Функции и обязанности — в чем разница

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Функции и обязанности — в чем разница». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Что такое функции и должностные обязанности

2. Чем отличаются должностные обязанности сотрудника от функциональных?

3. В каких именно документах закрепляются функциональные обязанности

4. Значение должностной инструкции

5. Должностная инструкция и должностные обязанности работника

6. Функциональные обязанности работника: отличие от должностных обязанностей

7. Чем отличаются функции от должностных обязанностей

8. Как оформить должностную инструкцию

9. Два способа возложения обязанностей дополнительных должностей

10. Составляем должностную инструкцию

11. Профессиональные стандарты под микроскопом: часть 2

При приеме на работу помимо заключения трудового договора новому сотруднику нередко работодатели предлагают ознакомиться еще и с должностной инструкцией. Некоторые работники подписываются под текстом инструкции, не читая ее, другие же удивляются: все ведь прописано в договоре, так зачем же еще одна бумажка? Работодатели зачастую относятся к должностным инструкциям пренебрежительно: во-первых, это документ необязателен для коммерческих организаций, во-вторых, как и работники искренне не понимаю, зачем «дублировать» трудовой договор. Основные права и обязанности работника действительно закрепляются в трудовом договоре, но прописать абсолютно все должностные обязанности работника в его тексте тяжело, а потому они обычно формулируются очень размыто. Очень часто в коммерческих организациях вообще существует лишь один типовой трудовой договор для всех сотрудников, поэтому в случае конфликта очень тяжело доказывать, что работник действительно не выполнил свои трудовые обязанности. Результатом такого пренебрежительного отношения к должностным инструкциям становятся конфликты между работником и администрацией, доходящие порой и до судебного разбирательства. Так зачем же нужна должностная инструкция? Должностная инструкция – это тот документ, который способен предотвратить все или почти все разногласия сторон по поводу должностных обязанностей и максимально конкретизировать трудовую функцию работника. Предположим, что работодатель увольняет сотрудника за неоднократное неисполнение должностных обязанностей, которое выразилось в том, что сотрудник отчитывался о проделанной работе не в письменной, а в устной форме. В трудовом договоре записано просто: «должен отчитываться», в какой именно форме, не указано. Такое увольнение вполне может быть признанным незаконным, поскольку доказать, что работник отчитался (не отчитался) в устной форме, весьма проблематично. Вот такая конкретика и должна содержаться в должностной инструкции. Уточнение прав сотрудника напрямую способствует качественному выполнению им своих должностных обязанностей. Например, для выполнения задания начальника работнику нужно получить какую-то информацию из другого отдела или службы. Если сотрудник не имеет права на получение таких сведений, а коллеги их не предоставят, то наказать работника за невыполнение задания будет нельзя. Другой вопрос, если такое право закреплено в его должностной инструкции, но он им не воспользовался… Вот тут уже речь может идти и о применении дисциплинарного взыскания. Главное же отличие должностной инструкции от трудового договора состоит в том, что она является «обезличенным» документом, то есть утверждается не для данного конкретного сотрудника, а для должности. При переводах сотрудников на другие должности серьезные изменения в трудовой договор вносятся редко, что приводит к коллизии: должность у работника новая, а должностные обязанности у него старые. Так что очень удобно один раз разработать новые должностные инструкции для всех должностей, и тогда при переводе сотрудника достаточно составить допсоглашение к договору из двух-трех пунктов и ознакомить его с должностной инструкцией, а не составлять фактически новый договор. Да и куда чисто технически проще внести изменение в должностную инструкцию, чем в каждый трудовой договор. Обычно должностная инструкция состоит из нескольких разделов: «Общие положения», «Права», «Должностные обязанности» и «Ответственность». В разделе «Общие положения» указываются: наименование должности; квалификационные требования, предъявляемые к образованию и стажу работы сотрудника, замещающего данную должность; кому непосредственно подчиняется работник; порядок назначения, замещения и освобождения от должности; наличие и состав подчиненных; перечень документов, которыми работник обязан руководствоваться в своей деятельности (законодательные акты РФ, локальные документы и т. д.). В данный раздел могут быть включены и другие пункты, уточняющие статус сотрудника и условия его деятельности. Раздел «Права» содержит перечень прав, которыми обладает работник при исполнении возложенных на него должностных обязанностей. Здесь, исходя из возложенных на него должностных обязанностей и полномочий, уточняются права работника, например, отражаются взаимоотношения работника с другими должностными лицами и структурными подразделениями организации. В разделе «Должностные обязанности» более подробно по сравнению с трудовым договором расписываются обязанности работника, которые возлагаются на него в соответствии с исполнением трудовой функции. С разделом «Ответственность» все понятно – в нем указывается мера ответственности работника за несоблюдение требований, установленных должностной инструкцией, другими локальными нормативными актами и трудовым законодательством РФ. Разумеется, ничего выходящего за рамки действующего законодательства ни в одном разделе содержаться не должно, а если и будет внесено, то не будет иметь юридической силы. К должностной инструкции прилагается лист ознакомления, который служит доказательством того, что работник с ней ознакомился под роспись, ведь ее требования являются обязательными для сотрудника, занимающего данную должность, именно с этого момента. Должностная инструкция разрабатывается лицом, уполномоченным на то руководителем организации, согласовывается с соответствующим правовым подразделением (юрисконсультом) организации (если таковые имеются), а при необходимости и с другими подразделениями организации и вышестоящим начальником, курирующим соответствующее направление деятельности работника. Согласованная и утвержденная должностная инструкция нумеруется, шнуруется, заверяется печатью отдела кадров и хранится в отделе кадров или в структурном подразделении в соответствии с установленным порядком. Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимаются заверенные копии, одна из которых выдается работнику, вторая – начальнику соответствующего структурного подразделения. Главные преимущества наличия должностных инструкций в организации таковы. Невыполнение сотрудником положений должностной инструкции позволяет работодателю применить дисциплинарное взыскание и в результате уволить работника, а потом доказать в суде, что дисциплинарное взыскание за неисполнение должностных обязанностей было наложено правомерно. Работнику, в свою очередь, будет проще отказаться выполнять не предусмотренную инструкцией работу. Наличие должностных инструкций может сыграть важную роль и при приеме соискателя на работу: правомерность отказа в приеме можно подтвердить или опровергнуть с помощью должностной инструкции, сравнив ее требования с квалификацией соискателя. Кроме того, инструкции позволяют равномерно распределять обязанности между работниками с похожими должностями (например, между главным бухгалтером, его заместителем и простым бухгалтером), избегать дублирования обязанностей. Да и как показывает практика, если на предприятии должностные инструкции разработаны, большинство трудовых конфликтов решается без вмешательства суда и прочих государственных органов.

