Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как написать заявление на компенсацию отпуска: образец». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Унифицированного образца, обязательного к применению, законом не установлено, поэтому работники могут писать заявление в свободной форме. Однако при этом желательно все же придерживаться некоторых норм и стандартов. В частности, нужно обязательно указывать сведения об организации, должность и ФИО его руководителя. Также в заявление нужно вписывать период, за который предоставляется отпуск, его длительность, а также количество дней, за которые работник хотел бы получить денежную компенсацию.
Статья 126 ТК РФ гласит: «Часть отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией. Замена отпуска денежной компенсацией беременным женщинам и работникам в возрасте до 18 лет, а также работникам, занятым на тяжелых работах или работах с вредными или опасными условиями труда не допускается.»
Данное положение законодательства вызывало вокруг себя множество споров и дискуссий. Одни знатоки трудового законодательства утверждали, что переводу в денежный эквивалент подлежат только дни дополнительного оплачиваемого отпуска, другие же считали, что «обменять на наличность» можно и дни основного.
Письмо Министерства труда и социального развития от 25.04.2002 г. № 966–10 поставило точку в этом споре между «физиками» и «лириками». В частности, в нем было сказано, что решение этого вопроса возможно по соглашению сторон, или, иначе говоря, соответствующее положение Трудового кодекса можно применять и так, и эдак.
Процедура проведения замены отпуска денежной компенсацией на практике часто вызывает затруднения. Особенно много сложностей возникает в связи с «конвертацией» части основного отпуска, превышающей 28 календарных дней, в денежный капитал. В данной статье мы постараемся разъяснить, каким образом оформляется подобное превращение.
Оформление денежной компенсации
Если работодатель согласен с заявлением, на его основании он издает приказ о замене сотруднику части отдыха денежной выплатой. Унифицированная форма такого приказа не утверждена, поэтому он составляется на бланке предприятия в произвольной форме. Важно указать в приказе следующие позиции: ФИО и должность работника, количество дней, которые компенсируются деньгами, расчетный период, за который предоставляется отдых, основание издания приказа. С документом необходимо ознакомить работника под подпись. Ниже вы найдете образец — приказ на компенсацию за неиспользованный отпуск.
Сотрудник, который ведет кадровое делопроизводство, должен обязательно внести информацию о замене части ежегодного оплачиваемого отдыха денежной выплатой в личную карточку (унифицированная форма N Т-2). В разделе VIII необходимо указать, какой отпуск компенсируется (основной, дополнительный), отразить количество дней, которые подлежат замене, и основание (реквизиты приказа).
Для расчета суммы используется следующая формула:
Размер компенсации = L х S, где
- L — количество дней,
- S — средний дневной заработок, рассчитанный за 12 предшествующих месяцев.
Когда отпуск сотрудника можно заменить деньгами
По трудовому законодательству каждый сотрудник имеет право на оплачиваемый 28-дневный отпуск за каждый отработанный год. Отпуск гарантирует, что человек наберётся сил и продолжит работу без риска для здоровья. Поэтому основной отпуск запрещено подменять денежной компенсацией. О наказании за нарушение этого правила поговорим далее.
Существует всего две ситуации, когда работодатель может компенсировать отпуск деньгами, а именно:
Сотрудник просит заменить деньгами дополнительную часть отпуска, превышающую 28 календарных дней.
Некоторым категориям работников положены дополнительные (и удлинённые основные) отпуска. В общей сложности их ежегодный отпуск длится больше 28 дней. Это работники:
- трудящиеся в опасных или вредных условиях;
- инвалиды;
- с ненормированным рабочим днём;
- трудящиеся в районах Крайнего Севера и приравненных местностей;
- педагогические и медработники.
Заявление на выплату отпускных в зарплату
Необходимые документы Для того чтобы получить отпускные, сотруднику необходимо написать только заявление, других документов от него работодатель не имеет права требовать, так как сам имеет к ним доступ (трудовая книжка, трудовой договор, график отпусков сотрудников). Так как законодательством точно не определены сроки подачи данного документа, то работодатель имеет право установить свои внутренние правила. Отпускные должны быть перечислены работнику за три дня до начала отдыха, поэтому он должен написать заявление на их выдачу минимум за четыре – пять дней до отпуска.
