Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Письмо о предоставлении информации. образец и бланк 2020 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Допустим, вы стали жертвой агрессивной маркетинговой кампании, при которой вам звонят на личный номер мобильного телефона и навязывают какую-либо услугу, например, приглашают пройти медицинское обследование.
Как правильно написать?
Важно! В переписке следует четко придерживаться официального стиля. Лирические отступления и все, что вы хотели бы сказать о работе государственных органов, затруднят понимание сути вашей проблемы.
Запрос пишется в произвольной форме, но обязательно должен содержать следующие пункты:
- В шапке запроса указывается полное наименование учреждения-получателя. Допустимо как обращение к конкретному специалисту, так и общие формулировки: «в юридический отдел», «в управление делами» и т.д.
Обязательно указание реквизитов для обратной связи – фамилия, имя отчество, адрес и контактный телефон гражданина, либо наименование и данные организации, от имени которой осуществляется запрос.
- В основной части запроса необходимо четко сформулировать вопросы, на которые вы хотите получить ответ. Не следует прибегать к общим фразам и писать «прошу предоставить информацию о вашей деятельности за такой-то период».
Если вы запрашиваете сведения по различной тематике, запрос разбивается на подпункты, каждый из которых пронумеровывается.
Какие бывают типы вопросов?
Различные типы вопросов в активном слушании
| Открытые вопросы | Пригласить к диалогу, дает полную свободу, требует времени |
|---|---|
| Вернуть вопросы | Чтобы вернуть вопрос клиенту / потенциальному клиенту |
| Альтернативные вопросы | Спровоцировать выбор, направить, направить ответ |
• 19 декабря. 2008 г.
Рекомендации специалистов
В настоящее время судебная практика указывает как на привлечение к ответственности предпринимателей, так и на то, что запросы, присланные сотрудниками гос. структур неправомерны.
Поэтому для начала необходимо знать, что привлечь к ответственности могут только в том случае, если запрос законен и обоснован, а также с указанными реквизитами государственных органов.
Внимательно изучив тот или иной запрос, необходимо подготовить развернутый ответ с указанием нарушений точно в указанный срок с момента получения.
И если, всё-таки, запрос законный и обоснованный, то необходимо представить истребуемую документацию в указанный срок, если только информация не содержит охраняемую законом тайну.
Как составить письмо-запрос
Как любой другой вид деловых писем, данный запрос не имеет унифицированной формы и составляться может в абсолютно произвольном виде. Однако при этом не стоит забывать о том, что письмо-запрос относится к официальной деловой корреспонденции, поэтому для его оформления требуется соблюдать некоторые нормы и правила в части корпоративной этики и делопроизводства.
- Первым делом в нем следует указать адресата, т.е. наименование компании-отправителя (с адресом и номером телефона для связи), а также название компании-получателя. Тут же при необходимости нужно вписать конкретного сотрудника (его должность и ФИО).
- Затем следует основная часть, которая касается самого запроса. Здесь в уважительной, корректной форме следует высказать суть просьбы и указать причину запроса («в связи с получением», «исходя из результатов», «для решения вопроса», на основании переговоров» и т.п.).
- Если запрос требует получения ответа в какой-то определенный период или к точной дате, это следует вежливо, но твердо обозначить в тексте послания.
- При необходимости в текст можно вставлять ссылки на законы, нормативные и правовые акты, имеющие отношение к сути письма. Кроме того, к запросу могут быть приложены какие-либо дополнительные документы, обосновывающие его, при этом сведения о них необходимо также включить в основную часть послания.
- Письмо обязательно должно быть подписано с указанием должности и ФИО составителя, а также проштамповано (при условии, что организация использует штампы и печати для удостоверения документации).
Если запрос касается сразу нескольких тем, то его следует разбить на пункты или разделы. При этом следует помнить, что негласные правила деловой переписки говорят о том, что ответ на подобного рода послания также должен быть разделен на пункты.
Требовать ли подписанный акт назад?
Предположим, компания выполнила работы или оказала услуги, их стоимость была оплачена, и претензий ни одна из сторон не предъявляет. Исполнитель передал акты на подпись, но свой экземпляр назад так и не получил. Казалось бы, на возврате документа можно и не настаивать. Ведь вряд ли налоговики откажут в признании выручки, которая не будет подтверждена документально. Но, с другой стороны, проверяющие могут усомниться в том, правильно ли отражена сумма выручка. Может быть, она была занижена.
Также возникают и другие риски. Во-первых, в отсутствие подписанного заказчиком акта исполнитель не может быть уверен, что работа или услуга им принята полностью, и претензий у контрагента нет. Ведь исполнителю будет сложно подтвердить в дальнейшем выполнение своих обязательств без акта (ст. 720 ГК РФ).