Что такое функции и должностные обязанности

Функции – конкретное поле деятельности сотрудника, идеальный результат его работы, направленный на достижение общеорганизационных целей. К ним относятся, в зависимости от сферы труда, выполнение поручений руководства, кадровое делопроизводство, технический и операционный контроль и многое другое. Это ожидаемый результат, который должен принести работник в результате успешной деятельности.
Должностные обязанности – конкретные действия, выполняемые работником для исполнения функций и достижения поставленных задач. Это исчерпывающий набор процессов, которые сотрудник должен выполнять в установленные сроки и на приемлемом уровне качества. Должностные обязанности должны быть конкретными и очерчивать оптимальный способ выполнения работником поставленных задач.

Принято считать, что функциональные обязанности характеризуют результат, который достигает работник в результате выполнения своих обязанностей, т.е. ключевое отличие между категориями заключается в самой сущности понятий. Функции – это предписанный результат деятельности, обязанности – описание процесса достижения результата. Первое поле является первичным, общим и предельно широким. Второе – вторично, более детализировано и конкретно.

Резюмируя, можно сказать, функции и обязанности различаются по объему понятий, иерархичности и детальности. Стоит учитывать, что название должности считается одной из характеристик трудовой функции (например «Главный юрист-консультант», т.е. человек, в некотором смысле, ведет юридические консультации), но непосредственный функционал распространяется на возложенные на него должностные обязанности.

Что такое функциональные обязанности? Функции – это определенное и строго очерченное поле деятельности работника, его продуктивные рабочие результаты, к которым он должен стремиться. В основе деятельности любого сотрудника лежит стремление к достижению общеорганизационных успехов и целей. К таковым относятся реализация поручений руководящих структур, выполнение существующего технического регламента, выполнение операционного контроля, кадровые задачи и вопросы, делопроизводство.

Различные принципы работы зависят сугубо от конкретной сферы труда. Каждый работник должен давать высококачественный результат, а в некоторых случаях проявлять инициативность, ответственность, желание повышать собственную квалификацию. О том, что такое функциональные обязанности, свидетельствует преимущественно набор основных рабочих правил и принципов в документированной форме, именуемый инструкцией.

