Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Акт об уничтожении бланка трудовой книжки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если произошла массовая утрата документов о профессиональной деятельности сотрудников при пожаре, потопе или других чрезвычайных ситуациях, руководитель организации должен зафиксировать масштабы данного бедствия.
По каким причинам могут списать трудовые книжки
Все, что касается ведения трудовой книжки, описано в следующих законодательных документах:
- Правилах ведения трудовых книжек, утвержденных Пост. Правительства РФ от 16-04-2003 г. №225;
- Инструкции по заполнению трудовых книжек, содержащийся в Пост. Минтруда РФ от 10-10-2003 г. №69.
Работник, устраиваясь в организацию, обязан сдать трудовую своему работодателю. Когда человек трудоустраивается впервые, такой документ заводит сам работодатель.
Списать трудовую книжку кадровик бывает вынужден в таких случаях:
- Порча бланка по вине кадровика. Например, при заполнении работник допустил ошибку и сразу ее обнаружил. Тогда он должен уничтожить испорченный бланк, составив при этом соответствующий акт.
- Порча в результате аварий и стихийных бедствий, таких как наводнение, пожар, прорыв трубы канализации, обвал здания и т.д.
Подобные ситуации возникают нечасто, но тем не менее необходимо знать, что делать в таких случаях, как правильно списать трудовую книжку и составить акт.
Что делать, если работник не явился за трудовой?
В случае, если работник не явился за трудовой книжкой и в ваших архивах завалялся трудовой документ – не спешите от него избавляться. Трудовой кодекс предлагает отправить трудовую по почте
по указанному в ней адресу заказным письмом. Если подобное действие не представляется возможным, найдите способ связаться с обладателем трудовой или его родственниками.
Если связь потеряна, не спешите расставаться с документом. По положениям трудовых нормативных актов, книжка должна оставаться на предприятии
до момента, пока за ней не явится либо сам бывший работник, либо кто-то из его родственников или представителей.
Учет трудовых книжек в организации
Каждый бланк и вкладыш трудовой, находящийся в компании, учитывается с особой строгостью. Для этого в организации существуют два определенных документа. Это книги:
- по приходу и расходу,
- по учету движения.
Для ведения данных книг тоже имеются свои правила:
- нумерация страниц,
- шнуровка,
- утверждение подписью, печатью,
- пломбирование.
В первый учетный документ вносится информация о получении и расходовании книжек и вкладышей в них. Также в обязательном порядке сюда вносится номерной знак, серия.
Учет по движению рабочих документов происходит так:
- ведется регистрация книжек сотрудников (при приеме),
- ведется регистрация новых оформленных книжек.
Когда специалист увольняется из компании, ему дают расписаться в личном деле и в документе, учитывающем движения трудовых. В связи с окончанием месяца, сотрудник, который осуществляет работу с книжками, должен отчитаться в бухгалтерию о количестве бланков и вкладышей.
Самые грубые нарушения при заполнении трудовой – это ошибки, сделанные на первом листе. Если лицо, которое заполняет бланк, зафиксировало ошибочную запись при оформлении новой книжки, то данный документ будет считаться испорченным. Соответственно, такого рода документацию следует утилизировать. Существуют исключения, когда руководители организаций могут пренебречь правилами. Когда сотрудник проработал в компании много времени, а неверные данные заметили достаточно поздно, то ошибка полностью зачеркивается и пишутся правильные сведения. Стоит заметить, что такой способ исправления является довольно спорным.
После того, как бланк трудовой был испорчен, его необходимо списать и уничтожить. Сама процедура уничтожения трудовой книжки происходит в соответствии с существующими правилами.
Сначала сотрудник, ответственный за данные действия, вместе с комиссией составляет акт, где прописываются основные аспекты:
- название организации,
- число,
- заголовок,
- запись о списании бланка,
- запись принятия решения об уничтожении.
Помимо этого, в документе необходимо оставить место для утверждения его работодателем, а также других лиц.
В одном акте может быть прописано списание нескольких непригодных бланков. Для этого нужно написать номер и серию каждого из них. Так как форма составления подобного документа является произвольной, то на усмотрение должностного лица могут быть указаны:
- город, где находится организация,
- причины списания,
- способ уничтожения бланков и вкладышей (сжигание или измельчение в специальном приборе).
В акт вклеиваются предварительно вырезанные данные трудовых – серия и номер. В дальнейшем составленный акт подшивается в отдельную папку, где хранится длительное время. После того, как неверный бланк списан, сотруднику выдается новый и оформляется по закону без ошибок. Сам же испорченный бланк уничтожается.