Во-вторых, акт – первичный документ, а потому организация должна обеспечить его наличие как доказательство того, что операция действительно была совершена. Отсутствие первичных учетных документов расценивается как грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету. А это грозит штрафом на должностных лиц в размере от 5 000 до 10 000 рублей. А за повторное в течение года аналогичное нарушение должностное лицо организации может быть оштрафовано на сумму в размере от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалифицировано на срок от 1 года до 2 лет (ч.ч.1,2 ст. 15.11 КоАП РФ). За отсутствие первичного документа, в т.ч. акта, налоговая ответственность может грозить и организации (ч.ч.1,2 ст. 120 НК РФ). Это штраф в размере 10 000 рублей, а при нарушениях в течение более чем одного налогового периода – 30 000 рублей.
А если акты будут запрошены в рамках налоговой проверки, но у компании их нет? Если проверяют самого налогоплательщика, то непредставление акта грозит штрафом в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ). А если документ затребован в рамках встречной проверки и не был предоставлен, штраф на организацию или ИП составит 10 000 рублей (п. 2 ст. 126 НК РФ).
Таким образом, с любой точки зрения вопрос «как вернуть подписанный контрагентом акт» – далеко не праздный.
Для чего необходим документ
Данная бумага представляет собой письмо информационного типа, составляющееся когда необходимо сделать запрос на предоставление нужных данных или документации. При этом запрашиваемые данные или бумаги должны будут прийти на имя начальника организации, главного бухгалтера или иного лица, занимающего руководящую должность.
Документ может быть оформлен на бланке организации или на листе бумаги А4. Однако если использовать в качестве основы бланк компании, то можно добиться экономии времени, так как на нём будут заранее обозначены все нужные реквизиты фирмы, такие как полное её наименование, информация контактного типа, юридический адрес, а также ИНН, КПП и ОГРН.
Факт
Внимание! Если использовать чистый листок, то придётся написать всю эту информацию в левом углу сверху.
Как написать запрос в банк о предоставлении информации образец
Для конкретного человека это будет ФИО и полный адрес, а для юрлица нужно указать:
- название;
- ИНН;
- адрес;
- ФИО и подпись руководителя;
- печать (если применяется организацией).
Просто потребовать сведения без указания причин (да ещё и в ультимативной форме, как делают некоторые) – дурной тон. Напишите буквально одну вводную фразу, например:
- «на основании наших предварительных договорённостей»;
- «в целях предотвращения возможных спорных вопросов»;
- «в соответствии с заключенным договором»;
- «для заключения договора».
Если понадобится, можно ссылаться на акты законодательства. Например, если закон требует, чтобы перед заключением договора вы ознакомились с какими-либо бумагами, в письме можно написать: «В соответствии со статьей Федерального закона от 24.07.
2012 № 397-ФЗ…». Переходить к сути без предварительных объяснений вы можете только в тех случаях, когда причина запроса очевидна (например, если вы пишете по образцу письмо-запрос коммерческого предложения).
Источники:
- Как написать письмо в банк
Информационный запрос любой гражданин вправе адресовать в ту или иную государственную организацию, в компетенцию которой входят интересующие его вопросы. Жесткой формы этого документа нет, но есть ряд формальных требований, которым он должен соответствовать. Вам понадобится
- — компьютер;
- — доступ в интернет;
- — принтер и авторучка при подготовке запроса на бумажном носителе.
Инструкция 1 Укажите в первой строчке название организации, которой адресуете запрос.
Можно указать должность и имя чиновника, к которому обращаетесь, но это не гарантирует, что читать ваше обращение и отвечать на него будет именно он. 2 Ниже укажите свои фамилию, имя, отчество и почтовый адрес с индексом.
Какую информацию можно предоставить по запросу
Конечно, информация ограниченного доступа, содержащая государственную, коммерческую или служебную тайну не будет предоставлена третьим лицам, не имеющим прав на такие сведения. Не подлежит распространению личная информация, персональные данные. Компания может направить письмо о предоставлении информации в государственные органы и получить, например:
- сведения из Единого Государственного Реестра Юридических Лиц (ЕГРБЛ);
- информацию о дисквалифицированных по решению суда лицах;
- сведения о владельцах объектов недвижимости, в том числе земельных участках и строениях;
- сведения из информационной системы обеспечения градостроительной деятельности и пр.
В случае общения с партнерами , контрагентами и иными коммерческими структурами, компания может запросить и получить информацию:
- об ассортименте и стоимости выпускаемых или поставляемых продукции и услуг;
- о технических характеристиках продукции, ее наличии;
- способах и сроках доставки товаров и продукции.
Кроме того, письмо о предоставлении информации может содержать просьбу о направлении в адрес предприятия каких-либо документов или их заверенных копий, а также, например, образцов продукции.