Нет более официальных и одновременно хрупких отношений, чем трудовые. Развитие общения между руководством и сотрудниками привело к тому, что круг компетенций каждого получил точное определение. Положение дел в компании порой заставляет сотрудников выходить за рамки своих обязанностей и выполнять не принадлежащие им функции. Этот процесс зачастую остается без внимания, поскольку ни начальник, ни работник не могут точно разграничить понятия, в то время как определение «трудовых функций» прописано даже в Трудовом Кодексе Российской Федерации. Функции – это деятельность человека в организации, активное поле его квалификации. Иными словами, это результат его работы. Можно также представить трудовую функцию в виде ядра, вокруг которого выстраивается профессиональные стандарты.

Чем отличаются должностные обязанности сотрудника от функциональных?

Начнем с того, что обратимся к трудовому законодательству Российской Федерации. К сожалению, там нет определения, чем различаются между собой должностные и функциональные обязанности сотрудников. Однако все же очень важно понимать между ними разницу.

В первую очередь, должностные обязанности сотрудника – это непосредственно те действия, которые сотрудник выполняет для реализации своей трудовой функций. Что касается функциональных обязанностей, то это более емкое и широкое понятие, определение которого мы уже рассмотрели выше. Также оно включает в себя и должностные обязанности работника.

А вот на практике очень часто выходит, что оба термина могут быть использованы как синонимичные, хотя в данном случае это является серьезной ошибкой.

В каких именно документах закрепляются функциональные обязанности

Функциональные обязанности закрепляются работодателем в самом общем понимании непосредственно в трудовом договоре каждого сотрудника. По сути формулировать и отражать трудовые функции сотрудника, которого нанимают, должна его должность. Также очень важно учитывать, что если работа предполагает получение различных компенсаций, льгот или же, наоборот, имеет какие-либо ограничения, тогда наименование должности должно быть указано четко по ЕТКС. Далее подробнее все функции работника будут раскрыты уже в его должностной инструкции. В тех ситуациях, когда сотрудник начинает выполнять иные функциональные обязанности по обоюдному согласию с руководством, в трудовом договоре в дополнительном соглашении это должно быть отдельно закреплено.

Совет. Очень важно отметить, что когда вы составляете трудовой договор, вы должны для начала описать около четырех основных функциональных обязанностей работника, которые суммарно занимают как минимум 50% от его рабочих часов. Далее стоит упомянуть об остальных обязанностях в порядке убывания по затраченному на их выполнение времени. В тех случаях, когда для должности есть какой-либо профстандарт, рекомендуем использовать его и брать формулировки оттуда.

Значение должностной инструкции

Рабочая должностная инструкция формируется для конкретизации функциональных обязанностей организации. Она предполагает:

оптимальное и справедливое распределение набора функций между сотрудниками;
обеспечение надлежащего уровня и своевременность реализуемых задач;
создание благоприятной социально-психологической обстановки в коллективе сотрудников;
предотвращение конфликтных ситуаций;
создание слаженной системы работы и налаженных коммуникаций между работниками и отделами;
четкое описания прав сотрудников;
повышение коллективной и личной эффективности и ответственности;
внедрение способов материального и нематериального стимулирования работников;
обеспечение равномерной нагрузки работающих.

Должностная инструкция и должностные обязанности работника

Функциональные обязанности работника: отличие от должностных обязанностей

не «организация эффективной коммерческой деятельности», а «увеличение маржинальной рентабельности предприятия» — для коммерческого директора;
«не уборка офиса», а «постоянное поддержание чистоты и порядка в помещениях» — для уборщицы;
не «проведение технического обслуживания и ремонта оборудования», а «снижение количества отказов оборудования в цехе» — для слесаря-механика;
не «подготовка и проведение программ обучения сотрудников», а «выполнение заказов цехов на подготовку рабочих и мастеров для производства новых изделий» — для менеджера по персоналу;
не «ведение базы данных о товарных остатках продукции на складе», а «обеспечение соответствия информации о товарных остатках в базе данных 1С реальному количеству товаров на складе» — для начальника склада и т.д.

Подобные примеры можно подобрать для любой должности в организации.

Чем отличаются функции от должностных обязанностей

Таким образом, ключевое отличие между указанными категориями – это сущность понятий. Функции – прогнозируемый или ожидаемый результат труда работника предприятия. Данное понятие является общим и предельно широким. Должностные обязанности – процесс, одновременно и обязанности, и рекомендации сотруднику. Они являются вторичными по отношению к функциям, а также более детализированными и конкретными.
Как функции, так и должностные обязанности должны быть закреплены в нормативных актах организации. Выход за очерченные рамки допускается лишь в особых случаях и, как правило, не по инициативе сотрудника.

