Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Доверяй, но проверяй: как организовать автоматический учет трудозатрат». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При анализе полученной о трудозатратах информации, есть несколько закономерностей, о которых следует знать руководителям. Не стоит забывать о том, что рабочий день сотрудников включает в себя такие отвлечения от рабочего процесса, как планёрки, совещания и различные тренинги. Это тоже важные элементы рабочего процесса, но нужно следить за тем, чтобы они занимали меньше времени, чем основная работа. Другими словами, менеджер по продажам бОльшую часть дня должен посвящать продажам продукции и общению с клиентами, а не участвовать целый день в бесконечных совещаниях.
Единицы измерения трудозатрат
Для расчета трудозатрат часто используются такие единицы измерения, как человеко-час и человеко-день. Они показывают, какой объем человеческих и временных ресурсов потребуется для достижения намеченной. Часто эти единицы встречаются в расчете себестоимости продукции, при составлении коммерческих предложений и договоров, при план-фактном анализе деятельности предприятия.
Человеко-час (чел/час) — это единица измерения, которая показывает, сколько времени в часах будет затрачено на выполнение работы при занятости одного специалиста. Например, на разработку коммерческого предложения заложено два человеко-часа. Это подразумевает работу одного менеджера в течение двух часов или совместную работу двух менеджеров в течение одного часа (подготовка документа по частям: общие положения и обсчет для конкретного заказчика).
Человеко-день (чел/день) — аналог человеко-часа, но учитываются не часы, а дни работы (что более удобно при оценке длительных процессов или при поденном расчете сдельной оплаты труда). Считается, что если сотрудник вовремя приступает к своим обязанностям в начале рабочего дня, то человеко-день засчитан. Но при отсутствии сверх трех часов в течение дня расчет возвращается к человеко-часам. В целом, человеко-час — это более точная единица измерения трудозатрат, которая в основном и используется в бухгалтерском учете.
Процедуры управления ресурсами портфеля проектов, регламентирующие вопросы планирования, учета и контроля ресурсов, должны быть организованы таким образом, чтобы минимизировать объем технической работы по управлению проектами, выполняемой лидерами проектов и сотрудниками. Планирование ресурсов предполагает осуществление следующей последовательности шагов.
Шаг 1. Проектный офис формирует фонд рабочего времени, шаблоны табелей, книг проектов и книги портфеля проектов.
Шаг 2. Руководители проектов разрабатывают структуру работ и смету трудозатрат проекта, которая утверждается директором проектов и передается в проектный офис. Собранные по всему портфелю сметы вносятся в книгу портфеля проектов и сопоставляются с фондом рабочего времени. При необходимости происходит пересмотр проектов или поднимается вопрос о привлечении дополнительных ресурсов.
Шаг 3. Проектный офис вносит в табели сотрудников проект и работы, в которых участвует сотрудник (по которым он учитывает свои трудозатраты).
Шаг 4. Руководители проектов разрабатывают бюджеты проектов, которые утверждаются директором проектов и передаются в проектный офис. Собранные по всему портфелю бюджеты вносятся в книгу портфеля проектов и сопоставляются с фондом рабочего времени. При необходимости происходит пересмотр проектов или поднимается вопрос о привлечении дополнительных ресурсов.
Учет и контроль ресурсов осуществляется следующим образом.
Шаг 1. Периодически (еженедельно или ежемесячно) сотрудники заполняют табели и передают их в проектный офис.
Шаг 2. Проектный офис сводит информацию из табелей в книги проектов и в книгу портфеля проектов.
Шаг 3. Руководители проектов контролируют выполнения бюджетов, в случае необходимости меняют статус рисков, проблем, инициируют изменения, меняют планы, проводят другие корректирующие мероприятия.
Шаг 4. Директор проектов контролирует выполнение бюджетов портфеля проектов.
В данной процедуре учета и контроля возможны две стратегии обеспечения качества учета трудозатрат сотрудниками — оптимистичная и пессимистичная. Оптимистичная стратегия предполагает, что сначала проектный офис интегрирует информацию в книги проектов, а затем руководители проектов осуществляют их проверку и, в случае необходимости, вносятся коррективы. Пессимистичная стратегия предполагает, что руководители проектов должны проверить табели, а только затем они передаются в проектный офис. Первая стратегия более эффективна, когда ошибок в учете мало, вторая — когда их много.
Какие результаты вы можете получить от анализа трудозатрат?