Рекомендуем прочесть: Как проверить очередь в садик город чебоксары 2021 год
Как написать? Написать заявление на выплату или перерасчет отпускных, а также в случае задержки пособия, необходимо на чистом листе формата А4. Сделать это можно вручную или набрать текст на компьютере. В данном случае не имеет большого значения цвет пасты, поэтому допускается как синий, так и черный. Также четко не определено, прописными или печатными буквами должен быть заполнен документ. Шрифт и размер печатного варианта также не важен. В конце заявления обязательно должна стоять дата и подпись сотрудника. Образец Заявление на выплату отпускных, образец которого вы можете увидеть ниже, заполняется достаточно просто. Оно пишется на имя руководителя компании, ФИО и должность которого указывается в шапке заявления. После этого пишется имя сотрудника, планирующего уйти в отпуск. Текст самого заявления должен включать в себя сроки оплачиваемого отдыха.
В соответствии со статьёй 126 ТК РФ работник имеет право заменить неотгуленные дни отпуска денежной компенсацией. Здесь есть одна тонкость: компенсацией можно заменить только дополнительный отпуск, основной отпуск в размере 28 дней работник обязан использовать полностью (статья 126 ТК РФ).
То есть Александр может взять 5 дней отгулов в удобное для себя время (по согласованию с руководством), а 8 дней дополнительного отпуска заменить денежной компенсацией. Компенсацию можно просить как за весь дополнительный отпуск, так и за его часть.
Получить денежную компенсацию вместо отпуска могут не все категории работников. Полный отпуск должны отгулять юные работники в возрасте до 18 лет, работники, занятые на вредном (опасном) производстве и беременные женщины (статья 126 ТК РФ). Им денежная компенсация не предоставляется.
Единственное исключение – компенсация отпуска при увольнении работника. В этом случае работнику предоставляется компенсация за все неотгуленные отпуска – как за основной, так и за дополнительный (статья 127 ТК РФ).
При этом заявление на получение компенсации при увольнении писать не требуется – работодатель обязан сделать это автоматически.
В заявлении о денежной компенсации кроме стандартных данных руководителя и заявителя должны быть указаны следующие пункты:
- Обязательно указано «компенсация за дополнительный оплачиваемый отпуск».
- За какой период работы предоставляется отпуск (указывается календарный год).
- Количество дней дополнительного оплачиваемого отпуска, оплату за которые вы хотели бы получить.
- Дата написания заявления.
- Подпись заявителя.
Образец заявления на материальную компенсацию:
В заявлении на неиспользованный отпуск нужно указать:
- За какой период работы предоставляется отпуск (календарный год).
- С какого числа работник хотел бы уйти в отпуск.
- Продолжительность отпуска.
- В случае, если работник отзывался из отпуска приказом руководства, в заявлении обязательно необходимо указать номер и дату приказа об отзыве.
- Дата написания заявления.
- Подпись заявителя.
Что нужно сделать, чтобы получить компенсацию
Выступить с инициативой о компенсировании неиспользованного отпускного периода может только сотрудник. Работник имеет право не предлагать этого, но обязан отреагировать на просьбу работника.
Если планируется увольнение, сотрудник должен подать соответствующее заявление работодателю.
Это может быть отдельное заявление, которое подается уже после того, как официальный день прекращения работы в данной организации известен. Оно отражает конкретную просьбу выплатить средства за те отпускные дни, которые работник за последний рабочий год не реализовал. В заявлении указываются все основания и показатели:
- сколько дней на отпуск ему причиталось;
- сколько их них он не провел непосредственно в отпуске;
- сколько в денежном эквиваленте сотрудник просит вернуть, отталкиваясь от показателей и расчетов.
Также просьба возместить неиспользованный период может содержаться в заявлении об увольнении.
Если сотрудник не планирует увольняться, то он может подать заявление по итогу рабочего года (он не обязательно должен совпадать с календарным), в котором остались неиспользованные отпускные.