Когда на работу принимаются руководители, специалисты и иные служащие, разрабатываемые инструкции для них именуются должностными. А для профессий рабочих на основе, как правило, единых тарифно-квалификационных справочников работ и профессий рабочих по соответствующим отраслям утверждаются производственные инструкции, которые также иногда называются рабочими инструкциями. Таким образом, отличие должностной инструкции от рабочей инструкции состоит только в категории работников, в отношении которых такая инструкция разрабатывается. Хотя и такое деление является достаточно условным, ведь и должностная, и рабочая инструкции должны давать работнику однозначное понимание того, какую работу ему предстоит выполнять.

ДИ характеризуется этими функциями:

Определение требований к квалификации, к конкретной должности. В числе этих требований может быть образование, необходимость в специальной подготовке, опыт работы на той же должности.
Установление обязанностей. В числе обязанностей может быть перечень исполняемых работ, объем работы, степень ответственности сотрудника.

Цели формирования инструкции:

Документ является основанием для отказа в приеме на должность. В частности, работодатель может отказать соискателю, если тот не отвечает квалификационным требованиям.
Распределение профессиональных функций между штатом сотрудников.
Оценка качества деятельности работника на протяжении испытательного срока.
Оценка качества исполнения сотрудником своей работы.
Установление несоответствия сотрудника занимаемой им должности.

На основании положений должностной инструкции работодатель может накладывать на сотрудника дисциплинарное взыскание. Основание для его наложения – невыполнение или ненадлежащее выполнение своих рабочих функций.

Как оформить должностную инструкцию

Формы ПП и ДИ рекомендуется разрабатывать в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст) [8].

Обязательными реквизитами ПП и ДИ являются: наименование организации, наименование вида документа об утверждении, его дата и номер, место составления, гриф утверждения. Они помещаются в начале текста документа.

Подписи лиц, согласующих проекты ПП и ДИ, помещаются либо в конце текста документа, либо на отдельном листе согласования, реквизиты которого должны однозначно определять, какой документ был согласован.

В конце текста ПП или ДИ или на отдельном листе ознакомления работники проставляют свои подписи об ознакомлении с документом и получении его копии на руки.

1.1. Дается полное и сокращенное наименование структурного подразделения (далее – Подразделения).

1.2. Указывается, какому работнику Общества непосредственно подчиняется Подразделение.

В этом пункте раскрывается принцип единоначалия применительно к рассматриваемому Подразделению.

Подразделение может:

являться самостоятельным структурным подразделением Общества и подчиняться непосредственно генеральному директору Общества (например: служба безопасности, юридический отдел, секретариат);
подчиняться непосредственно какому-либо работнику Общества (например: производственно-технический отдел непосредственно подчиняется директору по производству или отдел материально-технического обеспечения непосредственно подчиняется директору по логистике);
входить в состав какого-либо структурного подразделения и подчиняться непосредственно руководителю этого подразделения (например: отдел расчетов с персоналом входит в состав бухгалтерии и подчиняется непосредственно главному бухгалтеру).

Подразделение, выполняющее функции внутреннего аудита или иные аналогичные контрольные функции, может быть непосредственно подчинено Общему собранию акционеров (участников) или Совету директоров.

1.3. Описывается порядок создания и расформирования Подразделения.

Здесь можно ограничиться такой формулировкой: «Подразделение создается и расформировывается в соответствии с организационной структурой и штатным расписанием Общества, в порядке, определенном действующим законодательством Российской Федерации».

Для подразделений, подчиняющихся непосредственно Общему собранию акционеров (участников) или Совету директоров, необходимо указать: «по согласованию с Общим собранием акционеров (участников) (Советом директоров)».

1.4. Указывается полное наименование должности руководителя Подразделения. Указываются полные наименования должностей оперативного, методических или иных руководителей Подразделения (при их наличии)⁴.

Руководитель Подразделения – это работник Подразделения, руководящий его текущей деятельностью. Компетенция Руководителя Подразделения определяется его ДИ.

Методический руководитель Подразделения – работник Общества или сторонней организации (например, управляющей компании), не являющийся непосредственным или вышестоящим прямым начальником структурного подразделения или работника Общества, но в установленном в Обществе порядке дающий структурному подразделению или работнику Общества обязательные для исполнения указания, разъяснения, иные документы (в том числе, типовые документы), касающиеся методов и способов осуществления деятельности структурным подразделением или работником.