Большинство компаний живёт в режиме «только начальник отдела знает, что делается в отделе», и это ещё в лучшем случае: часто и он неправильно представляет себе, на что уходит время, или не знает, как выполнить операции, которые делает его подчинённый.
Почти всегда при нормировании обнаруживаем (и значит — можем устранить) вот такие проблемы:
1
Подразделение делает некоторые ненужные или дублирующиеся внутренние услуги, которые можно вообще отменить (например, в одой компании обнаружили, что учёт факта по договорам ведется независимо в трёх подразделениях (трудозатраты х 3), и это не выявить изнутри, потому что каждый начальник отдела знает только свой отдел)
2
Административно-бумажная нагрузка может достигать 30% рабочего времени, в среднем 15%, и её всегда можно сократить
3
Почти в каждом подразделении есть долгие и неудобные способы выполнения работ, привычные или оставшиеся от прошлого, которые можно заменить на более эффективные (Например, в договорном отделе работает 8 человек, а можно организовать работу так, чтобы хватало 3, и плюс к тому добавить функционала и останется ещё время — просто нужно организовать работу на иных принципах).
4
Очень часто подразделения живут в режиме «ручного управления» — начальник выступает в роли диспетчера, а работник не знает, что будет делать завтра. Это вносит сумбур и снижает общую производительность.
5
Есть должности, где начальник не понимает, что делает подчинённый, там может иметься значительное завышение нормативных сроков на работу (подчинённый создаёт впечатление, что это сложная и длинная операция, а она простая и быстрая)
6
Очень часто обнаруживается, что руководитель занимается не тем, чем должен.
Существует два варианта при выборе приобретения требуемой информационной системы:
покупка готовой информационной системы;
разработка собственной ИС.
Рассмотрим предлагаемые готовые варианты (таблица 6.4).
Таблица 6.4 — Готовые системы
|
Название готовой системы |
Цена приобретения, руб. |
Достоинства |
Недостатки |
|
Предприятие от «БухСофт» |
15 900 |
Позволяет вести личные карточки сотрудников, быстрый ввод и обработка данных |
Выходная форма табель не совпадает с утвержденной формой на объединении, отсутствуют функции анализа данных |
|
Управление персоналом от фирмы-разработчика «Борлас» |
41 000 |
Комплексная реализация функций по управлению персоналом |
Высокая стоимость, отсутствуют функции анализа данных |
|
Табель сотрудников от «ЭндиСофт» |
22 790 |
Дружественный интерфейс, позволяет формировать персональные графики |
Отсутствуют функции анализа данных, выходные формы не совпадают |
Что такое трудозатраты
Трудозатраты — время, которое необходимо специалисту для выполнения той или иной задачи.
Чтобы рассчитать показатели по конкретной операции для предприятия в целом, нужно суммировать трудозатраты всех задействованных в определенном технологическом процессе работников. На продуктивность каждого специалиста влияют следующие факторы:
- опыт в конкретном виде деятельности;
- обладание необходимыми знаниями и навыками;
- уровень технической и программной оснащенности;
- готовность применять новые методы и инструменты;
- эффективность управления предприятием;
- контроль результатов работы.
Расчет и планирование трудозатрат помогает снизить расходы и повысить производительность независимо от размера и специфики деятельности компании.
Использование системы учета рабочего времени мотивирует персонал более качественно выполнять задачи. Уровень ответственности сотрудников повышается, если они понимают, что руководство отслеживает все действия подчиненных.
Специализированное ПО — эффективный инструмент для анализа отработанного времени. Объективная оценка продуктивности персонала помогает поощрять добросовестных сотрудников. Использование специализированных программ — это оптимальный подход к учету трудозатрат, который сочетает получение точных показателей с повышением мотивации работников.
Учет при ненормированном графике
Минздравсоцразвития своим письмом № 22-2-3363 от 31.08.2009г. разрешил суммированный учет при невозможности соблюдения 40-часовой недели. При отсутствии в договоре упоминания об этом переработка рассматривается законом, как сверхурочная с повышенной доплатой. Она подразумевает 1,5-ный оклад за первые 2 часа и удвоенный за все последующие (ст. 152 ТК РФ). Так, переработка за 32 лишних часа за 15 дней оплачивается следующим образом: 30 ч (15 дн. х 2 ч.) в 1,5-м размере и за 2 часа – в удвоенном.