Как составить акт об уничтожении бланка трудовой книжки
Унифицированная форма акта об уничтожении трудовой книжки (вкладыша к ней) не утверждена. Акт составляется в свободной форме. Образец см. на с. 101. На практике в акте отражается факт уничтожения бланков и указываются следующие сведения:
- дата и место составления акта;
- способ уничтожения испорченных бланков трудовой книжки (вкладыша в нее), например путем измельчения в уничтожителе бумаг (шредере), сжигания и т.п.;
- наименования уничтожаемых документов (бланк трудовой книжки, бланк вкладыша в трудовую книжку) с указанием реквизитов (серии и номера);
- общее количество уничтожаемых бланков трудовой книжки (вкладыша в нее);
- должности (профессии), фамилии, имена, отчества и подписи работников, которые присутствовали при уничтожении документов.
Что делать, если трудовая книжка испорчена?
Бывает так, что трудовая книжка не потеряна, но ее внешний вид не позволяет считать ее полноценным документом. Если она обожжена, испачкана или порвана, работник также имеет право потребовать выдачи ее дубликата. В этом случае, в отличие от дублирования утраченной книжки, указания только общего стажа трудовой деятельности будет недостаточно.
В дубликат испорченной трудовой книжки должны быть перенесены все записи, которые не повреждены и легко читаются. Для плохо читаемых записей предусматривается процедура подтверждения документами, указанными выше. Испорченная трудовая книжка не уничтожается, она – основание для внесения большинства записей в дубликат. На ее титульном листе делается запись о том, что взамен данного документа выдан дубликат, и указываются серия и номер новой трудовой книжки.
Может возникнуть вопрос: если записи в поврежденной книжке читаются, то обязательно ли оформлять ее дубликат? Да, ведь если продолжать вносить записи в порванную или испачканную трудовую книжку, то рано или поздно придется столкнуться с неприятностями. Работнику или в приеме на работу где-нибудь откажут, или для назначения пенсии такой документ не примут.
Кто составляет акт о списании
Составляет и подписывает бумагу специально создаваемая комиссия. В ее состав входят не менее трех человек из числа сотрудников организации, как правило, это работники кадровой службы и бухгалтерии. В обязанности комиссии входит:
- выявить подлежащие уничтожению бумаги;
- убедиться, что их необходимо утилизировать, в том числе: проверить срок хранения, если уничтожается невостребованная бумага, убедиться в наличии ошибок, поскольку дальнейшее заполнение трудовой книжки при испорченном бланке не допускается, или в непригодности документа для дальнейшего использования;
- составить акт и подписать его;
- осуществить самостоятельно или лично проконтролировать процесс физического уничтожения.
Трудовая книжка – это БСО для учета трудового стажа
Для учета трудовой деятельности и стажа работников российским законодательством предусмотрен специальный документ – трудовая книжка (статья 66 ТК РФ). Кроме этого, применяется еще один бланк строгой отчетности — вкладыш в трудовую книжку. Он понадобится, когда один из разделов трудовой книжки будет полностью заполнен, притом что имеется необходимость внесения новой записи.
Обязанность ведения этого документа возложена на юридические лица и индивидуальных предпринимателей.
Форма и порядок ведения указанных документов закреплены в двух нормативных правовых актах:
- Правилах от 16 апреля 2003 года N 225 (далее – Правила);
- Инструкции от 10 октября 2003 года N 69 (далее – Инструкция).
При трудоустройстве работник должен отдать трудовую книжку работодателю. В случае, если гражданин такого документа не имел, работодатель обязан завести его для вновь принятого на работу сотрудника.
Наши трудовые книжки как зеницу ока хранят в отделе кадров каждой организации, в которой мы осуществляем трудовую деятельность. Посмотрите свою трудовую книжку – видите, как аккуратно в ней сделаны записи, различные подписи и пометки.
Многие законодательные акты требуют аккуратного обращения сотрудником кадровиков к трудовым книжкам. По сути, это своеобразное лицо организации, которое уволившийся работник понесет показывать в новое место.
Но иногда от кадровиков не зависит правильность и аккуратность ведения и хранения трудовых книг.
Различные природные явления, старость и иные факторы беспощадны к клочкам бумаги и иногда, некоторые трудовые, которые даже не подлежат восстановлению отправляются в мусорный бак.