Вышестоящий прямой руководитель не указывается как методический, поскольку его указания, как по текущей деятельности, так и методического характера, транслируются работникам Подразделения по «вертикали управления» через Руководителя подразделения.

Методическое руководство возможно при матричной организационной структуре. Возможно (в редких случаях) наличие нескольких методических руководителей. Другой распространенной ситуацией является методическое руководство из корпоративного центра (управляющей компании). Например, главный бухгалтер организации непосредственно подчиняется управляющему директору, а методическое руководство его деятельностью осуществляет руководитель департамента методологии бухгалтерского и налогового учета управляющей компании.

Оперативный руководитель Подразделения – работник Общества, координирующий в оперативном порядке деятельность Подразделения и некоторых других подразделений и/или работников, дающий Подразделению обязательные для исполнения указания, касающиеся оперативной деятельности Подразделения. Например, под оперативным руководством начальника удаленного участка может находиться расположенное на территории этого участка подразделение транспортного обеспечения, подчиненное непосредственно директору по логистике. Начальник участка дает задания подразделению, определяет расстановку транспортных средств и т.п., однако не вправе давать указания, касающиеся методов работы, давать предложения по кадровому составу подразделения без согласования с директором по логистике и т.п.

При наличии методического или оперативного руководства необходим локальный нормативный акт, в котором определялись бы правила поведения работника в случае, когда указания непосредственного руководителя противоречат указаниям методического или оперативного руководителя. Если непосредственный, м��тодический и оперативный руководители работника не согласовали свои указания, то решение должен принимать работник, в прямом подчинении которого находятся все эти руководители (как правило, генеральный директор).

1.5. Указывается порядок замещения должности руководителя Подразделения в случае его отсутствия.

Указывается:
конкретная должность работника, замещающего руководителя Подразделения (например: заместитель, один из руководителей подчиненных подразделений), или
назначение работника, замещающего руководителя Подразделением, приказом (распоряжением) генерального директора Общества.

В разделе «Функции» перечисляются функции, выполняемые Подразделением и направленные на решение поставленных перед ним задач, перечисленных в разделе «Основные задачи».

Описание функции должно кратко излагать деятельность работника Подразделения или Подразделения в целом, приводящую к определенному результату, требования к которому определены либо извне Общества (действующим законодательством, органами контроля и надзора, заказчиками и т.п.), либо другими структурными подразделениями Общества.

Описание функции Подразделения начинается глаголом: «разрабатывает …», «проводит …», «организует …», «участвует в …», «ведет мониторинг …», «контролирует …» и т.п. При этом:

«Организует …» – означает: привлекает и координирует действия структурных подразделений и/или работников Общества для выполнения каких-либо действий (работ, мероприятий, проектов и др.).
«Участвует в …» – означает: выполняет определенную часть действий (работ, мероприятий, проектов и др.) по заданию непосредственного руководителя или уполномоченного организатора совместно с другими структурными подразделениями и/или работниками Общества.
«Обеспечивает …» – означает: поставляет (предоставляет) определенные ресурсы для выполнения каких-либо действий (работ, мероприятий, проектов и др.) или выполняет какие-либо действия для получения каких-либо результатов.
«Учитывает …» – означает: в установленном порядке собирает и обобщает информацию о результатах или ходе выполнения каких-либо действий (работ, мероприятий, проектов и др.), выполняемых внутри Общества; проверяет ее достоверность, непротиворечивость и актуальность.
«Ведет мониторинг …» – означает: собирает и обрабатывает информацию о состоянии или действиях внешних по отношению к Обществу объектов или субъектов.
«Контролирует …» – означает: сопоставляет фактически полученные (или промежуточные) результаты выполнения каких-либо действий (работ, мероприятий, проектов и др.) внутри Общества с запланированными и/или определенными соответствующим нормативным актом, задачами, критериями и т.п. (в формулировке указывается, какими конкретно) и выполняет (или инициирует) действия, направленные на минимизацию выявленных отклонений.

Например:

Ведет мониторинг рынка транспортных услуг в регионах производственной деятельности Общества.
Разрабатывает стратегические планы развития Общества в области оказания транспортных услуг.
Оказывает методическую помощь работникам Общества по подготовке производственных и инвестиционных планов.
Организует согласование документов работниками Общества в соответствии с локальными нормативными актами, регламентирующими документооборот Общества, а также в соответствии с поручениями генерального директора.
Участвует в разработке проектов локальных нормативных актов Общества по вопросам, относящимся к компетенции Подразделения.
Учитывает поступающие денежные средства, товарно-материальные ценности и основные средства.
Контролирует исполнение производственной программы в соответствии с требованиями заказчиков.
Анализирует финансовые результаты деятельности Общества и участвует в разработке мероприятия по повышению рентабельности, снижению себестоимости, повышению экономической эффективности Общества.