Компенсационные выплаты: суть и виды
В Трудовом кодексе России (статья 164) приводится понятие компенсации. Указывается, что это сумма денег, которая выплачивается сотруднику в качестве возмещения его трат, которые он понес в связи с рабочими обязанностями. Следующая 165 статья уточняет, что к компенсациям относятся плата за:
- отпускные (ежегодный отпуск, который подлежит оплате);
- выполнение определенной служебной задачи (или нескольких поручений) при поездке в командировку в любую местность;
- переезд в пределах региона или в другой регион в связи с изменением места работы – имеются в виду случаи перемещения, в результате которых гражданин вынужден проживать в другом жилье, чтобы беспрепятственно посещать работу;
- исполнение заданий государства или общественных поручений в интересах коллектива, компании, общества;
- совмещение работы и учебы;
- вынужденный простой на производстве или любой другой работе, который произошел по причинам, не зависящим от работника;
- полное прекращение работы, которое связано со значительными изменениями в работе организации: увольнение ключевых лиц (директора, заместителей, главного бухгалтера и др.).
Все виды случаев, когда гражданину выплачиваются компенсационные выплаты, подробно перечисляются в главе 24 Трудового кодекса.
Когда отпуск можно заменить денежной компенсацией
Об этом четко говорит ст. 126 ТК РФ: ту часть, которая превышает 28 календарных дней, по письменному заявлению работника можно заменить выплатой деньгами.
При суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении на следующий рабочий год денежной выплатой можно замененить часть каждого их них, как превышающую 28 календарных дней, так и любое количество дней из этой части.
Разберем на примере. Руководителю организации в соответствии с трудовым договором установлен ненормированный рабочий день. На этом основании ему предоставляется дополнительный отдых в размере 3 дней в год. В связи с производственной необходимостью в прошлом году руководитель работал без отдыха. Следовательно, в этом ему должны предоставить «каникулы» продоолжительностью 28+3+28+3 = 62 дня. При этом по заявлению руководителя до 6 дней можно компенсировать деньгами.
Заявление на получение компенсации — особый документ. Его не составляют чаще раза в году, поэтому о форме и порядке оформления мало что известно работникам. Тем не менее, нет ничего сложного в написании текста. Не существует официальной формы документа.
Стандартные правила оформления таковы:
- текст пишется вручную или на компьютере на листе формата А4;
- в заявлении обязательно присутствует личная подпись и дата составления;
- понадобится четко изложить свои пожелания.
Начало любого заявления — это официальная шапка.
В ней указываются следующие данные:
- должность и фамилия с инициалами начальника, на имя которого подается документ;
- форма собственности и полное наименование предприятия (сокращения в названии не допускаются);
- фамилия и инициалы работника, от чьего имени пишется заявление, в родительном падеже;
- занимаемая им должность.
Далее указывается название документа с маленькой буквы — «заявление». Теперь пишется сам текст. Он оформляется в форме прошения.
Заявление на компенсацию за неиспользованный отпуск: образец
Ежегодно работникам должен предоставляться оплачиваемый отпуск с сохранением места работы (должности) и среднего заработка (ст. 114, ч. 1 ст. 122 ТК РФ). Право на отпуск за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. При этом по соглашению сторон оплачиваемый отпуск может быть предоставлен работнику и до истечения 6 месяцев (ч. 2 ст. 122 ТК РФ).
Ежегодные отпуска в текущем календарном году предоставляются работникам в соответствии с графиком отпусков, который должен быть утвержден работодателем не позднее чем за 2 недели до наступления очередного календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). При этом график отпусков является обязательным как для работодателя, так и для работников (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).
А если работник все же не использовал свой отпуск, как ему написать заявление на компенсацию за отпуск?
Как выплачивается компенсация
При одобрении частичной оплаты неиспользованных дней отдыха, руководство компании должно поставить отметку с положительной резолюцией на самой заявке. Данное решение является основанием для подготовки распорядительного акта о выдаче денежных средств. В действующих нормах отсутствует регламент, касающийся сроков выдачи компенсации. Как правило, сумма, причитающаяся работнику, выдается вместе с ближайшей денежной выплатой.