Почему так происходит, а даже если и происходит, то в каком порядке, мы рассмотрим в нашем материале.
Эта информация будет полезна и кадровикам, работника, и работодателям.
Как происходит списание?
Для уничтожения бланков строгой отчетности руководство организации должно создать специальную комиссию. Основная задача комиссии – подтверждение правомерности списания трудовых книжек и факта их уничтожения. Состав комиссии не утвержден на законодательном уровне, поэтому руководитель компании имеет право самостоятельно определять ее участников. Это могут быть бухгалтеры, юристы или иные специалисты.
Члены комиссии проводят инвентаризацию бланков, подлежащих уничтожению, а затем присутствуют при самой процедуре уничтожения. Проведенная процедура подтверждается заполнением и подписанием всеми членами комиссии акта на уничтожение и акта на списание трудовых книжек, образец которого можно найти далее.
К акту в качестве доказательств можно приложить подлинные номера трудовых книжек, вырезанные из списанных бланков.
Основные правила и ответственность за их нарушение
Записи в трудовых осуществляются на русском языке – это одно из основных правил. Все книжки сотрудников компании находятся у руководителя или ответственного лица. Существует определенная административная ответственность за невыполнение или нарушение каких-либо правил, касающихся трудовых:
- ведение,
- хранение,
- учет,
- выдача.
Выдача самой книжки сотруднику, работающему в компании, по его просьбе запрещена. Исключением является ситуация, когда специалисту нужно предъявить рабочую книжку в фонд пенсионного страхования. Законодательством предписано, что до расторжения трудового договора всю ответственность за трудовую несет руководитель, а значит, и в этом случае тоже.
В других случаях работнику необходимо написать заявление на выдачу копии документа, на что работодателю отводится три дня. Копируется каждая заполненная страница трудовой, а затем утверждается печатью, подписью. Также на последнем листе фиксируется, что сотрудник по сей день работает в организации.
Работодатель может не отдать книжку при увольнении только в двух ситуациях:
- сотрудник изъявляет нежелание забрать свой рабочий документ,
- сотрудник просто не явился за рабочим документом.
По своему усмотрению начальник не имеет никакого права задерживать трудовую работника у себя. Если же это произошло, то владельцу необходимо обратиться в соответствующую инстанцию по охране труда или же в суд. Стоит заметить, что каждое дело имеет свой срок давности, который гражданин должен знать, подавая исковое заявление.
Проводки по списанию трудовых книжек
Проведенная процедура должна быть отражена в бухгалтерском учете. Для этого составляют проводки по списанию трудовых книжек. Для учета бланков строгой отчетности используется забалансовый счет 006. На нем отображается различное имущество, которое временно находится в организации (к примеру, на хранении или на правах аренды). Метод двойной записи на данном счете отсутствует.
Рассмотрим основные проводки по списанию трудовых книжек:
- Дт 10 Кт 60 – организация оприходовала бланки приобретенных трудовых книжек;
- Дт 19 Кт 60 – отражен НДС;
- Дт 68 Кт 19 – налог принят к вычету;
- Дт 006 – трудовые книжки приняты к забалансовому учету;
- Кт 006 – списание документов с забалансового счета после их уничтожения.
Как списать трудовую книжку?
Первоначально руководство фирмы издаёт приказ в свободной форме о создании специальной инвентаризационной комиссии. В её состав входят главный бухгалтер и сам руководитель. Кроме этого, членами комиссии могут быть юрист, работающий в данной компании, и другие специалисты.
Назначенная комиссия должна провести инвентаризацию предоставленных ТК. Испорченные или невостребованные бланки подлежат выдаче по описи, имеющей форму № ИНВ-16.
Сотрудник, ответственный за оформление ТК, составляет соответствующий акт о списании испорченной трудовой книжки.
Данный документ не имеет стандартной формы, но обязуется содержать в себе перечисленные сведения:
- наименование документа;
- дату оформления;
- название организации;
- количество ТК, подлежащих уничтожению;
- планируемую дату ликвидации;
- серию и номер каждой трудовой;
- причину ликвидации;
- стоимость каждой списываемой ТК;
- должности и ФИО сотрудников, ответственных за ликвидационный процесс;
- персональные подписи каждого члена комиссии, ответственной за уничтожение ТК.
Списание и ликвидация трудовых книжек. Порядок списания испорченного вкладыша трудовой книжки и бухгалтерские проводки. Спасибо! Что делать с испорченными бланками трудовых книжек
За бланк (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Плату за бланк трудовой книжки взимают с сотрудника, принятого на работу впервые.