Не рекомендуется в качестве функции указывать просто анализ чего-либо, поскольку результат этого анализа не определен. А за процесс ради процесса деньги работнику платить не стоит.

В описании функции не допускается использовать неопределенные качественные прилагательные, например: «обеспечивает правильную эксплуатацию», «оказывает качественные услуги». В таких случаях рекомендуется указывать требования (и/или нормативный документ – источник требований), которым должен отвечать результат выполнения функции, например: «обеспечивает эксплуатацию в соответствии с руководством по эксплуатации предприятия-изготовителя», «оказывает услуги в соответствии с требованиями заказчика». В случае, когда источник правил или требований понятен из контекста, допускается использовать формулировки: «в установленном порядке», «надлежащего качества».

Описание функций в ПП и ДИ должно быть исчерпывающим, то есть должны быть описаны все действия, которые могут потребоваться от Подразделения или его работника. Поэтому следует каким-либо образом систематизировать описываемые функции. Например, можно перечислять функции в следующем порядке:

функции в области разработки нормативных документов для других структурных подразделений;
функции в области методического руководства;
функции в области мониторинга и прогнозирования;
функции в области планирования, разработки (разделов) бюджета, инвестиционных проектов;
функции в области оперативного руководства;
прочие функции, выполняемые Подразделением самостоятельно;
прочие функции, выполняемые Подразделение совместно с другими структурными подразделениями Общества;
функции в области курирования договоров (если они не определены в иных локальных нормативных актах Общества);
функции в области учета и отчетности;
функции в области контроля деятельности других работников или структурных подразделений Общества;
функции в области анализа, разработки и выполнения мероприятий по развитию Общества.

В разделе «Структура» указывается, из каких структурных подразделений состоит Подразделение, перечисляются работники Общества, находящиеся в непосредственном подчинении руководителя Подразделения; либо указывается, что «Структура и штатная численность Подразделения определяются действующей организационной структурой и штатным расписанием Общества». Первое удобнее тем, что из ПП можно понять, каковы ресурсы Подразделения. Второе удобнее тем, что позволяет не переутверждать ПП при изменении организационной структуры и/или штатного расписания.

Должностные инструкции, безусловно, являются документами долгосрочной активности. Однако в силу того, что в любой организации имеет место быть всеохватывающая работа с людьми, они могут меняться. Пересмотр рабочих инструкций в обязательно порядке происходит при таких условиях:

изменение организационно-структурных условий функционирования организации;
переподчинение делопроизводственного отдела;
изменение названия должности;
внедрение дополнительных инновационных форм и способов организации трудовых отношений;
реализация инновационных технологий, позволяющих грамотно и оптимально распределить обязанности и функции между сотрудниками и подразделениями.