При расторжении договора с тружеником, срок выдачи денежных средств четко регламентирован. Работодателю необходимо передать деньги бывшему сотруднику в последний день трудовой деятельности. В двести тридцать шестой стать Трудового законодательства приводится перечень штрафных санкций, предусмотренных для лиц, нарушивших порядок данной процедуры. В случае просрочки, компания обязана предоставить не только компенсацию, но и дополнительный процент от общего объема выплат, положенных сотруднику.
Компенсация за прошлые года
Бывают ситуации, когда у сотрудника накапливаются отпуска за несколько прошлых лет, либо же отпуск за прошлый год переносится на следующий год. По правилам ч.2 ст.126 заменить деньгами можно только ту часть отпуска за прошлые годы, которая свыше 28 дней за каждый ежегодный отпуск.
Для лучшего понимания приведем пример: у сотрудника есть неиспользованные дни отдыха за 2015 год в размере 32 дней и 32 отпуска в 2016 году. По закону ему должны оформить отпуск на 64 дней, а только за 8 дней (4 дня за прошлый и 4 дня за текущий год) он может взять компенсацию. Оформление отпуска на 28 дней и выплата компенсации за 36 дней неиспользованных дней отдыха не разрешается.
Обратите внимание! Трудовым законодательством запрещено не предоставлять сотрудникам отпуск более двух лет подряд. За игнорирование такого требования директора привлекут к административной ответственности.
Сотрудник попросил заменить денежной компенсацией полагающийся ему по закону дополнительный отпуск.
Директор организации хочет пойти на встречу работнику и попросил кадрового специалиста все правильно оформить.
Как подготовить заявление на замену отпуска денежной компенсацией? Образец документа, подготовленный нашими специалистами, поможет кадровику справиться с поставленной перед ним задачей.
Сталкиваясь с просьбой сотрудника о замене части отпуска денежной компенсацией, нужно помнить, что заменить можно только дополнительный или удлиненный отпуск положенный работнику. Основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней неприкосновенен. Ни один день из него заменять компенсацией нельзя.
Это правило действует и в том случае, если работник не был в отпуске в течение двух лет, и у него накопилось больше 28 календарных дней. Каждый из этих отпусков должен быть использован работником.
За неправомерную замену отпуска денежной компенсацией работодателя (организацию или индивидуального предпринимателя) могут привлечь к административной ответственности (подробнее об этом см.
, «За непредоставление отпуска более 2 лет подряд предусмотрен штраф»).
К сведению
Дополнительные отпуска в соответствии с действующим законодательством предоставляются отдельным категориям работников в обязательном порядке. Например, дополнительный отпуск положен:
- работникам с ненормированным рабочим днем;
- «северянам»;
- чернобыльцам;
- другим категориям работников.
Помимо этого дополнительные отпуска для сотрудников могут предоставляться по инициативе организации (подробнее об этом см., «Предоставляем дополнительный отпуск» ).
К сведению
Удлиненные отпуска положены отдельным категориям работников. Например, к ним относятся:
- несовершеннолетние сотрудники;
- работающие инвалиды;
- сотрудники образовательных организаций;
- другие категории работников.
(подробнее об этом см., «Предоставляем удлиненный отпуск»).
Когда перечисляют деньги
Расчет с работником обязаны провести в последний рабочий день при освобождении должности. Ему выплачивают все обязательные платежи: за фактически отработанное время, пособие в размере средней зарплаты или больше (если оно полагается согласно закону или трудовому договору).
Если выплата проводится по ст. 126 ТК с продолжением трудовых отношений, то расчет проводится не позднее следующего дня после получения уведомления.
Среди этих платежей перечисляют и рассматриваемый нами финансовый эквивалент неотгулянных дней. Если гражданин в этот день отсутствует на рабочем место, то эти суммы перечисляют не позднее следующего дня после его письменного обращения.
Если лицо берет часть платежа деньгами, а часть отгуливает фактически, то расчет с ним должны провести в последнюю дату перед уходом в отпуск, но последним рабочим днем при этом является дата окончания отдыха.
Заявление на выплату за неиспользованные дни оформляется по стандартным правилам. Его можно подавать отдельно, но также не запрещено такую просьбу указывать и в самом уведомлении об увольнении. Чаще всего на практике так и происходит. Там также можно указывать и иные прошения, например, об упразднении отработки.