Когда пишется письмо о предоставлении информации
Ситуация, когда для принятия каких-либо управленческих решений требуется дополнительная информация не такая уж редкая. Решением вопроса, конечно, может стать устный запрос или обращение по телефону. Но такой ответ не имеет юридической силы, даже если в его достоверности никаких сомнений нет. В таких случаях необходимо составить письмо о предоставлении информации, на которое адресат по закону обязан предоставить официальный ответ в установленные сроки.
Письмо о предоставлении информации или письмо-запрос — распространенный вид деловой переписки, содержащие соответствующую просьбу, а в некоторых случаях, указание. С просьбой о предоставлении недостающих сведений компания может обратиться к деловым партнерам, контрагентам, сторонним предприятиям. Часто адресатом запроса являются государственные органы и профильные структуры. Указание о направлении в его адрес запрашиваемых данных может быть дано в случае обращения головного предприятия в нижестоящую организации, дочернюю фирму, обособленное подразделение.
Закон об обеспечении доступа к сведениям
Гражданин имеет право обратиться как с письменным запросом, так и устным или по электронной почте.
С запросами о предоставлении информации вправе обращаться граждане, юридические лица, объединения граждан, например, некоммерческие организации, а также средства массовой информации.
Письменный запрос регистрируют в течение трех дней, устный – в день обращения. Если адресат установит, что запрашиваемая информация вне его компетенции, он в течение семи дней с момента получения запроса обязан дать аргументированный ответ (ч. 7 с.18 ФЗ «Об обеспечении доступа к информации»).
Ответ по существу направляют в течение тридцати дней с момента регистрации обращения. Если подготовка требует большего времени, допустимо продление срока до сорока пяти дней. Но с обязательным уведомлением об этом гражданина в течение семи дней с момента получения запроса (ч.6 ст. 18).
В предоставлении информации могут отказать в следующих случаях:
- Если она уже была опубликована в СМИ или сети Интернет.
- Запрашиваемая информация относится к категории ограниченного доступа.
- Вам ранее уже давали ответ на данный вопрос.
- В запросе просят дать правовую оценку действий государственного или муниципального органа или провести какую-то другую аналитическую работу.
Справка! «Информационные» нарушения регулируются ст. 5.39 КоАП. Например, речь идет о предоставлении заведомо ложных сведений, нарушении сроков ответа или полном молчании в ответ на запрос.
При возникновении таких ситуаций можно обратиться к вышестоящему руководству организации. Если и это не помогло, составляется обращение в прокуратуру.
Письмо-запрос о предоставлении информации: образец 2021 года
Было бы неверно сводить письма-запросы только исключительно к сфере получения информации, связанной с предпринимательской деятельностью. Письма-запросы – это также вполне сложившая практика получения гражданами сведений от государственных и иных органов, включая:
- пенсионный фонд РФ о порядке и размере начисляемой пенсии, о размере пенсионных выплат, о требованиях по назначению пенсии и т.д.;
- государственный архив о получении дубликатов документов или иных сведений;
- архивы предприятий и организаций о трудовом стаже;
- органы прокуратуры и следствия о судьбе уголовных дел;
- налоговые инспекции по вопросам, связанным с налогообложением, в том числе и по вопросам получения разъяснений налогового законодательства.
Условно, можно выделить несколько наиболее распространенных ситуаций, когда встает необходимость в составлении письма-ответа:
- В адрес государственных органов (например, при поступлении запроса от налоговой о предоставлении финансовой отчетности предприятия, отдельной информации о деятельности хозяйствующего субъекта и т.д.).
- В адрес поставщиков (например, если поставщик письменно запросил уточненный список материалов, на которые оформляется заказ).
- В адрес покупателей (например, при поступлении запроса о возможности осуществления поставки товара на определенную дату).
- В адрес судебных органов (например, запрос судом конкретных доказательных документов).
- В банковское учреждение (например, если банк запросил справку о деловой репутации из другого банка, обслуживающего организацию).
- В адрес физического лица (например, в ответ на запрос информации о возможности устроиться на определенную должность в данную организацию) и др.
Реквизиты письма-ответа
В ответе на официальное письмо не принято указывать разновидность письма. Для его оформления используется стандартный бланк с определенным набором реквизитов. Бланк письма содержит два реквизита, которые не используют в других видах бланков:
- справочные данные об организации;
- ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа.
Наличие этих реквизитов – основной признак официального письма. Кроме этого, в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016, в письме-ответе должны быть заполнены следующие обязательные реквизиты:
- наименование организации;
- код организации;
- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
- идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет;
- дата;
- регистрационный номер;
- адресат;
- заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4);
- подпись;
- сведения об исполнителе.
Ответы на входящие официальные письма оформляйте на стандартных бланках. В письме обязательно дайте ссылку на исходящий номер, присвоенный исходному письму организацией-отправителем.