Так что очень удобно один раз разработать новые должностные инструкции для всех должностей, и тогда при переводе сотрудника достаточно составить допсоглашение к договору из двух-трех пунктов и ознакомить его с должностной инструкцией, а не составлять фактически новый договор. Да и куда чисто технически проще внести изменение в должностную инструкцию, чем в каждый трудовой договор. Обычно должностная инструкция состоит из нескольких разделов: «Общие положения», «Права», «Должностные обязанности» и «Ответственно��ть». В разделе «Общие положения» указываются: наименование должности; квалификационные требования, предъявляемые к образованию и стажу работы сотрудника, замещающего данную должность; кому непосредственно подчиняется работник; порядок назначения, замещения и освобождения от должности; наличие и состав подчиненных; перечень документов, которыми работник обязан руководствоваться в своей деятельности (законодательные акты РФ, локальные документы и т. д.). В данный раздел могут быть включены и другие пункты, уточняющие статус сотрудника и условия его деятельности. Раздел «Права» содержит перечень прав, которыми обладает работник при исполнении возложенных на него должностных обязанностей. Здесь, исходя из возложенных на него должностных обязанностей и полномочий, уточняются права работника, например, отражаются взаимоотношения работника с другими должностными лицами и структурными подразделениями организации. В разделе «Должностные обязанности» более подробно по сравнению с трудовым договором расписываются обязанности работника, которые возлагаются на него в соответствии с исполнением трудовой функции. С разделом «Ответственность» все понятно – в нем указывается мера ответственности работника за несоблюдение требований, установленных должностной инструкцией, другими локальными нормативными актами и трудовым законодательством РФ. Разумеется, ничего выходящего за рамки действующего законодательства ни в одном разделе содержаться не должно, а если и будет внесено, то не будет иметь юридической силы. К должностной инструкции прилагается лист ознакомления, который служит доказательством того, что работник с ней ознакомился под роспись, ведь ее требования являются обязательными для сотрудника, занимающего данную должность, именно с этого момента. Должностная инструкция разрабатывается лицом, уполномоченным на то руководителем организации, согласовывается с соответствующим правовым подразделением (юрисконсультом) организации (если таковые имеются), а при необходимости и с другими подразделениями организации и вышестоящим начальником, курирующим соответствующее направление деятельности работника. Согласованная и утвержденная должностная инструкция нумеруется, шнуруется, заверяется печатью отдела кадров и хранится в отделе кадров или в структурном подразделении в соответствии с установленным порядком. Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимаются заверенные копии, одна из которых выдается работнику, вторая – начальнику соответствующего структурного подразделения. Главные преимущества наличия должностных инструкций в организации таковы. Невыполнение сотрудником положений должностной инструкции позволяет работодателю применить дисциплинарное взыскание и в результате уволить работника, а потом доказать в суде, что дисциплинарное взыскание за неисполнение должностных обязанностей было наложено правомерно. Работнику, в свою очередь, будет проще отказаться выполнять не предусмотренную инструкцией работу. Наличие должностных инструкций может сыграть важную роль и при приеме соискателя на работу: правомерность отказа в приеме можно подтвердить или опровергнуть с помощью должностной инструкции, сравнив ее требования с квалификацией соискателя. Кроме того, инструкции позволяют равномерно распределять обязанности между работниками с похожими должностями (например, между главным бухгалтером, его заместителем и простым бухгалтером), избегать дублирования обязанностей. Да и как показывает практика, если на предприятии должностные инструкции разработаны, большинство трудовых конфликтов решается без вмешательства суда и прочих государственных органов.

В роли внутренних клиентов/поставщиков любого работника могут выступать его непосредственный руководитель, непосредственные подчиненные, а также другие работники, связанные с ним логикой основных или вспомогательных бизнес-процессов. Формулирование служебных функций сотрудника в продуктном виде требует особых навыков и переориентации мышления с описания действий на желаемые результаты работы. Часто для этого достаточно просто переформулировать традиционные функции, зафиксированные в должностной инструкции работника.

— название структурного подразделения, подчиненность данного работника, категория персонала;

— порядок назначения и освобождения от должности в соответствии с нормативными правовыми актами организации;

— порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника;

— требования к профессиональной подготовке (уровень образования, стаж работы), требования к квалификации;

— требования к знаниям работника;

— перечень нормативных документов, которыми работник должен руководствоваться в своей деятельности. В этот перечень включаются:

действующее законодательство РФ;
локальные нормативные акты работодателя, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника;
приказы и распоряжения руководителя организации;
непосредственно должностная инструкция;
другие документы.

Два способа возложения обязанностей дополнительных должностей

Существуют различные причины, когда работодателю или сотруднику может потребоваться изменение круга обязанностей. Например, сокращается должность, и другой компетентный сотрудник согласен взять на себя новую деятельность за дополнительную оплату. Или же работодатель хочет, чтобы работник выполнял дополнительные функции, на которые у него остается достаточно рабочего времени (например, курьер может, находясь в офисе, принимать звонки).

В ТК РФ изложены 2 варианта, по которым сотруднику могут быть вменены новые обязанности: внутреннее совместительство и совмещение. Выбирая первое или второе, работодатель ориентируется на то, можно ли выделить конкретные часы для дополнительных обязанностей, или они по-разному распределяются в продолжение рабочего времени.

Характеристики и различия этих двух способов приведены в таблице.

СОВМЕЩЕНИЕ	ВНУТРЕННЕЕ СОВМЕСТИТЕЛЬСТВО
Дополнительные обязанности выполняются параллельно с основной работой.	Дополнительные обязанности подразумевают выполнение сначала основной работы.
Рабочее время не увеличивается.	Рабочее время увеличивается (максимум до половины рабочего дня, но не более 4 часов в день).
Оплата по согласованию с работодателем.	Оплата пропорционально отработанному времени.
Нужно дополнительное соглашение к действующему трудовому договору и изменение должностной инструкции.	Нужно заключить еще один трудовой договор с этим сотрудником – на дополнительную должность на часть ставки.
Дополнительные обязанности можно снять в любой момент приказом руководства.	Для снятия дополнительных обязанностей нужно расторгать соответствующий трудовой договор.