Правильно распределить нагрузку, не нарушая ТК, поможет график. Его использование не обязательно, но рекомендовано. Единой формы для него нет. Обычно – это таблица, содержащая персональную информацию о начале и конце смены, ее продолжительности и перерывах. В компаниях с пятидневным режимом его особенности фиксируют в локальных актах. Крупным компаниям с многосменным режимом и сезонной спецификой требуется грамотный подход в составлении графика.
Составление графика рабочего времени на 2021 г. базируется на следующем алгоритме:
- Выбор продолжительности учетного периода;
- Загруженность рабочего места;
- Численность задействованных сотрудников;
- Ориентация на узаконенную в ст. 104 ТК РФ норму;
- Внесение результатов в график.
Каждый показатель будет иметь индивидуальное значение. По объему сверхурочных часов допустимо четырехчасовое превышение в течение двух дней подряд, но не более. Общая годовая переработка допустима в 120 ч (ст. 99 ТК РФ). Отдых тоже нормируется — не менее 42 ч в неделю.
Задача 2. Определить численность рабочих по трудоемкости производственной программы
Рассчитать плановую численность рабочих на основе данных о трудоемкости выполнения отдельных видов работ. Годовой эффективный фонд рабочего времени одного среднесписочного рабочего – 1675 час. Другие исходные данные приведены в таблице ниже.
| Показатели | Значения показателей |
| Производственная программа предприятия, тыс. шт. / год | 70 |
| Трудоемкость выполнения отдельных видов работ в расчете на одно изделие, нормо-часов: | |
| токарных | 15 |
| сверлильных | 21 |
| фрезерных | 11 |
| шлифовальных | 7 |
| сборочных | 23 |
| средний процент выполнения норм,% | 108 |
Трудозатраты, трудоемкость и производительность труда как экономические показатели эффективности
Категории трудозатраты, трудоемкость и производительность труда часто встречаются в научной и практической деятельности для выражения экономических показателей эффективности (оптимизации) принятых решений. Понимая значение этих категорий для анализа эффективности решаемых задач в области техносферной безопасности, рассмотрим их содержательную сущность и взаимосвязь более подробно.
Трудозатраты
Что такое трудозатраты? В экономике под трудозатратами понимается количество единиц затрат труда персонала, необходимых для завершения работы. Они обычно измеряются в человеко-часах, в человеко-днях, в человеко-месяцах или в человеко -что-нибудь ещё. Трудозатраты бывают плановые и фактические, и используются для расчёта сроков окончания проекта (задуманного решения), финансовых затрат на его реализацию, анализа эффективности.
Фактические трудозатраты – это выполненный уже объём работ в проекте.
Плановые трудозатраты – это планируемый объём работ в проекте.
Иногда встречаются проблемы при оценке плановых трудозатрат. Это объясняется тем, что производительность разных сотрудников может различаться в разы. Поэтому, в том случае, когда неизвестно, кто будет исполнять конкретную задачу, очень трудно дать оценку трудозатрат в абсолютных единицах. Но используя усредненный показатель производительности труда сотрудников можно избежать (частично или полностью) отмеченных проблем.
Рассмотрим, как определяются трудозатраты в человеко-часах и в рублях/час. Формула расчета трудозатрат в человеко-часах такова:
Чч = N * Т, (1.31)
где Чч – человеко-часы;
N – количество работников;
Т – фактическое время, потраченное на выполнение работы.
Из формулы выходит, что 100 человеко-часов – это отработанные часы бригадой в 20 человек за 5 часов, или же в 50 человек за 2 часа, или же труд одного работника за 100 часов.
Формула расчета человеко-часов за год
Иногда необходимо определить показатели и за год. В этом случае используется аналогичная формула, но с той разницей, что в ней ЧЧ1, ЧЧ2 и ЧЧn обозначают, сколько работал за год каждый сотрудник. Обычно она используется для заполнения статистических отчетов. Например, чтобы рассчитать человеко-часы за 9 месяцев 2020 года (при сдаче квартальной статистической отчетности) или вычислить количество отработанных человеко-часов с начала года для П-4.
В расчет человеко-часов включается сверхурочное время, время, которое сотрудник провел в командировках, а также учитывается труд по выходным или в праздничные дни.
Не нужно учитывать при расчете человеко-часов:
- период болезни сотрудника по больничному листу;
- время, когда служащий не трудился по причинам, которые от него не зависят;
- время ежегодного отпуска;
- часы сокращения трудового дня;
- время, когда сотрудник повышал квалификацию с отрывом от работы;
- время участия сотрудников в забастовках;
- другие причины отсутствия на рабочем месте.
