора. Главное, чтобы с выплачиваемого сотруднику вознаграждения работодатель платил и начислял страховые взносы.

СЗВ-СТАЖ представляет собой новую форму учета времени нахождения сотрудника в трудовых отношениях с работодателем, в течение которого за него платились страховые взносы.

Работодатель должен не только передать сотруднику форму СЗВ-СТАЖ, но и подтвердить факт передачи подобных сведений. Это необходимо на случай проверки контролирующими инстанциями. Одним из вариантов подтверждения является оформление справки в двух экземплярах и простановка на одном из них отметки о получении формы работником (она остается на хранении у работодателя).

Поскольку увольняемому сотруднику передают сразу комплект документов, то он может расписаться в специальном журнале за их получение сразу. Это позволит избежать необоснованных претензий со стороны трудовой инспекции и иных контролирующих инстанций.

Как передать отчет уволенным

Законодательство не поясняет, каким именно способом отчет СЗВ-СТАЖ при увольнении нужно вручить бывшему сотруднику: лично на руки, по почте или в электронном виде. По нашему мнению – можно использовать любой их этих вариантов. Главное – иметь подтверждение, что отчеты при увольнении были предоставлены. При этом ответственности за невыдачу СЗВ-СТАЖ при увольнении – не предусмотрено.

В последний день работы сотрудника рассчитайтесь с ним и выдайте ему:

• трудовую книжку;
• справку о сумме заработка по форме, утвержденной приказом Минтруда России от 30 апреля 2013 № 182н;
• копии сведений по форме СЗВ-М;
• копию сведений по форме СЗВ-СТАЖ;
• копию раздела 3 расчета по страховым взносам;
• иные документы (по письменному заявлению сотрудника).

Ответственность страхователя

Федеральный закон 27-ФЗ, Кодекс об административных нарушениях или нормативные акты Пенсионного фонда не предусматривают ответственность работодателя за умышленное или непреднамеренное непредставление сведений пенсионного учета при расторжении трудовых отношений. Но это не означает, что страхователь, не выдавший справки СЗВ-М и СТАЖ при увольнении работника или указавший неверные сведения, не понесет ответственности.

Невыдача сведений персонифицированного учета в день увольнения – явное нарушение прав наемного сотрудника. Для должностных лиц (руководителей) организаций и индивидуальных предпринимателей наказание назначают по ч. 1 статьи 5.27 КоАП РФ — предупреждение или штрафы от 1 тысячи до 5 тысяч рублей. Штраф для организации — от 30 тысяч до 50 тысяч рублей.

Важно, что административное наказание для работодателя применимо, только если СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М не выдавались на руки работнику. Но если справки выданы своевременно с ошибочными или недостоверно указанными сведениями, привлечь страхователя к ответственности по закону нельзя.

Когда заполняется раздел «Исчисление трудового стажа»?

Столбец № 10 заполняется для определенного вида условий трудовой деятельности: экспедиции или работа в иных полевых условиях (код «ПОЛЕ»), сезонные работы («СЕЗОН»), водолазные работы (код «ВОДОЛАЗ»), трудовые обязанности в лепрозориях (код «ЛЕПРО»), работа во время отбывания уголовного наказания в УИН (код «УИК104»).

В столбце № 11 проставляются дополнительные сведения, влияющие на исчисление трудового стажа – работа по неоплачиваемым договорам, отпуска по уходу за ребенком, дополнительные дни отпуска, периоды простоя по вине работника, отстранения от работы и т.д.

Столбец 14: отметка «Х» проставляется, если уволился 31 декабря. Следующие разделы под номерами «4» и «5», расположенные под таблицей, не заполняются в справке, предназначенной для увольняющегося работника.

В нижней части бланка (см. образец справки СЗВ-СТАЖ) при увольнении работника проставляется дата заполнения документа. Как правило, это дата увольнения сотрудника. Далее указывается должность, расшифровка подписи руководителя организации (предпринимателя), ставится подпись руководителя и печать организации.

Установленный порядок заполнения СЗВ-СТАЖ при увольнении

Ключевые моменты, на которые обращают внимание при формировании отчета по страховому стажу при увольнении сотрудника, приведены в правилах ПФР №3н:

Признак стажа	Рекомендации к заполнению формы
Графа 14	заполняется, если расторжение трудовых отношений выпадает на 31.12 отчетного года
Графы 4 и 5	Не заполняются, если сотрудник уволен с последующим выходом на пенсию
Учетный период	Указывается год, за который сведения подаются и в котором был уволен сотрудник
Раздел 3	Вносятся персональные данные на увольняемого работника
Стаж	Заполняется по нарастающей, за весь период трудовой деятельности в компании (от дня приема до дня увольнения)

Порядок заполнения СЗВ-СТАЖ: пошаговая инструкция

До 2017 года организации и бизнесмены представляли отчет РСВ-1 в ПФР, откуда орган власти получал данные о застрахованных лицах. Но в 2017 году отчет был отменен, и у фонда появилась трудность: пропал источник информации, необходимый для расчета стажа работы. Для этого был разработан и внедрен отчет СЗВ-СТАЖ с образцом заполнения 2017 года.

Внешний облик напоминает отчет, который отправляется в фонд – СЗВ-М, но содержит более детализированную информацию о каждом сотруднике.