Работодателю решать, какой способ окажется предпочтительнее в конкретной ситуации.

Составляем должностную инструкцию

Что касается положений в организации, то они важны для выстраивания работы вне должностных инструкций. Они регулируют иные действия сотрудников — от договорной работы до информационной безопасности компании, порядка взаимодействия отделов и т.п.

И речь здесь идет не только о коммерческой тайне, но и о регламенте работы в той же сети Интернет, например, для предотвращения взлома. В таком положении может быть прописано, какие файлы с каким форматом на почте не следует открывать, какие программы использовать для защиты и т.п.

Положения должны быть размещены в открытом доступе для любого работника, чтобы при возникновении сомнений в правильности своих действий он мог обращаться к этому документу как пособию. Особенно важно понимать, что это должна быть не отписка, не шаблонный документ, а документ, подготовленный под реалии компании. Например, положение о договорной работе включает следующие пункты:

Общие данные (включая термины договора и понятия, которые будут встречаться в положении), обработка и хранение договоров
Подготовка и заключение договора (кем, в какие сроки и каким образом происходит заключение договора, какие пункты должен содержать договор, каким образом проверяют контрагента и т.д.)
Регистрация и хранение договоров (кто и каким образом договор регистрирует и где хранит)
Контроль за исполнением договора (кто и каким образом контролирует исполнение договора). Здесь уже может быть отсылка к положению о претензионно-исковой работе, которое формирует алгоритм взыскания задолженностей
Ответственность сторон (кто и за что отвечает при неисполнении или ненадлежащем исполнении договора).

Положение должно быть не документом для галочки, а рабочим инструментом, к которому можно обращаться за помощью в случае возникновения спорных ситуаций.

Профессиональные стандарты под микроскопом: часть 2

С точки зрения закрепления ответственности, должностная инструкция слишком велика по объему, чтобы сконцентрировать нас на главном – на взаимных договоренностях между руководителем и подчиненным. Большинство фраз инструкции формальны. Их много. Представьте усилия руководителя, чтобы проговорить каждую идею инструкции с каждым подчиненным. Не просто проговорить, но еще и прийти к взаимному согласию. Обе стороны должны быть согласны с формулировкой каждого участка ответственности, вменяемого сотруднику в обязанность. При необходимости иметь возможность корректировать любую формулировку инструкции.

Мы не встали на путь внедрения «слабого инструмента» любыми средствами и способами. Они, несомненно, есть. Например, «огнем и мечом». Но это не наш метод. Для нас важно, чтобы любой документ в системе управления бизнесом появился в результате договоренностей сторон, а не вместо них. Договор с клиентом – результат переговоров между поставщиком и клиентом. Бизнес-процесс – результат работы группы участников процесса на нескольких встречах. Стратегия развития предприятия появится по итогам встречи первых лиц компании и их взаимном согласии.

Каждый работник перед принятием приглашения работодателя внимательно изучает список требований и возлагаемую на него ответственность. Из-за того, что современное общество и жизненный уклад требуют от каждого человека молниеносных принятий решений, никто особенно не вникает в назначение такого понятия, как функциональные обязанности. Перечень собственных обязанностей помогает глубже вникнуть в сферу своей работы, а также более осмысленно подходить к выполнению поставленных задач.

Основным организационным документом, регламентирующим разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, установление взаимосвязей отдельных должностей, является должностная инструкция.

Должностная инструкция — это организационно-правовой документ, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности.

Первым источником для разработки должностных инструкций является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих.

Организация доступа должностного лица или гражданина к сведениям, составляющим государственную тайну Организация доступа должностного лица или гражданина к сведениям, составляющим государственную тайну, возлагается на руководителя соответствующего органа государственной власти, предприятия, учреждения или организации, а также на их структурные подразделения по защите государственной тайны. Порядок доступа должностного лица или гражданина к сведениям, составляющим государственную тайну, устанавливается нормативными документами, утверждаемыми Правительством Российской Федерации.

Должностная инструкция — это внутренний организационно-распорядительный документ, регламентирующий полномочия, ответственность и должностные обязанности работника на занимаемой должности в определенной организации.

Должностные инструкции разрабатываются руководителем или его заместителями для своих подчиненных и согласовываются с юристами (юридическим отделом).