Единицы измерения трудозатрат
Для расчета трудозатрат часто используются такие единицы измерения, как человеко-час и человеко-день. Они показывают, какой объем человеческих и временных ресурсов потребуется для достижения намеченной. Часто эти единицы встречаются в расчете себестоимости продукции, при составлении коммерческих предложений и договоров, при план-фактном анализе деятельности предприятия.
Человеко-час (чел/час) — это единица измерения, которая показывает, сколько времени в часах будет затрачено на выполнение работы при занятости одного специалиста. Например, на разработку коммерческого предложения заложено два человеко-часа. Это подразумевает работу одного менеджера в течение двух часов или совместную работу двух менеджеров в течение одного часа (подготовка документа по частям: общие положения и обсчет для конкретного заказчика).
Человеко-день (чел/день) — аналог человеко-часа, но учитываются не часы, а дни работы (что более удобно при оценке длительных процессов или при поденном расчете сдельной оплаты труда). Считается, что если сотрудник вовремя приступает к своим обязанностям в начале рабочего дня, то человеко-день засчитан. Но при отсутствии сверх трех часов в течение дня расчет возвращается к человеко-часам. В целом, человеко-час — это более точная единица измерения трудозатрат, которая в основном и используется в бухгалтерском учете.
Расчет трудовых затрат — для чего это нужно?
Оценка трудозатрат обязательна на любом предприятии, которое ставит своей задачей контроль и учет отработанного времени. Даже самая малая точка в сфере услуг может достичь значительного повышения эффективности, если внедрит подсчет плановых трудозатрат и контроль его фактического соблюдения. Для более крупных организаций расчет в совокупности с развитой системой планирования и готовностью повышать заинтересованность сотрудников в повышении личной продуктивности является мощным средством для оптимизации внутренних трудовых резервов, увеличения эффективности и роста конкурентоспособности.
Расчет трудозатрат обязателен в следующих случаях:
Важно заметить, что при расчете фактических трудозатрат в человеко-часах используется только реально отработанное сотрудником время (без учета отгулов, больничных, отпусков и иных видов отсутствия — за исключением выполнения работы за пределами территории организации либо в командировке).
Как производятся подсчеты
Сложение человеко-часов дает возможность осуществить оценку требующихся финансовых вложений, для оплаты трудовой деятельности работников компании. Нередко человеко-часы используются для установки сроков выполнения обязательств во время проектирования определенных задач, ставящих руководство в жесткие ограничения по времени.
Данные цифры используются при составлении отчетной документации для налоговой инспекции, Пенсионного Фонда и учреждений, осуществляющих социальную и правовую защиту населения. Помимо этого, каждое предприятие предоставляет подробные сведения о затраченных человеко-часах в «Росстат». При составлении подобной документации используется форма «П-4», которая наглядно отображает проводимые расчеты.
Процессы оптимизации трудоемкости
Составление расчетов величины трудоемкости необходимо для проведения анализа с целью выявления областей производства, нуждающихся в оптимизации. Здесь нужно упомянуть, что в каждом случае рассматриваются индивидуальные методы оптимизации производства.
Повысить эффективность деятельности компании можно за счет регулярного проведения мероприятий, направленных на повышение квалификации сотрудников.
Улучшить результаты можно за счет автоматизации производства и внедрения новых технологий. Отдельное внимание необходимо уделить качеству логистики и анализу технологического процесса. Увеличить результативность работы компании можно при использовании качественной сырьевой базы от надежных поставщиков.
Что такое трудоемкость
Трудоемкость – это показатель, который позволяет проанализировать соотношение трат ресурсов и времени. Значение отображает время, которое нужно потратить на производство единицы товара. Расчет его потребуется для планирования деятельности. Показатель поможет определить возможный уровень производительности в определенных условиях. Он обеспечивает повышение эффективности деятельности организации. Формула трудоемкости служит для оценки итогов работы сотрудников за конкретный период. Исходя из значения можно вычислить производительность одного специалиста.
Рассмотрим, что именно дает определение трудоемкости работы:
- Определение влияния трудовых затрат на количество готового товара.
- Определение резервов для увеличения производительности труда.
- Выявление возможностей для эффективной организации использования ресурсов.
- Установление областей, где трудовые ресурсы применяются наиболее продуктивно.