Документы не отменяют действий друг друга: ведь на базе ежемесячной информации от СЗВ-М пенсионный фонд получает данные о работающих пенсионерах для отмены постоянной индексации пенсии. Новый отчет стал источником информации о стаже каждого сотрудника, а также о размере начисленных платежей.

В качестве годового отчета новая форма стала применяться ​​только в 2018 году. Но если работник решил уволиться в 2017 году, то организация должна была передать ему СЗВ-СТАЖ.

Рассмотрим основы заполнения СЗВ-СТАЖ в рамках данной статьи.

Какими нормами законодательства регулируется подача СЗВ-СТАЖ?

Таких документа 2:

1. Закон № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 года, регулирующий вопросы персонифицированного учета в системе пенсионного страхования;
2. Постановление № 3п от 11 января 2021 года, которое утверждает отчетные формы, в том числе СЗВ-СТАЖ, а также порядок их заполнения.

Каков срок направления документов в ПФР?

Подается форма ежегодно до 1 марта включительно за прошедший год. При назначении пенсии СЗВ-СТАЖ представляется в течение 3 календарных дней с даты обращения работника.

Кого включать в отчет?

В форме отражаются данные обо всех застрахованных лицах, а именно тех, с которыми заключены:

• трудовые договоры;
• гражданско-правовые договоры на выполнение работ, оказание услуг;
• договор авторского заказа и прочие договоры, который заключаются с авторами произведений науки, литературы и искусства.

В организации нет работников, а руководит ею единственный учредитель. Трудовой договор с ним не заключен. Нужно ли подавать форму СЗВ-СТАЖ в таком случае?

ПФР настаивает, что в таком случае необходимо подавалась СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ на единственного учредителя. Форма СЗВ-СТАЖ заполняется так:

• указывается период, в течение которого единственный учредитель является руководителем (внутри отчетного года);
• если ему не производились выплаты, то в графе 11 «Исчисление страхового стажа. Дополнительные сведения» указывается код НЕОПЛ (отпуск без сохранения).

В какой форме подавать сведения?

Если в организации менее 25 застрахованных лиц, то она может подавать СЗВ-СТАЖ в любой форме — бумажной или электронной.

Если отчет подается в отношении 25 и более застрахованных лиц, то направить его нужно в электронной форме: подписать квалифицированной ЭЦП и передать по телекоммуникационным каналам связи.

В каких случаях следует выбрать тот или иной тип СЗВ-СТАЖ?

Существует три типа формы:

1. Исходная. Ее нужно подать по окончании отчетного года в отношении всех застрахованных.
2. Дополняющая. Подается на тех лиц, сведения о которым в исходной форме содержали ошибки.
3. Назначение пенсии. Подается на застрахованных, которым для назначения пенсии нужно учесть периоды работы текущего года.

Как формируется пакет документов, файл?

Сведения формируются единым пакетом документов без разделения на пачки. В электронной форме пакет состоит из одного файла, в который отдельным блоком включается форма ОДВ-1, содержащая сведения о страхователе.

ДЛОТПУСК в форме СЗВ-СТАЖ

В пункте 2.3.13 Постановления № 507п говорится, что код «ДЛОТПУСК» указывается только для периодов работы застрахованного лица в особых условиях труда, за которые отсутствуют данные о начислении страховых взносов по дополнительному тарифу.

Код «ДЛОТПУСК» может быть указан в СЗВ-СТАЖ только в сочетании с кодами особых условий труда.

В форме СЗВ-СТАЖ разделе 3 отражают данные о работниках и периодах их работы. В этот раздел нужно включить работников, с которыми в течение года действовал трудовой или гражданско-правовой договор.

Отдельно по каждому сотруднику нужно указать периоды, когда он работал, не работал, был в отпуске, находился на больничном и т. п. Фактически в форме СЗВ-Стаж отражают весь график профессиональной жизни работника.

В графах 6 и 7 формы СЗВ-СТАЖ указывают дату начала и дату окончания окончания каждого отпуска.

В графе 11 «Дополнительные сведения» раздела 3 «Сведения о периодах работы застрахованных лиц» формы СЗВ-СТАЖ нужно указать коды каждого из периодов. Один из таких кодов – «ДЛОТПУСК». Код «ДЛОТПУСК» нужно укать в графе 11.

Код «ДЛОТПУСК» нужно заполнять только для периодов работы сотрудника в особых условиях и имеет право на досрочную пенсию по старости. Имеются в виду те периоды, по которым не начисляли страховые взносы по дополнительному тарифу. Код «ДЛОТПУСК» указывают только в сочетании с кодами территорий с особыми условиями труда.

Для тех работников, которые работают в обычных условиях, в графе 11 раздела 3 формы СЗВ-СТАЖ код «ДЛОТПУСК» не ставится. Отдельно выделять периоды отпуска в графах 6 и 7 раздела 3 теперь также не нужно.

Обратите внимание: если в начале года, в январе, работник ушел в очередной отпуск, отпускные получил в декабре, и в последний день отпуска уволился, в текущем календарном году у него совсем не будет никаких взносов. Во всех остальных случаях взносы будут начислены и код «ДЛОТПУСК» ставить не нужно.

Пример заполненной формы СЗВ-СТАЖ в 2021 году

Бланк формы СЗВ-СТАЖ в 2021 году

Похожие записи:

• Порядок наследования внуками по закону в 2022 году
• Пособия малоимущим семьям в 2023 году
• Выписка из ЕГРН — полное руководство