А плата за бланк вкладыша — с сотрудника, у которого закончились все страницы трудовой книжки раздела «Сведения о работе».
Деньги сотрудник может заплатить наличными по приходному ордеру или перечислить на счет организации через банк.
Ситуация: можно ли удержать стоимость бланка трудовой книжки из зарплаты по заявлению сотрудника
?
Да, можно.
Организация вправе потребовать у сотрудника возмещения стоимости выданной ему трудовой книжки (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Сделать это он может в удобной ему форме.
Сотрудник может погасить долг, заплатив деньги в кассу или перечислив их на счет организации. Кроме того, он вправе попросить уменьшить сумму зарплаты, причитающуюся ему к выплате.
Сотрудник может распорядиться своей еще не выплаченной зарплатой, поскольку начисления за отработанное время являются его собственностью (ст. 1, п. 1 и 2 ст. 209 ГК РФ).
Имейте в виду, что без такого заявления сотрудника вы не имеете права вычесть стоимость бланка из зарплаты. Удержания в бесспорном порядке производятся только в случаях, перечисленных в статьях 137 и 248 Трудового кодекса РФ. Перечень этих случаев исчерпывающий и выдачи бланка трудовой книжки среди них нет.
Ситуация: нужно ли применять контрольно-кассовую технику при приеме от сотрудника платы за бланк трудовой книжки
?
Нет, не нужно.
Если организация оформляет сотруднику трудовую книжку или выдает дубликат, она вправе потребовать у него возместить стоимость выданной трудовой книжки (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Сотрудник может сделать это, например, через кассу организации.
Если организация производит наличные расчеты или расчеты с использованием пластиковых карт, она должна применять ККТ.
Однако такая обязанность распространяется только на случаи продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг. Такие правила установлены в пункте 1 статьи 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ.
Выдача трудовой книжки не является торговой операцией — это обязанность организации, установленная трудовым законодательством (ст. 65 ТК РФ).
Приобретая бланки трудовых книжек, организация несет определенные расходы. Взимая с сотрудника плату за бланк трудовой книжки, организация возмещает свои затраты. Следовательно, применять в этом случае ККТ (пробивать кассовый чек) не нужно.
Оштрафовать организацию за неприменение контрольно-кассовой техники (ст. 14.5 КоАП РФ) налоговая инспекция не сможет. Аналогичной точки зрения придерживается Минфин России в письме от 10 июня 2009 г. № 03-01-15/6-305. Подтверждают ее и некоторые арбитражные суды (см.
, например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 2 марта 2007 г. № А56-44214/2006).
Как списать испорченный бланк?
Как списать испорченную трудовую книжку? Для того, чтобы сделать это по всем правилам, установленным в законодательстве, а именно в постановлении правительства о хранении и ведении трудовых книжек, необходимо выполнить ряд поэтапных действий.
Все они требуют участия сразу нескольких сотрудников отдела кадров, а также самого непосредственно работодателя.
Каждое действие нужно осуществлять в четкое время, следуя изложенному плану, только тогда грамотность проведенной вами работы будет на высшем уровне.
Для того, чтобы списать испорченный бланк, по организации должен быть издан соответствующий приказ, который бы разрешал создание комиссий и проведение списания.
Только после этого можно начинать действовать.
Первым делом вам необходимо провести переучет трудовых книжек. Осмотрите все хранящиеся у вас документы. Экземпляры, которые имеют презентабельный внешний вид трогать не нужно, отложите их в сторону.
А вот устаревшие трудовые книжки, потрепанные, испачканные или перечеркнутые внутри должны быть отправлены на осмотр.
Глава отдела кадров из своих подчиненных должен создать специализированную комиссию. Законодатель диктует нам следующее название – инвентаризационная комиссия. Данной комиссией пересматриваются оставленные для списания экземпляры и еще раз утверждаются на списание.
Теперь необходимо составить соответствующий акт о списании. О том, как правильно составить этот документ поговорим в следующем пункте.
Позже формируется совсем иная комиссия. Законодатель называет ее ликвидационной.
Состоит данная комиссия из тех же членов, что и предыдущая, но оформляется факт ее создания отдельным приказом.
К составленному акту комиссия прикрепляет все бланки трудовых, которые не были по какой либо причине использованы.
Далее документы уничтожаются. Сделать это нужно так, чтобы ни одна трудовая книжка не уцелела и у кого-то не появилось два документа о труде.